La gestión del rendimiento y el análisis en ventas
1 | Las transacciones y análisis en una única plataforma en memoria
Las aplicaciones empresariales se crearon hace décadas como sistemas de registro, captura de pedidos de cliente, avisos de avería, entradas de diario y otros registros de operaciones comerciales. El personal del sector necesitaba acceder a esta información para decidir cómo fijar el precio, planificar y establecer prioridades.
Posteriormente, el área de sistemas de la organización construye sistemas de soporte de decisiones analíticas independientes en plataformas completamente distintas. En teoría, sería lógico disponer de sistemas separados para las distintas cargas de trabajo ofrecidas en diferentes plataformas. Durante años, disponer de plataformas independientes ha constituido un método aceptado para garantizar un buen rendimiento de transacciones y análisis, teniendo en cuenta los diferentes requisitos para capturar datos y analizarlos.
En la práctica, sin embargo, el requisito para transferir datos entre las dos plataformas que se basan en los dos tipos de sistemas provoca retrasos y reduce la capacidad de emprender medidas, debido a una desconexión entre el análisis y los datos de origen. Esto deja a la empresa en riesgo cuando las personas que toman las decisiones se ven obligadas a depender de los datos obsoletos, insuficientes o cuando no pueden conectarse con información analítica de datos de origen.
Las empresas, en la actualidad, pueden unir transacciones con análisis en tiempo real con un único entorno mixto para determinar la mejor manera de conseguir información actual sobre una situación lo más rápido posible. En lugar de utilizar aplicaciones, transacciones y analíticas separadas basadas en plataformas independientes, un único entorno de gestión de datos para ambos sistemas de registro y sistemas de decisión (suponiendo que se pueda lograr un buen rendimiento para los dos) puede ofrecer las siguientes ventajas:
- Los usuarios pueden acceder a los datos más recientes en el momento de la captura, en lugar de esperar a la transferencia de datos, eliminando así uno de los principales orígenes del retraso de información. Al reducir la sobrecarga de las distintas plataformas, se pueden simplificar las tareas de gestión del área de sistemas de la compañía y las funciones de control de datos empresariales.
- Gracias al acceso instantáneo a los datos, el personal de la empresa puede tomar decisiones empresariales más rápidamente, basándose en la información más reciente. Los procesos empresariales también se pueden acelerar. Por ejemplo, durante una interacción, los empleados del Contact Center disponen de los datos de cliente más recientes. Es posible recomendar un cross-sell sobre los pedidos de cliente más recientes o incluso sobre un pedido en curso.
2 | La arquitectura del análisis en tiempo real de SAP S/4HANA
SAP S/4HANA combina transacciones y análisis para crear informes operativos sobre datos transaccionales en directo. Con SAP S/4HANA, se da soporte a este concepto en forma de SAP Core Data Services (CDS) para la creación de informes operativos en tiempo real. El contenido se representa como un modelo de datos virtual (VDM), que se basa en las tablas transaccionales y de datos maestros de SAP S/4HANA.
Las vistas CDS se han desarrollado, actualizado y ampliado en la capa ABAP del sistema S/4HANA. El sistema ha generado vistas de tiempo de ejecución SQL en SAP HANA para ejecutar la lectura y la transformación de datos dentro de la capa de base de datos de SAP HANA.
SAP desea crear un modelo de datos virtual utilizando vistas CDS para dar soporte y sustituir todo el estándar relacionado con el ABAP estándar, a la generación de informes operativa en el contexto de S/4HANA.
Las ventajas de este enfoque incluyen una completa integración de ABAP, lo que permite, por ejemplo, poder volver a utilizar autorizaciones para la generación de informes existentes, etc.
Además, SAP puede utilizar el motor de análisis (funcionalidad de BW integrada) para dar soporte a la creación de visualización de la jerarquía. Estas ventas permiten la creación de muchos casos de uso para el modelo de datos virtual, los análisis de S/4HANA no solo dan soporte a la generación de informes de operativa de OLAP genérica, sino también a escenarios de análisis integrados para aplicaciones híbridas transaccionales y analíticas (por ejemplo, SAP BI integrado o cockpits de SAP Smart Business) basándose en los mismos modelos. También, se admite el acceso de lectura de hojas de búsqueda/informativas.
El objetivo del concepto de análisis integrado de SAP Fiori era crear una experiencia que integrara completamente el análisis en el contexto transaccional del usuario de una manera fácil de entender, también lo suficientemente detallada para que el usuario empresarial común pueda aceptarla y confiar en ella.
El lenguaje de diseño de SAP Fiori se basa en floorplans estandarizados. Uno de los más relevantes sigue la secuencia que se muestra en la figura siguiente, el floorplan de análisis en ventas y facturación.
- Páginas de resumen como Mi resumen de ventas: páginas que ofrecen un resumen de un conjunto de tareas o un dominio, incluidas las visualizaciones analíticas, las listas de posiciones y las referencias a aplicaciones o tareas dentro de dicho dominio.
