✒️SAP SD / El tratamiento de reclamaciones Por Juan Rodriguez Ortiz
SAP SD El tratamiento de reclamaciones
6.3 El tratamiento de reclamaciones
Cuando la mercadería está defectuosa o la factura es incorrecta, el cliente genera un reclamo. Si el reclamo es justificado, el cliente recibe un abono.
Se crean devoluciones, una solicitud de nota de cargo y de abono, una nota de cargo, y de abono o una solicitud de rectificación de factura, después de haber:
*Creado un pedido de cliente.
*Entregado al mercancía al cliente, y facturado al cliente por la mercancía.
Se mencionarán algunos de los diferentes casos de reclamación:
*Si el cliente devuelve la mercancía, se genera una solicitud de devolución.
*Si existe una desviación en el precio o las cantidades, se deberá crear una solicitud de corrección de la factura.
*Si no se generó una bonificación pactada, se genera una nota de abono (nota de crédito).
Puede crear las devoluciones o una solicitud de cargo (nota de debito) o de abono (nota de crédito), con referencia a un pedido de cliente o a un documento de facturación.
La solicitud de corrección de factura o el abono/cargo (sin solicitud de abono/cargo) se crea haciendo referencia al documento de facturación.
Para devoluciones, solicitud de abono o cargo o solicitud de corrección de factura, la facturación tiene lugar después de la verificación y la autorización, mediante la creación de un abono o un cargo.
6.3.2 Las solicitudes de abono y cargo
Las solicitudes de abono y cargo se pueden cerrar:
*Sin referencia a una operación comercial anterior.
*Haciendo referencia a un documento de facturación.
*O haciendo referencia a un pedido de cliente.
En los dos últimos casos, el sistema puede determinar el importe correcto a partir del documento anterior.
A efectos de evaluación, deberá introducir un motivo para la solicitud de abono/cargo.
La solicitud de abono/cargo contiene un bloqueo de factura que impide la facturación inmediata. Una vez que se haya verificado el tratamiento, se aprueba quitando dicho bloqueo.
Cuando los documentos de facturación se contabilizan (abono/cargo), los documentos contables necesarios se generan automáticamente. Des esta forma, los importantes correctos se abonan o cargan en la cuenta del cliente.
Para poder crear un abono, el proceso necesita que se lleve a cabo una fase de autorización o verificación. Esto se implementa mediante un bloqueo de factura.
Los documentos de devolución, solicitud de abono, solicitud de cargo y solicitud de corrección de factura contienen un bloqueo de factura.
Estos documentos los verifica un empleado que cuenta con la autorización pertinente. Las reclamaciones injustificadas se rechazan y el motivo para el rechazo se introduce en las posiciones en cuestión. Una vez verificadas todas las posiciones, el documento se puede liberar para facturación. Llegados a este punto, el bloqueo de factura se retira.
Las posiciones rechazadas no se copian en los documentos de facturación, aunque sigan disponibles a efectos de evaluación.
6.3.3 Las devoluciones
El abono se factura en base al pedido, es decir, hace referencia a la devolución y no a la entrega de devoluciones, este es el circuito estándar de SAP.
Las devoluciones se pueden crear haciendo referencia a:
*Un documento de facturación
*A un pedido
De esta forma, el sistema recibe todos los datos necesarios acerca de, por ejemplo, las cantidades y los precios acordados, desde el documento original
Al igual que en las solicitudes de abono y cargo, en el pedido de devolución también se introduce un motivo a los efectos de evaluación y su tratamiento precisa de una fase de autorización, que se implementa mediante un bloqueo de factura automático.
Cuando la mercancía defectuosa llega al almacén, se contabiliza la entrada de mercancías basándose en una entrega de devolución (entrega entrante). Normalmente se contabiliza en un stock de devoluciones independientes, en vez de un stock de libre disponibilidad. Esta contabilización se puede realizar antes o después de que se haya creado el abono.
Una vez aprobadas las devoluciones (es decir, una vez que se ha quitado el bloqueo de factura), el abono y los documentos de contabilidad necesarios se generan, como resultado del proceso de facturación. El importe correcto se contabiliza automáticamente en el Haber de la cuenta del cliente.
6.3.4 Las solicitudes de corrección de factura
Corrección de factura: Se utiliza para corregir las cantidades o valores por los que se ha facturado al cliente. Siempre se crea haciendo referencia al documento de facturación incorrecto.
El cliente recibe un documento que contiene la siguiente información: la cantidad y el precio que se calcularon originalmente, la cantidad y el precio correctos, y el importe adecuado o debido en la cuenta del cliente.
En la solicitud de corrección de factura, se genera una posición de abono/cargo para cada posición del documento de facturación incorrecto. Cuando da comienzo el tratamiento, por tanto, el valor neto del documento es cero. Todas las posiciones de abono aparecen en el documento seguidas por las posiciones de cargo.
Los cambios sólo se pueden realizar en las posiciones de cargo. Los valores netos que se abonarán se deriva de la diferencia entre las posiciones de abono y de cargo.
Las posiciones de abono y cargo siempre se borran por parejas. Las parejas de posiciones que no se han modificado pueden borrarse.
6.3.5 La anulación de un documentación de facturación
VF11: La anulación de un documento de facturación se realiza mediante esta transacción.
Un documento de facturación puede tener que anularse, por ejemplo, si las condiciones de pago o la dirección del pagador han cambiado.
En este caso, se generan un documento de facturación aparte (un documento de anulación de factura) y un nuevo documento contable. Esto revisa todas las contabilizaciones realizadas como resultado del documento de facturación incorrecto, y vuelve a contabilizar cada apunte contable con el símbolo opuesto.
El documento modelo del documento de facturación (por ejemplo, la entrega de la factura anulada) se puede facturar de nuevo.
En el sistema estándar, las facturas puede anularse mediante la clase de factura S2.
La solicitud de corrección de factura hacer un "borrado de pares". Lo que hace llanamente, es darle al cliente una nota de crédito para corregir la facturación errónea.
Pero para hacerlo, anula la posición inicial y coloca el valor remanente que debe ser facturado, haciendo que el neto entre las dos posiciones, se dé como crédito al cliente.
Es decir, originalmente se facturó 3,000 ARS en una posición de un pedido. Pero debería haber facturado 2,800 ARS.
Por ende la solicitud de corrección de factura, genera dos posiciones. Una por -3,000 ARS- y la otra por 2,800 ARS. Cuando se facturan ambas posiciones en una nota de crédito, el resultado es una nota de crédito por -200 ARS-.
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Sobre el autor
Publicación académica de Juan Ramon Rodriguez Ortiz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial.
SAP SemiSenior
Juan Ramon Rodriguez Ortiz
Profesión: Ingeniero Industrial - Mexico - Legajo: RA99N
✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial
Presentación:
Ingeniero industrial con experiencia en el sector farmacéutico, empaque y embalaje
Certificación Académica de Juan Rodriguez
Disponibilidad Laboral: FullTime 
