TRATAMIENTO DE RECLAMACIONES
cuando la mercancía es defectuosa o la factura no es correcta, el cliente genera una reclamación y, si es justificada, se le emite un abono. Estos documentos se emiten después de
- crear un pedido de cliente
- entregar y facturar la mercancía al cliente
CASOS DE RECLAMACIÓN
- solicitud devolución: si el cliente devuelve la mercancía
- solicitud Corrección de factura: si existe una desviación en precio o cantidades
- nota de abono (nota de crédito): si no se ha generado una bonificación pactada
Tipos de documento
- Solicitud de cargo (nota débito) y solicitud abono (nota crédito): con referencia a PV o factura
- una nota de cargo ( ND) y nota de abono (NC)
- Solicitud de corrección de factura o abono: con referencia a factura
La facturación tiene lugar después de la verificación y autorización.
Solicitud de devolución se genera si el cliente devuelve la mercancía.
Solicitud de corrección de la factura: se crea si existe una desviación en el precio o cantidad.
Nota de abono o nota de crédito: se genera si no se generó una bonificación pactada.
* Puede crear las devoluciones o una solicitud de cargo, (nota de débito) o de abono (nota de crédito) con referencia a un pedido de cliente o un documento de facturación.
* La solicitud de corrección de factura o de abono/cargo (sin solicitud de abono/cargo) se crea haciendo referencia al documento de facturación. deberá introducir un motivo para la solicitud de abono cargo.
* Para devoluciones, solicitud de abono o cargo, solicitud de corrección de factura, la facturación tiene lugar después de la verificación y la autorización mediante la creación de un abono a un cargo.
* La solicitud de abono/cargo contiene un bloqueo de factura que impide la facturación inmediata. Una vez que se haya verificado el tratamiento se aprueba quitando dicho bloqueo.
Las solicitudes de abono y cargo : contiene un bloqueo de factura que impide la facturación inmediata. Una vez que se haya verificado el tratamiento sea prueba quitando dicho bloqueo.
SOLICITUDES ABONO (clase pedido G2) Y CARGO (clase pedido L2)
Esas solicitudes requieren de un motivo y se pueden crear:
- Sin referencia a una operación comercial anterior.
- Haciendo referencia a un documento de facturación --> el importe se copia del doc. anterior
- o haciendo referencia a un pedido de cliente. --> el importe se copia del doc. anterior
En los dos últimos casos, el sistema puede determinar el importe correcto a partir del documento anterior.
Fase de verificación
El bloqueo de factura implementa la fase de verificación y autorización. Un empleado con la autorización pertinente es el responsable de revisarlo:
- posiciones se rechazan: se introduce el motivo de rechazo en las posiciones correspondientes y se desbloquea el PV. Las posiciones rechazadas no se copian en la factura, pero están disponibles a nivel de evaluación.
- posiciones son Aceptadas *-
- : se desbloquea el PV.
Al facturar, los documentos contables se generan automáticamente y los importes correctos se traspasan.
DEVOLUCIONES (clase pedido RE)
La solicitud de devolución también se crea con un bloqueo de factura automático y precisa de motivo de pedido. Los datos necesarios como cantidades y precios acordados se traspasan desde el doc. original. Se pueden crear con referencia a:
- doc. de facturación
- ó a un pedido
También se introduce un motivo a los efectos de evaluación y su tratamiento precisa de una fase de autorización. que se implementa mediante el bloqueo de factura automático.
debe estar pendiente que si la devolución se referencia al pedido, en el flujo sólo se visualiza el PV y no la entrega ni la factura.
Aprobadas las devoluciones, es decir, una vez que se ha quitado el bloqueo de factura, el abono y los documentos de contabilidad necesario se generan, como resultado del proceso de facturación. El importe correcto se contabiliza automáticamente en el haber de la cuenta del cliente.
SOLICITUD CORRECCIÓN FACTURA
Se usa para corregir las cantidades o valores ya facturadas; y siempre se crea con referencia al doc. de facturación incorrecto.
En las solicitudes de corrección de factura se genera una posición de abono y de cargo para cada posición, de manera que el valor neto del documento es cero al comienzo del tratamiento y las posiciones de abono aparecen seguidas de las de cargo. Las posiciones de abono y de cargo se borran por parejas y se puede borrar si no se modifica.
Los cambios solo se pueden realizar en las posiciones de cargo. Los valores netos que se abonarán se derivan de la diferencia entre las posiciones de abono y de cargo. Estas posiciones siempre se borran por parejas. Las parejas de posiciones que no se han modificado pueden borrarse.
ANULACIÓN DE UN DOC. DE FACTURACIÓN (clase S2)
Se puede anular si las condiciones de pago o la dirección del pagador han cambiado, por lo que se genera el doc. de anulación y un nuevo documento contable.
. Esto implica:
- revisión de las contabilizaciones de la factura incorrecta
- se contabiliza cada apunte contable con el símbolo contrario
- el doc. model de facturación se puede volver a facturar
Las posiciones de abono y de cargo siempre se borran por pareja. Las parejas de posiciones que no sean modificados pueden borrarse.
En el sistema estándar las facturas pueden anularse mediante la clase de factura S2
LA TRANSACCIÓN VF11 - permite anulación de doc. facturación