✒️SAP SD HANA / Las nuevas funciones de facturación Por Jose Comparan

Las nuevas funciones de facturación

1 | Las solicitudes de documentos de facturación

SAP S/4HANA Sales utiliza las solicitudes de documentos de facturación o BDR (Billing Document Request) para persistir los datos de facturación de una amplia gama de fuentes como, por ejemplo, sistemas externos integrados y ficheros de hoja de cálculo cargados.

Se pueden realizar búsquedas inexactas en todos los atributos de los BDR consultables utilizando la barra de búsqueda. Los términos de búsqueda que se introducen se combinan con sus opciones de filtro para filtrar la lista.

Se pueden crear solicitudes de documentos de facturación externas cargando datos de facturación en formato de ficheros de Microsoft Excel (*.XLS, *XLSX, *.XLSM).

Plantilla

Se puede cargar una copia de la plantilla de Microsoft Excel desde la aplicación de Fiori para saber cómo se deben estructurar los datos de facturación para que puedan almacenarse como una solicitud de facturación externa.

La gestión de las solicitudes de documentos de facturación.

Estas solicitudes de documentos de facturación son muy útiles cuando tenemos aplicaciones externas que no gestionamos la facturación desde SD ni de desde SAP Y que no queremos utilizar el módulo de Finanzas para poder tratar a estas facturaciones y registrarlas en el sistema.

Lo que nos permite esto es mantener la estructura de todo lo que es un documento de facturación al momento de gestionar facturaciones externas realizadas por otras aplicaciones. Esto es muy útil para integraciones, para interfaces y para subir datos de forma masiva.

Verificamos el sistema, la configuración y las opciones que trae en la gestión de solicitudes de documento de facturación.

Apps Finder -Catálogo, a ventas - solicitudes de documentos de facturación.

Gestionar solicitudes de documentos de facturación, Y veremos que esto es un cockpit, como el que habíamos visto anteriormente en la gestión de solicitud de pedidos de clientes.

Vamos a ir a crear, nos abrirá una aplicación, del tipo SAP GUI HTML, tendremos 3 opciones.

1. cargar un Excel

2. descargar una plantilla de Excel

3. Y descargar desde Excel sin vista previa.

Descargaremos primeros una plantilla de Excel, Esta plantilla es un modelo, es un template que nos permite tener todos los datos obligatorios que hay que cargar en una solicitud de documento de facturación, lo abrimos, podemos ver que el mismo tiene los datos del sistema que nos dará el basis dentro de la organización, los datos que tendremos que cargar sobre la facturación, específicamente como el documento precedente.

El documento precedente es particularmente como si fuese un pedido de ventas que tenemos que cargar, pero en realidad es un pedido de ventas ficticio no es una realidad, un pedido que existe en el sistema lo vamos a estar creando en juntamente con la solicitud de documentos de facturación y la facturación, luego datos de la facturación.

Se muestra un template que ya está cargado, este temple cargado, contiene el documento precedente con la posición, el tipo de documento precedente, la clase de documento de solicitud de facturación, la organización de venta, el canal de distribución, datos del cliente, la moneda de la transacción, datos del material, la cantidad. Grabamos este template y a utilizarlo en la aplicación para cargarlo. Proceder a cargar desde Excel, esto nos en emitirá un popup, para la carga de un archivo, buscaremos el archivo en nuestro directorio Y veremos que abajo se va visualizar un contenedor, una grilla donde tenemos los datos que se cargaron a partir del template, si está correcto si tiene algún error, proceder a presionar crear, y esto dará paso a la creación del documento de solicitud de facturación

Las solicitudes de documentos de facturación luego van a poder ser tratadas, modificadas, bloqueadas, aceptadas, en el cockpit que vimos anteriormente, se filtra en este cockpit que teníamos antes, buscar las solicitudes de documentos de facturación, aquí tendremos la nuestra.

Fíjese que el estatus está para facturar, puedo presionarla y rechazarla eliminarla, etcétera. Vamos a facturarla, para eso iremos a el Apps Finder de nuevo. Iremos a ventas, documentos de facturación, vamos a creación de documentos de facturación. Acabamos de elegir el tipo de documentos de comercial, solicitud de documentos de facturación, elegimos una fecha más en el futuro para que aparezca nuestra solicitud de documentos de facturación. Vamos a poner unos días más y acá encontramos nuestra solicitud.

Que era La 1000000003 y 4, la elegimos y creamos la facturación. Vamos a ver que nos muestra la factura que se va a generar. Con los datos correspondientes, los datos contables. Podemos ver el flujo del proceso que vamos a tener y grabamos.

Estamos conformes con los datos, grabamos. Si estamos conformes con la grabación de la factura, vamos a contabilizar el documento de facturación.

Esto generará la factura de ese del billing documento de facturación, pase a la contabilidad de Finanzas.

Lo interesante que vamos a ver en este flujo, como vemos aquí, es que se genera una operación de referencia, que es el número externo que habíamos puesto en el templete, que es una especie de documento de ventas, este documento de facturación en el SAP GUI, vamos a abrir aquí una ventana y vamos a colocar esta factura.

Vemos que efectivamente se generó como cualquier documento de facturación y aquí en el flujo de documentos.

Podemos ver que se empieza, se genera una suerte de documento de ventas, está la solicitud de documento de facturación. El documento de ventas es una operación externa.

Este nuevo modelo de solicitud es muy útil para procesos simples que no necesitan pedidos de ventas e implementaciones simplificadas de procesos de ventas.

