LECCION 4
METODOS DE CREACION DE DOCUMENTOS DE FACTURACION
Los distintos metodos de facturacion
El alcance de la funcionalidad del pool de facturacion
Como gestionar la facturacion en fechas determinadas
Como anular un proceso colectivo de facturacion
1_FACTURACION DE FORMA EXPLICITA
Los documentos que deben facturarse pueden especificarse de forma explicita, mediante la introduccion manual de los numeros de estos documentos (numero de pedido o numero de entrega).
TRANSACCION VF01
Desde esta transaccion se crea una factura especificando el numero de documento del pedido de ventas o la entrega que se desea facturar.
- Se puede generar facturas a partir una o mas entregas de uno o mas pedidos para la misma factura
- Si no hay especificaciones para la clase de factura, el sistema lo tomara de la parametrizacion inicial.
- Al tratar de generar la factura y esto no sucede procederemos a revisar el LOG DE ERRORES a partir del menu superior en TRATAR (Para revisar si tiene bloqueo por comercial o proceder a revisar el pedido o entrega se salida si esta completa)
- Podemos elegir tanto posiciones individuales como cantidades parciales de las posiciones desde pedidos o entregas y esto se hace al utilizar la funcion "SELECCION DE POSICION EN FACTURACION".
2_POOL DE FACTURACION
TRANSACCION VF04 es la herramienta del pool de facturacion.
- Normalmente no se factura individualmente, sino que se efectuara mas bien la facturacion periodicamente en el PROCESO COLECTIVO.
- Con esta transaccion se indican los criterios de seleccion o datos de seleccion (solicitante, fecha de factura, numero del documento de ventas, area de ventas o puesto de expedicion ).
- Dentro de los criterios de seleccion, se indica si el pool de facturacion se debe generar con base al pedido, la entrega o ambos
- Al generar el pool de facturacion podemos revisar el LOG DE ERRORES para visualizar que documentos se crearon y que errores se presentaron.
- Podemos tratar el pool de facturacion en el MODO DE SIMULACION donde se genera la facturacion sin grabar los documentos y asi evitar posibles errores de la facturacion poniendo especial cuidado en los estatus de errrores. Vemos nuevas formas de tratamiento como Modo simulacion, Factura individual, factura colectiva y factura colectiva con dialogo.
- Asi mismo se amplia la informacion que se puede ver en el LOG DE ERRORES.
3_CREAR LA FACTURACION EN FECHAS DETERMINADAS
Es posible tratar las facturas periodicamente. Todas las entregas que vencen en una fecha determinada pueden agruparse en una fecha colectiva y enviarse juntas.
Para esto hay un proceso previo.
- Actualizar las fechas de facturacion individuales en el calendario de fabrica mediante reglas especiales.
- Indicar el numero del calendario de fabrica en el registro maestro de cliente del pagador en la solapa de factura (fechas de facturacion).
- Al crear un documento comercial, el sistema copia la proxima fecha de facturacion del calendario de fabrica y la introduce en el documento correspondiente como fecha de facturacion.
4_FACTURACION EN PROCESO FONDO
Se puede decidir crear facturas a traves de un JOB de fondo.
TRANSACCION VF06 para ejecutar facturacion automatica de fondo
- Periodicamente (por ejemplo, todo los lunes a las 2:00 horas)
- En una fecha determinada (por ejemplo, el 19 de junio a las 20:00 horas).
- El sistema puede repartir el poolde facturacion en varios Jobs de fondo e iniciarlos a la vez. Asi puede emplearse varios procesadores y conseguir una mejor utilizacion del hardware.
- Se puede presindir del Log o no es necesaria una lista detallada, SAP recomienda no seleccionar estas opciones en la imagen de seleccion, de esta manera se consigue mayor rendimiento.
_ANULACION DE UN PROCESO COLECTIVO DE FACTURACION
Asi se anulan documentos generados en el proceso colectivo teniendo en cuenta el rango de factura generada en el pool de facturacion, generando los documentos precedentes a la factura generada y poder volver a facturarlos.
_ANULACION DE UN PROCESO COLECTIVO DE FACTURACION
>SAP Easy Acces
>logistica
>comercial
>facturacion
>sistema de informacion
>documento de facturacion
>log de proceso colectivo
>documentos
>anular todo
5_INTERFASE DE FACTURACION GENERAL
Mediante la INTERFASE DE FACTURACION GENERAL se pueden facturar documentos externos en el sistema SAP (es decir, pedidos y entregas que no se han creado en el sistema SAP).
Previamente se debe:
- Preparar los datos en un fichero secuencial de formato prefijado
- Especificar un numero minimo de campos obligatorios mediante los registros de datos (campos obligatorios).
- Especificar los campos restantes necesarios para la facturacion mediante los registros de datos del fichero secuencial o mediante el sistema (campos opcionales).
TIPS El uso de la interfase de facturacion general es muy utilizado cuando tenemos sistemas externos como CRMS o documentos relacionados con sistemas que estan para la gestion de ventas en sistemas moviles que no se gestionan a travez de documentos SAP pero queremos que se trasmita a SAP todo lo correspondiente al documento de facturacion el praxin la gestion de los precios la salida de los mensajes la determinacion de las cuentas contables, etc. Que esto es mas practico desde nuestro sistema SAP, es por esto que trasmitimos desde otro sistema atraves de una interfase cualquiera que sea la metodologia o tecnologia un documento de facturacion externa sin la necesidad de tener los documentos previos de documento comercial.