- Páginas de lista (informe) como por ejemplo Gestionar pedido de cliente: páginas que listan las posiciones basadas en una determinada consulta. La página proporciona un medio eficaz para filtrar grandes conjuntos de posiciones y navegar a una vista más detallada de estas posiciones.
- Páginas de objeto como por ejemplo Cliente 360: una página altamente flexible que puede utilizarse para visualizar todos los aspectos de un solo objeto. La página está optimizada para organizar información de varias complejidades y volúmenes.
2..1 | La gestión de rendimiento en Ventas: aplicación Mii resumen de ventas
Para los representantes de ventas internos, la aplicación Mi resumen de ventas es un punto de entrada de distintiva información. Necesitan un resumen de varias actividades de ventas para poder tomar mejores decisiones empresariales más rápidamente. Necesitan buscar, crear, modificar y visualizar información de ventas.
- Obtener una visión general de las ventas pendientes e identificar dónde pueden tomar medidas para aumentar el volumen de ventas.
- Verificar las recepciones de pedidos de cliente en comparación al año anterior
- Obtener más detalles sobre las ofertas de ventas y los pedidos pendientes
- Obtener una visión general del status del cumplimiento de los pedidos de cliente Como base para la navegación adicional, permite profundizar y analizar problemas.
Esta y otras aplicaciones de SAP Fiori similares permiten navegar a hojas informativas y detalles y en muchos casos continuar trabajando en posiciones accionables.
Además, la creación de informes multidimensionales permite obtener detalles e información útil. Esto incluye todas las tareas de análisis de exploración, que se centran en cuestiones empresariales no esperadas. Se admite filtrado ad hoc, pivoting, clasificación y reorganización de datos en UI tabulares o gráficas. En este contexto se utiliza la tecnología WebDynpro.
Hay disponible una amplia variedad de aplicaciones de SAP Fiori para los directores. El objetivo del mosaico de SAP Fiori analítico es mostrar la información más importante sobre un área. A menudo, esta área se utiliza como verificación inicial antes de que el usuario profundice en el contenido del objeto para obtener más detalles o tomar medidas.
3 | SAP Smart Business para el cumplimiento de pedidos de cliente
Con un sistema SAP ECC clásico, los empleados tienen que consultar varios informes para obtener una visión integral de todos los problemas relacionados con procesos. Esto significa que varios problemas en un pedido de cliente no se pueden detectar en un solo paso, por lo que se incrementa el riesgo de que no se detecten situaciones excepcionales.
Además, el sistema no puede rastrear las decisiones ni la comunicación relacionadas con el problema.
3..1 || Las funciones avanzadas: soporte a operaciones diarias
Con SAP S/4HANA Sales, el representante de ventas interno puede obtener una visión de conjunto sobre la situación del cumplimiento de pedidos de cliente actual de forma que pueda decidir el área en la que debe centrarse en las actividades subsiguientes. Se puede utilizar una lista de prioridades de pedidos de cliente que no se pueden cumplir, para poder centrarse en las posiciones más importantes en primer lugar.
SAP S/4HANA presta soporte a los usuarios con información relevante, contactos y funciones de colaboración. Los usuarios también pueden utilizar notas para documentar sus acciones.
3..2 || SAP Smart Business
SAP Smart Business se puede adaptar a los roles principales dentro de la organización. Los usuarios empresariales podrán tener el control de sus necesidades empresariales en todo momento tomando decisiones y actuando en tiempo real.
SAP Smart Business ofrece un nuevo modelo de trabajo basado en excepciones que combina el análisis con la acción, permitiendo pasar directamente de un punto de datos de un gráfico a la transacción relevante para solucionar el problema. Sigue las directrices y los conceptos de SAP Fiori como, por ejemplo, la navegación de SAP Fiori.
SAP Smart Business proporciona mosaicos que se encuentran en SAP Fiori Launchpad. Facilita la identificación de excepciones con las visualizaciones de KPI que usan colores semánticos basados en objetivos y umbrales definidos. También, ofrece aplicaciones SAP Fiori (aplicaciones del modelador SAP Smart Business) para facilitar la configuración y el aspecto visual de KPI.
3.3 || La nueva experiencia de usuario
Con la aplicación Monitor de cumplimiento de pedidos de cliente de SAP, los representantes de ventas internos pueden resolver aquellos problemas que impiden que se cumplan los pedidos de cliente. La aplicación muestra una lista con todos los pedidos de clientes que no se pueden procesar por uno o varios motivos. Y tiene las siguientes características:
- Resalta los impedimentos
- Proporciona información de soporte
- Proporciona opciones específicas para resolver problemas
Esto permite que los representantes de ventas internos supervisen los pedidos de cliente en etapas críticas, colaboren con contactos internos y externos y aborden los problemas de forma eficiente para garantizar que los pedidos de cliente en etapas críticas se cumplan lo antes posible.
