METODOS DE CREACIÓN DE DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN
1- FACTURACIÓN DE FORMA EXPLICITA : Los documentos que deben facturarse pueden especificarse de forma explícita. Es posible facturar de forma explícita mediante la introducción manual de los documentos y, si no se especifica la clase de factura, SAP tiene una predeterminada indicada en la parametrización. SAP hereda la información de los documentos anteriores y muestra un log de errores.
si no se ha podido crear ningún documento de facturación porque, por ejemplo, hay un bloqueo de facturas fijado, se da salida a un log de errores. Vemos el mensaje que arroja el sistema cuando no se genera la factura
Transacción VF01: Crea una factura especificando el número de documentos del pedido de venta o de la entrega que se desea facturar.
si no se ha podido crear ningún documento de facturación porque, por ejemplo, hay un bloqueo de facturas fijado, se da salida a un log de errores. Vemos el mensaje que arroja el sistema cuando no se genera la factura
Se pueden seleccionar: tanto posiciones individuales como cant. parciales de posiciones para facturarlas, al realizar la facturación de pedidos de entrega debe seleccionar la función: "selección de posición en facturación"
Selección de posiciones
SAP permite facturar tanto posiciones individuales del pedido/entrega como cantidades parciales de una posición. Para ello hay que:
- acceder a la VF01 e introducir el pedido/entrega que se quiere facturar,
- icono de "selección de posición"
- seleccionar la posición que se desee partir y darle al icono "seleccionar"
- modificar la cantidad de dicha posición a la que se desee facturar
- al ejecutar, SAP vuelve a la vista de la VF01
- se prosigue normalmente, pero las cantidades/posiciones a facturar serán las que hemos indicado en el selector de posición
Clases de factura
- F2 - factura
- F8 - factura proforma
- G2 - abono
- L2 - cargo
- RE - devoluciones
- S1 - factura de anulación
- S2 - abono de anulación
- LR - lista de facturas
- LG - lista de abonos
- IV - facturación interna (factura)
- IG - facturación interna (abono)
- CS - venta al contado
VF01 - crear factura
2- EL POOL DE FACTURACIÓN
TRANSACCIÓN VF04 : PARA CREAR POOL DE FACTURACIÓN
- Normalmente no facturarán las operaciones individualmente. Efectuará más bien la facturación periódicamente en proceso colectivo.
- Si trabaja con el pool de facturación se indican los criterios de selección: Ej.: (solicitante, fecha de factura o país receptor). De acuerdo con dichos criterios de selección del sistema, combina las operaciones que deben facturarse.
- También indicará si el pool de facturación solo debe contener documentos que se facturan por pedido, por entrega o por ambos
- Tras grabar, puede visualizar el log para saber qué documentos de facturación se han creado a partir de un pool de facturación o que errores han surgido.
- Se puede tratar el pool de facturación en modo simulación. El sistema muestra los documentos de facturación sin grabar los documentos las operaciones erróneas se indican en el status del tratamiento correspondiente.
El tratamiento de pool de facturación se dispone tanto de más datos de selección como ser:
- Número de documentos de venta
- Área de ventas
- Puestos de expedición, etc.
Nuevas formas de tratamientos como ser:
- modo simulación
- factura individual
- factura colectiva
- factura colectiva/dialogo.
Asimismo, se ha ampliado la info. que proporciona el log de errores.
3- LA CREACIÓN DE FACTURACIÓN EN FECHAS DETERMINADAS :
- Es posible tratar las facturas periódicamente
- Todas las entregas que vencen en una fecha determinada pueden agruparse en una factura colectiva y enviarse juntas.
Para ello, previamente se debe:
- actualizar la fecha de facturación e individuales en el calendario de fabrica mediante reglas especiales.
- Indicar el número de calendario de fábrica en el registro maestro de clientes del pagador, en la solapa de factura. (fecha de facturación).
Al crear un documento comercial, el sistema copia la próxima fecha de facturación del calendario de fábrica y la introduce en el documento correspondiente como fecha de facturación.
4- FACTURACIÓN EN PROCESO DE FONDO
Se pueden crear facturas desde un job de fondo de forma automática:
- periódicamente (ej. todos los viernes a las 12h)
- en una fecha determinada (ej. 03 de agosto a las 20h)
SAP puede repartir el pool en varios jobs e iniciarlos a la vez para conseguir una mejor utilización del hardware (se usan varios procesadores). No es recomendable usar log de errores o lista detallada para conseguir un mayor rendimiento.
Anulación de un proceso colectivo
Los documentos de facturación anulados se agrupan bajo un número de proceso colectivo y los doc. comerciales se pueden volver a facturar de nuevo.
TRANSACCIÓN VF06 - ejecución del proceso de fondo de facturación
TRANSACCIÓN V.21 - anulación proceso colectivo
INTERFASE DE FACTURACIÓN GENERAL
Mediante la interfase se pueden facturar pedidos y entregas no creados en el sistema SAP (documentos externos). Para ello se debe previamente hacer lo siguiente :
- preparar los datos en un fichero secuencial de formato prefijado
- especificar un número mínimo de campos obligatorios mediante los registros de datos
- especificar los campos restantes opcionales que son necesarios para la facturación mediante los registros de datos del fichero secuencial o mediante el sistema.
Sistema muy usado en sistemas móviles de ventas o CRM si queremos transmitir a SAP todo lo relativo a los doc. de facturación sin tener los documentos anteriores, como precios, la salida de los mensajes, cuentas contables... se transfieren los datos a través de la interfase.