✒️SAP SD / Las fuentes de información de pedidos de ventas Por Juan Rodriguez Ortiz

4.3. Las fuentes de información de pedidos de ventas

4.3.1.- Las fuentes de información y transferencia de datos

Una manera de optimizar la entrada y procesamiento de documentos de ventas es tomando desde los maestros, valores por defectos.

Durante la entrada de datos para los documentos de ventas, el sistema le asiste mediante el análisis de varias fuentes de información. El objetivo consiste en crear documentos de manera más sencilla mediante la utilización de valores por defecto o datos de referencia fijados. Estas son posibles fuentes de información:

Datos maestros

El sistema lee los datos definidos para un cliente, material o una condición de precios. Puede encontrarse por ejemplo, las condiciones de pago específicas para un cliente, o el centro suministrador para un material.

Datos de documentos existentes

Los datos de documentos que ya se han introducido o determinado automáticamente por el sistema pueden utilizarse para introducir datos de documentos adicionales. Por ejemplo, el centro se utiliza para determinar el puesto de expedición.

Customizing

En el customizing pueden definirse valores por defecto para la creación de documentos. Por ejemplo, puede determinarse que por defecto las solicitudes de abono se generen bloqueadas para de esta manera exigir su control.

Controles de codificación fija

Mediante un desarrollo, pueden fijarse otros valores.

Cada venta se asigna a una única área de ventas (organización de ventas, canal de distribución y sector).

Cuando se introduce un pedido, no es necesario especificar el área de ventas inmediatamente. En caso de no hacerlo, el sistema deriva automáticamente el área de ventas del solicitante.

Si el solicitante esta dado de alta en varias áreas de ventas, aparecerá una pantalla de selección en la que se podrá elegir el área de ventas que necesite.

También es posible crear el registro maestro para un solicitante nuevo cuando se crea un documento.

4.3.2.- La propuesta de datos desde el registro maestro

Es recomendable almacenar tantos datos como sea posible en los registros maestros. Esto le ahorrará tiempo durante la entrada de pedidos.

Puede introducirse diferentes clases de datos maestros, tales como información de interlocutores comerciales, materiales, listas de materiales, precios, descuentos y comisiones. El sistema accederá frecuentemente a estos datos durante el tratamiento de un pedido

Interlocutores comerciales

Los interlocutores comerciales esenciales para una operación de ventas son:

*El solicitante
*El destinatario de mercancías
*El pagado
*El destinatario de factura

Estos interlocutores desempeñan varias funciones llamadas: funciones de interlocutor en el proceso empresarial.

Puede mantenerse un registro maestro de cliente para cada interlocutor. Existe una imagen de entrada adecuada para cada tipo de interlocutor.

Cuando se introduce un documento de ventas, también puede introducirse el destinatario de mercancías en lugar del solicitante. El sistema determinará a partir del destinatario de mercancías el solicitante al que está asociado.

*Si existe solamente un solicitante para el destinatario de mercancías, el sistema lo determina automáticamente.
*Si hay varios solicitantes posibles para el destinatario de mercancías, el sistema visualiza una pantalla de selección con las posibles alternativas.
*Si un solicitante no puede determinarse, el sistema emite un mensaje de error en la barra de status.
*También aparece un mensaje si por error se introduce un destinatario de mercancías en el campo solicitante. En ese caso, el sistema continúa tratando los datos como si se hubiese introducido un destinatario de mercancías en el campo destinatario de mercancías.

Datos de los diferentes interlocutores comerciales

Los datos comerciales de un documento de ventas se toman de los registros de datos maestros para los diferentes interlocutores comerciales.

Dado que las ubicaciones de los destinatarios de mercancías pueden variar, la dirección de entrega y la información de control se toman del registro maestro de destinatarios de mercancías.

Dado que el pagador es el responsable de pago de créditos, las condiciones de pago del documento se toman del registro maestro de pagadores.

El destinatario de la factura contiene la dirección a la que debe enviarse la factura. Esta dirección puede ser la diferente del pagador.

Datos a nivel cabecera y a nivel posición

Pueden definirse datos comerciales (tales como las condiciones de pago, los incoterms) a nivel de cabecera del documento o para cada posición.

Puede decidirse en el Customizign para la categoría de posición si los datos comerciales a nivel posición deberían ser distintos de los datos comerciales a nivel de cabecera. Esta opción se define separadamente para cada categoría de posición. Esto le permite crear documentos que contengan ambas posiciones en las que los datos comerciales deban ser idénticos a la cabecera del documento de venta y las posiciones que permiten diferentes datos comerciales.

Determinación automática de centros

El centro es una parte integrante de logística. Asume la función de un centro de distribución en ventas.

Cuando se introduce una posición por entregar, el sistema intenta determinar un centro suministrador automáticamente, a partir de los datos maestros. Si la búsqueda tiene éxito, los resultados se copian en la posición del documento. De cualquier forma, el centro propuesto puede sobreescribirse manualmente de ser necesario.

Durante esta búsqueda, el sistema comprueba varios registros de datos maestros:
*Primeramente, comprueba si puede proponer un centro suministrador a partir de una entrada en el registro de información para cliente y material.
*Si el registro de información para el cliente y material no contiene ningún centro, o si no hay ningún registro de información para cliente-material, el sistema comprueba el registro maestro de clientes para el destinatario de mercancías.
*Si esta búsqueda no tiene éxito, el centro suministrador se determina a partir del registro maestro de clientes.

Si no hay ningún centro en el registro maestro de materiales, el sistema será incapaz de determinar un centro válido. Y si el sistema no es capaz de determinar un centro válido, tampoco podrá determinar otros datos del documento, como por ejemplo, no sería posible determinar automáticamente el puesto de expedición, ni realizar la comprobación de disponibilidad, ni crearse ninguna entrega.

Ingresamos a la transacción XD03 para poder visualizar en dónde está dado de alta un cliente: a Cuáles organizaciones de ventas, canal de distribución y sectores pertenece. Al visualizar las organizaciones de ventas damos doble clic en alguna de ellas y después en la palomita verde para que nos dirija a los datos maestros de cliente. Desde esta pantalla podemos visualizar todos los datos del cliente, de cómo fue dado de alta, por ejemplo su manera de pago, función de interlocutor, puesto de descarga, etc.

En la transacción MM03 introduces el número de material, se seleccionan las pestañas de Ventas: org.ventas 1, org.ventas 2, Gral/centro. y se introduce la organización de ventas y el canal de distribución. En la primer solapa de Org.Ventas 1 en la parte de abajo se puede visualizar acuerdos de cantidad mínima: este dato es importante porque en caso de querer crear una orden de pedido con una cantidad menor a la que está establecida en el acuerdo, no permitirá crear el pedido de ventas. Ejemplo: se desea crear un pedido de ventas con una cantidad de 200 pzs pero el dato maestro establece una cantidad mínima de 1,000 pzs.

En la solapa Gral/centro el peso bruto y el peso neto del material que ese viene también al momento de crear un pedido de ventas.

Después nos vamos a la transacción VD53 para identificar si hay información del producto cliente-material.

Después no vamos a la VK13 para buscar si hubiera alguna condición que esté establecida entre ambas partes vendedor-cliente.