Con SAP Smart Business para el cumplimiento de pedidos de cliente, los empleados del departamento de ventas pueden resolver varias clases de problemas:
- Datos incompletos
- Cantidades no confirmadas
- Bloqueos de factura
- Bloqueos de entrega en pedidos de cliente y otros problemas de entregas
- Bloqueos de expedición en entregas y otros problemas de expedición
- Problemas de facturación y problemas de contabilidad para facturas
- Problemas en el aprovisionamiento, en compras y pedidos de fabricación
Por otro lado, también existe en SAP Smart Business un conjunto de aplicaciones de SAP Fiori para resolver los problemas en forma de flujo de proceso.
El flujo de proceso tiene las siguientes características:
- Proporciona un resumen rápido de todo el proceso empresarial y muestra los problemas en el contexto de los objetos empresariales relacionados
- Ofrece un resumen gráfico de todos los documentos, sus relaciones y el estado de documento
- Permite resolver problemas directamente desde el flujo de proceso como punto de partida
- Indica gráficamente el estado actual (rojo, verde)
- Muestra un círculo coloreado con el estado global de los documentos implicados para cada etapa (en pedido, en aprovisionamiento, en entrega, en factura)
- Cambia de rojo a verde cuando se resuelven todos los problemas.
Con SAP Smart Business, también es posible crear mosaicos personalizados para evaluaciones específicas.
Al crear mosaicos, podemos introducir los mosaicos personalizados y utilizar criterios de filtro para visualizar información específica; por ejemplo, los tres mejores clientes, el umbral, la organización de ventas o el cliente.
El usuario empresarial / usuario clave requiere los siguientes roles para acceder a las aplicaciones del modelador Smart Business:
- SAP_BR_ANALYTICS_SPECIALIST
- SAP_BCR_CA_SSB_PC (Cloud)
Si deseamos crear un nuevo mosaico para una evaluación específica, el primer paso es crear un nuevo KPI. Podemos crear uno desde cero o utilizar otro KPI como modelo.
A continuación, creamos la evaluación y definimos los valores umbrales necesarios. Por último, creamos un mosaico y lo asignamos a la evaluación.
Diferentes formatos de mosaicos están disponibles para la creación de nuevos mosaicos. Según el tipo de información que forma la base de la evaluación, seleccionamos un formato de mosaico adecuado. El mismo gráfico del mosaico puede proporcionar información acerca de la evaluación, incluso antes de que se inicie la aplicación.
Cuando el mosaico se ha creado y asignado a un catálogo de mosaico se puede añadir a SAP Fiori Launchpad. Podemos añadir el nuevo mosaico, luego a un grupo existente o crear uno nuevo.
Flujos de proceso gráficos
Veremos lo útil que son los flujos de proceso gráficos que fueron reemplazando a los flujos de documentos que teníamos antes en ECC en Fiori, esta visualización gráfica del estatus de cada paso del documento nos ayuda a tomar decisiones sobre lo que tenemos que corregir, sobre lo tenemos que evaluar y cómo corregirlo.
Verificamos nuestra pantalla pasamos a fiori launchpad:
Flujo de una facturación, buscar en el APP Finder, catálogo de Gestión de ventas, documento de facturación, gestión de documentos de facturación, esta aplicación Fiori, este copit nos permite filtrar las facturas por distintos criterios.
Básicamente ya estamos viendo un problema en una factura, esto es bastante gráfico y sabemos que tenemos que resolver un problema, pero si lo queremos ver a partir del flujo de documentos para ver que cuando gráfico es esta solución podemos ir a la factura.
Vamos a mirarla en detalle, y vamos a ir al flujo del proceso, fíjense que acá es gráfico como la operación de facturación está a medias hacer no está lista. Podemos desde aquí ver otros enlaces, pero lo vamos a hacer, es tratar esta factura y resulta intentar resolver el problema, si se intenta contabilizar, vamos a tener el error correcto, acá está que está bloqueada, entonces, por eso tengo que resolver este problema de contabilización en el flujo de proceso.
Voy a ingresar en SAP aquí puede ir a la transacción BP, tomar el interlocutor y bloquear, desbloquearlo porque el problema que estamos teniendo aquí es este interlocutor que está bloqueado, quitarle el bloqueo de contabilización que está teniendo y esto seguro nos permitirá resolver el problema que tenemos aquí en el documento de facturación, contabilizar, podemos ver que el flujo ahora gráficamente nos muestra que el problema se ha resuelto, se ha generado el asiento contable y todo el proceso está correcto.
4 | La planificación de ventas y controlling
SAP ofrece mosaicos estándar para el uso de la funcionalidad de monitor de cumplimiento de pedidos de cliente. Estos mosaicos se han definido previamente y permiten que el representante de ventas trabaje con una carga de trabajo especial que implica que a los pedidos de cliente que tienen bloqueos de factura, bloqueos de entrega, bloqueos de créditos o datos incompletos se los puede tratar más fácilmente. Los mosaicos son una proyección de la aplicación de cumplimiento de pedidos de cliente.
La aplicación Problemas en los próximos 7 días también se ha definido previamente y proporciona una carga de trabajo semanal para el representante de ventas. Una vista previa de 7 días que ayuda al representante de ventas a optimizar su trabajo y concentrarse en los problemas que deben solucionarse en los próximos 7 días.