1..1 || Rechazar y suprimir solicitudes documentos de facturación

Se puede modificar el status de una solicitud de documento de facturación a Rechazado para eliminarla de la lista de facturas pendientes y marcarla como inapropiada para la facturación. Cuando una solicitud de documento de facturación ya no es necesaria, podemos suprimirla.

2| La salida de documentos de facturación

En SAP ECC la gestión de los mensajes de salida utiliza la tabla NAST (tabla de mensajes). En cambio, en S/4HANA se utiliza la nueva forma de gestión de salida que es el Business Rule Framework (BRFplus). Este nuevo método permite otras tecnologías como el Adobe XFA, pero todavía se siguen permitiendo: SAPscript, SmartForms y Adobe Forms ).

Este nuevo enfoque del BRFplus posee las siguientes ventajas:

• Extensibilidad: amplia utilización de vistas CDS
• BRFplus: determinación flexible y eficaz de los parámetros
• Solución unificada en todas las aplicaciones: SD, MM, FIN, etc
• SAP Fiori: integración completa con las aplicaciones SAP Fiori
• Soporte avanzado de correo electrónico: configuración flexible, varios destinatarios y modelos de correo electrónico

La tabla NAST, en SAP ECC, solo permitía la salida de soporte de canales de impresión, email, xml o Idoc.

Mantener NAST

Es posible mantener la configuración y modelo de la tabla NAST, definiendo un parámetro de Customizing específico (se puede ver el detalle en la nota SAP 2267376)

En BRFplus, se utilizan tablas de decisión para determinar los diferentes parámetros de salida ( Clase de mensaje, receptor, pantalla de formulario, etc).

Cuando se llama a una expresión de tabla de decisiones BRFplus, cada una de las filas se procesa en secuencia. En cada fila, las celdas de columnas de condición se procesan de izquierda a derecha. Si se cumple la condición de todas las celdas de columnas de entrada, se devuelven los valores de campo definidos en las columnas de resultados. En estas celdas, es posible introducir expresiones o valores directos. Es posible evaluar los valores de cada celda utilizando operadores de comparación, rangos de valores y patrones.

Con las tablas de decisiones, se puede controlar la determinación de las clases de mensajes, el receptor, el canal, la configuración de impresora y la plantilla de formulario para documentos de facturación. Las filas de tabla pueden reorganizarse de forma que las condiciones más específicas se prueben en primer lugar. Las tablas también se pueden importar a Microsoft Excel y exportarse.

3 | La integración del add-on de pagos digitales

El add-on de pagos digitales de SAP es una plataforma de integración en la nube que permite a soluciones empresariales como SAP S/4HANA Sales admitir tarjetas de créditos y otras formas de pago en tiempo real, por ejemplo, PayPal, MercadoPago, u otras de manera eficaz y segura.

La solución es integrable con objetos empresariales centrales de SAP S/4HANA para pedidos de clientes, entregas de salida, facturación e interlocutores comerciales.

Las siguientes son las ventajas y el valor empresarial que esta nueva integración nativa ofrece:

• Integración inmediata con múltiples proveedores de servicios de pago (PSS), sin necesidad de implementación de ningún software adicional
• Enfoque de tokenización que evita costes y riesgos: no es necesaria ninguna certificación del sector de tarjetas de pago (PCI), ni se almacén datos de tarjeta confidenciales en SAP S/4HANA
• Interfaces estables y armonizadas para todas las soluciones SAP y no SAP Operaciones centrales, mantenimiento y soporte
• Fácil incorporación de nuevos PSP (disponibles para todas las soluciones)
• Fácil habilitación de nuevos métodos de pagos (disponibles para todas las soluciones)

4 | La gestión de acuerdos: Rappel

La solución tradicional de rappel de SAP ECC tiene los siguientes retos:

• Tamaño: la tabla de índices de rappel puede contener cientos o miles de millones de entradas o registros en el sistema. Ha sucedido en clientes que usan esta funcionalidad en SAP ECC que tienen un 1TB de datos para un solo cliente en la base de datos, lo cual a nivel de gestión de Basis, DBA o ABAP, esto genera una gran complicación.
• Bloqueos: si las condiciones del cliente cambian, la tabla debe volver a crearse. Mientras se vuelve a crear, todos los datos de rappel se bloquean en toda la organización.

La gestión de rappeles ahora se encuentra más simplificada en S/4HANA. La tabla VBOX se ha descartado, lo cual reduce de forma significativa la cantidad de datos en el sistema.

Los documentos de ventas ya no reducen el deterioro de las operaciones en los procesos de ventas.

La gestión de contratos de condición (CCM) de Gestión de acuerdos es la sustitución de la gestión de rappel tradicional.

5 | Las nuevas funciones de devoluciones y abonos

La solución de devoluciones de S/4HANA posee una aplicación de SAP Fiori que puede buscar las devoluciones del cliente según los criterios de filtro y visualizarla en una lista.

En la lista, se pueden ejecutar las siguientes acciones:

• Crear una nueva devolución de cliente
• Tratar los detalles de una devolución de cliente existente.
• Determinar el reembolso de una devolución de cliente.
• Seleccionar el motivo de la devolución del cliente

La aplicación que se muestra en la imagen anterior nos permite configurar los flujos de trabajo para optimizar el proceso de aprobación de una solicitud de abono.

La aplicación permite definir las condiciones en las que se liberan automáticamente las solicitudes de abono, así como definir los aprobadores de las solicitudes que deben verificarse. Si se activa un flujo de trabajo y se cumplen las condiciones de inicio configuradas, se inicia el proceso de aprobación.