LA GESTIÓN DE ANTICIPOS EN COMERCIAL Y EN GESTIÓN FINANCIERA
En ciertos escenarios de negocio (ej. construcción e instalaciones) es frecuente establecer condiciones de anticipo con el cliente, es decir, se le envía una factura al cliente correspondiente a la solicitud de anticipo en una fecha determinada.
Solicitud de anticipo
La solicitud de anticipo es el paso anterior al anticipo y permite diferencia un anticipo cobrado sobre uno que todavía no se ha dado. Esta solicitud no es un anticipo definitivo, es un pre-documento de Finanzas que se convierte en documento contable al momento de completarse el pago del anticipo. A nivel de FI, este documento no es un documento contable completo, sino que se trata de un apunte estadístico y es una especie de borrador no definitivo que se usará como pre-documento de pago de anticipo.
Proceso
- Comercial crea una solicitud de anticipo
- Esta solicitud de anticipo se crea en FI como apunte estadístico. La posición del cliente en este asiente tiene un indicador de CME (cuenta de mayor especial) que realiza la contabilización estadística e intercambia la cuenta asociada del maestro de cliente por la cuenta de anticipos recibidos.
- Al cerrar la operación comercial (facturación), se traspasa el anticipo a anticipos a compensar. Se sustrae el anticipo de la cuenta asociada especial y se introduce en la cuenta estándar asociada, dada por el maestro de clientes.
- Los anticipos a compensar aparecen en las partidas abiertas del cliente y se reduce la suma adeudada.
Si se cancela una solicitud de anticipo por parte del cliente, ésta deja de ser un apunto estadístico y pasa a ser una contabilización real de anticipo.
ACUERDO DE ANTICIPO EN EL PEDIDO DEL CLIENTE
Los acuerdos de anticipo pueden suceder como gestión dentro del plan de facturación de un pedido y se pueden almacenar uno o varios acuerdos de anticipo como fechas en el plan de facturación para una posición o para todas. El valor del anticipo puede ser registrado como importe o como porcentaje del valor de la posición.
Regla de facturación
El control de definición del acuerdo de anticipo en las fechas del plan de facturación está dado por la regla de facturación.
- Regla de facturación 4: anticipo en caso de facturación parcial por porcentajes
- Regla de facturación 5: anticipo en caso de facturación parcial por valores
SOLICITUD DE ANTICIPO
Al llegar a la fecha para el anticipo en el plan de facturación se crea una factura de anticipo que se envía al cliente; en SAP estándar es la clase de factura FAZ.
Características de la factura de anticipo
- Requiere de un documento modelo (solicitud de anticipo)
- Se puede tratar de forma explícita o por pool de facturación
- En FI impacta como solicitud de anticipo de finanzas
Al recibir el pago por parte del cliente (contrapartida bancaria), el documento de apunte estadístico se actualiza a documento contable final.
FACTURACIÓN PARCIAL: COMPENSACIÓN COMPLETA
Al usar la facturación parcial para la gestión de anticipos (facturas parciales o facturas de cierre), dichos anticipos se traspasan a la factura como anticipo a compensar.
Clase de mensaje
En la clase de mensaje de la factura de cierre se muestra:
- Importe anticipado y el importe vencido para la compensación
- El importe se puede restar de los deudores
- No hay compensación automática en la impresión de factura
FACTURACIÓN PARCIAL: COMPENSACIÓN PROPORCIONAL
En la facturación parcial se puede modificar el importe del anticipo a compensar a nivel de posición a través de la clase de condición AZWR en la determinación de precios. Al realizar la modificación, el importe para la compensación es el importe recibido como anticipo menos los anticipos ya compensados. Al realizar la facturación final o de cierre, se tendrán en cuenta todos los anticipos todavía no compensados.
PLAN DE CUOTAS
Un plan de cuotas permite al cliente pagar a plazos. A pesar de haber diferentes pagos, el documento de facturación es único, y a partir de esta factura, se podrá imprimir una lista de cada fecha de pago y de los importes exactos.
Contabilidad financiera
Por cada pago a plazo se crea un apunte contable o partida de deudor individual. Es un único documento contable con tantas partidas de deudor como cuotas establecidas. La determinación del plan de cuotas se configura en la condición de pago en Customizing.
Customizing
La configuración se da en la condición de pago de Custo y para las condiciones de pago se debe determinar:
- Número de los plazos en porcentajes
- Importe de los plazos en porcentajes
- Condiciones de pago para cada pago a plazos
De este modo, SAP genera el número de apuntes correspondientes en el documento contable de forma automática.
Condiciones de pago
Importante: si las condiciones de pago se utilizan tanto para deudores como acreedores, significa que son condiciones de pago compartidas por FI, SD y MM, por lo que hay que ir con cuidado en la configuración, ya que impactará en los 3 módulos.
CUSTOMIZING EN CONDICIÓN DE PAGO
Transacción OBB8
Crear las condiciones de pago y especificar si es un pago a plazos o no; hay un flag para ello dentro de la condición de pago. Otra opción, es tener varias condiciones de pago creadas.
Asignar porcentajes a condición de pago
En la transacción OBB9B se asignan para cada clave de condición de pago, porcentaje y número de cuota la condición de pago pertinente.