✒️SAP SD / Los métodos de creación de documentos de facturación Por José Saavedra Rodríguez

METODOS DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN

Facturación de forma explícita

Los documentos que deben facturarse pueden especificarse de forma explícita, mediante la introdución manual de los números de los documentos de referencia: número de pedido o número de entrega.

Este documento (pedido o entrega) se especifica en la transacción VF01. También se puede informar la clase de factura, que si no es especifica el sistema toma la clase de factura por defecto.

Desde la transacción VF01 se crea la factura especificando el número de documento del pedido de ventas o la entrega que se desea factura. Si no se especifica la clase de factura, el sistema genera la factura con la clase de factura indicada en la parametrización como clase por defecto.

El documento de facturación hereda información de los documentos anteriores, tanto de la entrega como del pedido.

Si no se ha podido crear ningún documento de facturación, por ejemplo porque hay un boqueo de factura fijado, se muestra información a un log de errores. Se puede acceder al log de errores con Shift F11 o desde el menú "Tratar-Log".

=> Se pueden seleccionar tanto posiciones individuales como cantidades parciales de posiciones para facturarlas al realizar la facturación de pedidos o entregas. Para ello, debe seleccionarse la función-botón "Selección de posición en facturación". Se mostrarán las posiciones del documento de pedido o de entrega, y podrá seleccionarse cada posición y dentro de estas las cantidades que van a facturarse.

Pool de facturación

La herramienta de pool de facturación se gestiona a través de la transacción VF04.

Normalmente las operaciones del pool de facturación no se facturan individualmente, sino que se realiza más bien la facturación periódica en el proceso colectivo.

Si se trabaja con el pool de facturación, se indican los criterios de selección (por ejempo: solicitante, fecha de factura o país receptor) y de acuerdo con dichos criterios de selección, el sistema combina las operaciones que deben facturarse, y creará el pool de trabajo y documentos de facturación a partir de dicha lista.

Tras grabar, puede visualizar el log para saber qué documentos de facturación se han creado a partir de un pool de facturación, o qué errores han surgido.

Además, entre los criterios de selección, se indicará si el pool de facturación solo debe contener documentos que se facturarán por pedido, por entrega o por ambos. Esto se especifica en el apartado "Documentos a seleccionar".

Modo simulación del pool de facturación

Se puede tratar el pool de facturación en el modo de simulación. El sistema muestra los documentos de facturación sin grabar los documentos. Las operaciones erróneas se indican con el estatus de tratamiento correspondiente. La operativa consiste en seleccionar los documentos del pool (aquellos que se corresponden con los filtros indicados) y pulsar en el botón de simulación.

Características de usar el pool de simulación

Al realizar el tratamiento del pool de facturación, se dispone de datos de selección adicionales, como son: número de documento de ventas, área de ventas, puestos de expedición, etc.

También se tienen formas de tratamiento adicionales, como son: modo simulación, factura individual, factura colectiva y factura colectiva/diálogo.

==> Es decir, todos los documentos seleccionados mediante los criterios del pool de facturación, pueden realizar un tratamiento conjunto y por ejemplo generar una factura colectiva con todas entregas o pedidos que hayan sido seleccionadas.

También se amplía la información que proporciona el log de errores.

Crear la facturación en fechas determinadas

Es posible tratar las facturas periódicamente. Todas las entregas que vencen en una fecha determianda pueden agruparse en una factura colectiva y enviarse juntas.

Para ello, debe realizarse anteriormente:

- Actualizar las fechas de facturación individuales en el calendario de fábrica mediante reglas especiales.

- Indicar el número del calendario de fábrica en el registro maestro de cliente del pagador en la solapa de "Factura", campos "Fechas de facturación" y "Fe.listas fact.".

Al crear un documento comercial, el sistema copia la próxima fecha de facturación del calendario de fábrica y la introduce en el documento correspondiente como fecha de facturación.

Facturación en proceso de fondo

Pueden crearse facturas a través de un job de fondo. El job de fondo puede ejecutarse de manera automática:

- Periódicamente, por ejemplo todos los lunes a las 2:00 horas.

- En una fecha determinada, por ejemplo el 19 de junio a las 20:00 horas.

Con la transacción VF06 se puede realizar la ejecución del proceso de fondo de la facturación.

El sistema puede repartir el pool de facturación en varios jobs de fondo e iniciarlos a la vez. De esta forma, pueden emplearse varios procesadores y conseguir una mejor utilización del hardware.

Si por ejemplo, puede prescindirse de un log o no es necesaria una lista detallada, SAP recomienda no seleccionar estas opciones en la imagen de selección, consiguiendo de esta forma un mayor rendimiento.

Anulación del proceso colectivo de facturación

Es posible anular un proceso colectivo de facturación.

Con esta acción, se anulan todos los documentos de facturación del proceso colectivo. Los documentos de facturación anulados se agrupan bajo un número de proceso colectivo.

Una vez realizado, es posible volver a facturar los documentos precedentes para la factura anulada (pedidos o entregas).

La ruta de menú para acceder a la anulación de un proceso colectivo de facturación es: "Logística >> Comercial >> Facturación >> Sistema de información >> Documento de facturación >> Log de proceso colectivo >> Documentos >> Anular todo".

Interfase de facturación general

Mediante la interfase de facturación general se pueden facturar documentos externos en el sistema de SAP, es decir pedidos y entregas que no han sido creadas en el sistema SAP.

Para ello, previamente debe hacerse:

- Preparar los datos en un fichero secuencial de formato prefijado.

- Especificar un número mínimo de campos obligatorios mediante los registros de datos.

- Especificar los campos restantes para la facturación mediante los registros de datos del fichero secuencial o mediante el sistema (campos opcionales).

La siguiente podría ser una pregunta del examen de certificación:

¿Cuáles de las siguientes afirmaciones acerca de la creación de facturas son correctas?

a) Si los clientes solo quieren recibir facturas en fecha específicas, esta información debe almacenarse en forma de calendario en el registro maestro del solicitante.

b) En la facturacion por lotes, el pool de facturación se puede distribuir a varios jobs de fondo para afectar menos al hardware.

c) La interfase de facturación general se utiliza para transferir datos a la contabilidad financiera.

d) Al facturar entregas, se proponen automáticamente todas las posiciones de la entrega, puesto que se han contabilizado las salidas de mercancías.

Respuestas:

a) Es falsa. Hay que indicar el número del calendario de fábrica en el registro maestro de cliente del pagador, en la solapa "Factura", campo "Fechas de facturación".

b) Es verdadera. El sistema puede repartir el pool de facturación en varios jobs de fondo e iniciarlos a la vez. De esta forma pueden emplearse varios procesadores y conseguir una mejor utilización del hardware.

c) Es falsa. Mediante la interfase de facturación general, se pueden facturar documentos externos en el sistema SAP, es decir, pedidos y entregas que no se han creado en el sistema SAP.

d) Es verdadera. Es el comportamiento del sistema. Si se quisiera seleccionar solo algunas posiciones de una entrega, se debe seleccionar la función "Selección de posición en facturación".