Métodos de creación de documentos de facturación
FACTURACIÓN DE FORMA EXPLÍCITA
Es posible facturar de forma explícita mediante la introducción manual de los documentos y, si no se especifica la clase de factura, SAP tiene una predeterminada indicada en la parametrización. SAP hereda la información de los documentos anteriores y muestra un log de errores.
Selección de posiciones
SAP permite facturar tanto posiciones individuales del pedido/entrega como cantidades parciales de una posición. Para ello hay que:
- acceder a la VF01 e introducir el pedido/entrega que se quiere facturar, NO ejecutar
- icono de "selección de posición"
- seleccionar la posición que se desee partir y darle al icono "seleccionar"
- modificar la cantidad de dicha posición a la que se desee facturar
- al ejecutar, SAP vuelve a la vista de la VF01
- se prosigue normalmente, pero las cantidades/posiciones a facturar serán las que hemos indicado en el selector de posición
Clases de factura
- F2 - factura
- F8 - factura proforma
- G2 - abono
- L2 - cargo
- RE - devoluciones
- S1 - factura de anulación
- S2 - abono de anulación
- LR - lista de facturas
- LG - lista de abonos
- IV - facturación interna (factura)
- IG - facturación interna (abono)
- CS - venta al contado
VF01 - crear factura
POOL DE FACTURACIÓN
Se trata de la facturación periódica en el proceso colectivo. Este pool de facturación ofrece diversos criterios de selección de acuerdo a los cuales SAP combina las operaciones a facturarse. Los criterios son:
- solicitante
- fecha factura
- país receptor
- nº doc. ventas
- área de ventas
- puesto expedición
- facturación por pedido, por entrega o ambos
Después de grabar se puede visualizar log para ver los documentos de facturación creados o los errores ocurridos.
Formas de tratamiento
- Modo simulación: SAP muestra los documentos de facturación sin grabarlos y se indican las opciones erróneas con el status de tratamiento correspondiente.
- Factura individual: se factura un sólo documento.
- Factura colectiva: agrupa diversos doc. comerciales en una misma factura.
- Factura colectiva/diálogo: se muestra la pantalla de VF01 antes de facturar.
VF04 - pool de facturación
CREAR FACTURACIÓN EN FECHAS DETERMINADAS
Agrupar todas las entregas que vencen en la misma fecha determinada en una factura colectiva y enviarlas juntas. Para ello, previamente se debe:
- actualizar las fechas de facturación individuales en el calendario de fábrica mediante reglas especiales
- indicar el número de calendario de fábrica en el registro maestro del pagador (XD03>Factura > Fechas facturación)
Al crear el doc. comercial SAP copia la próxima fecha de facturación del calendario de fábrica y la introduce en el documento como fecha de facturación.
FACTURACIÓN EN PROCESO DE FONDO
Se pueden crear facturas desde un job de fondo de forma automática:
- periódicamente (ej. todos los viernes a las 12h)
- en una fecha determinada (ej. 03 de agosto a las 20h)
SAP puede repartir el pool en varios jobs e iniciarlos a la vez para conseguir una mejor utilización del hardware (se usan varios procesadores). No es recomendable usar log de errores o lista detallada para conseguir un mayor rendimiento.
Anulación de un proceso colectivo
Los documentos de facturación anulados se agrupan bajo un número de proceso colectivo y los doc. comerciales se pueden volver a facturar de nuevo.
VF06 - proceso de fondo de facturación
V.21 - anulación proceso colectivo
INTERFASE DE FACTURACIÓN GENERAL
Se pueden facturar pedidos y entregas no creados en el sistema SAP (documentos externos). Para ello se debe hacer previamente:
- preparar los datos en un fichero secuencial de formato prefijado
- especificar un número mínimo de campos obligatorios mediante los registros de datos
- especificar los campos restantes opcionales que son necesarios para la facturación mediante los registros de datos del fichero secuencial o mediante el sistema.
Sistema muy usado en sistemas móviles de ventas o CRM si queremos transmitir a SAP todo lo relativo a los doc. de facturación sin tener los documentos anteriores, como precios, la salida de los mensajes, cuentas contables... se transfieren los datos a través de la interfase.