GRUPO DE CUENTAS (Controles de grupo de cuentas y sus usos)
El grupo de cuentas es el control principal para los datos maestros del interlocutor comercial.
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Maestro de clientes
Una cuenta completa de un cliente/deudor comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente. Agrupa los datos en categorías o segmentos:
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Segmento de Datos Generales
(Nivel Mandante)
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Segmento Comercial
(SD)
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Segmento Sociedad
(FI)
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Relevantes para contabilidad y comercial.
Evita la redundancia de datos.
Registrados a nivel de mandante.
Controlada por el estatus campo del grupo de cuentas.
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Se determinan para el nivel comercial.
Son válidos para el área de ventas (organización de ventas, canal de distribución y sector).
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Son relevantes para contabilidad.
Se crean para cada sociedad.
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Grupo (Subgrupo)
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Grupo (Subgrupo)
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*Dirección (nombre, dirección, idioma)
*Datos de control (información de impuestos)
*Pagos (datos bancarios)
*Marketing (clasificación del cliente y la industria)
*Puestos de descarga
*Datos de exportación
*Personas de contacto (dirección e interlocutores comerciales)
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*Ventas (oficina de ventas, moneda, etc.)
*Expedición (condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte)
*Documento de facturación (condiciones de pago, clasificación de IVA repercutido)
*Funciones de interlocutor (destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador)
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Grupo de cuentas
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Los definidos en el SAP estándar son:
0001 solicitante
0002 destinatario de mercancías
0003 pagador
Otros
Es una agrupación posible de maestros que permite:
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- Controla qué datos son registrados en el maestro de clientes y cómo debe ser guardado. Agrupa maestros con características especiales.
- Es un campo o variable que se ingresa al inicio de la creación del maestro de clientes. Se puede modificar sólo si se encuentra creado el segmento de área de venta y mandante, pero se puede perder la información.
- Cuando se determina el grupo de cuentas, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro.
- Control principal para los datos del maestro de interlocutor comercial.
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1. Determinar el rango del número de las cuentas
1.1 Crear rango de números de deudores
Tx: SPRO
> IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuenta de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Crear rango de números de ctas. deudores (XDN1)
Aquí se puede mantener los intervalos para los números de grupos de cuenta.
2.2 Asignación de rango de números de deudores
>IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuenta de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Asignar rango de números a grupo de cuenta para deudores
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- El mantenimiento de los rangos de números se realiza en una tabla de configuración del IMG del nivel mandante. La tabla contiene: el intervalo, el consumo y la característica de asignación (interno/externo).
- La asignación interna significa que SAP ERP asigna el número automáticamente.
- En la asignación externa el usuario selecciona el número de cuenta, por lo que no se puede visualizar con certeza el consumo.
- El intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 02.
- Cada rango o intervalo de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuenta.
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2. Status campo en el registro maestro
2.1 Definir Status Campo de Grupo de Cuenta
Tx: SPRO
>IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestro de deudores > Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
- En cada segmento/área del maestro se puede presionar la opción: Desglosar Status Campo.
- Se puede posicionar en cualquiera de los subgrupos y visualizar los campos que comprende la lista.
2.2 Definir Status Campo por Actividad
Tx: SPRO
>IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir formato de pantalla por actividad (deudores)
- Debido a la transacción que utilizamos visualizar/modificar/crear, se pueden ver afectados los datos maestros por el status campo.
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- El status de campo de un dato maestro, está determinado por la suma de las dos variantes del status de campo: Grupo de cuenta y Transacción (actividad).
- Controla los campos visualizados en el dato maestro.
- Determina ciertos campos como entrada obligatoria u opcional.
- Puede ser configurado directamente desde el customizing.
- Existe una inconsistencia cuando un campo tiene entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo. Por eso se recomienda que el campo se defina como opcional.
Ejemplo:
Grupo de cuenta
Status Campo = Obligatoria
Actividades de creación
Status Campo = Suprimir
Resultado = Error
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3. Cuenta normal o Cuenta ocasional (CPD)
Definir Grupo de Cuenta CPD
Tx: SPRO
>IMG Referencia SAP > Gestión financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
- Seleccionar el grupo de cuentas para que sea CPD.
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- Se crean registros maestros especiales para clientes con relaciones comerciales esporádicas o eventuales.
- CPD (Cuenta Pro Diversos), se utiliza para más de un cliente. Deben suprimirse los campos específicos de cliente en los estatus campos.
- Los datos específicos se ingresan al crear el documento.
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Ejercicios
1. Cree un grupo de cuentas #### con la descripción “Solicitantes ####” para cuenta de solicitantes normales. El mismo debe ser como copia del grupo 0001, asígnele el rango de número 02. Corroborar entre qué valores se encontraran los registros maestros al asignarle este rango.
Respuesta.
Crear el grupo de cuentas
SPRO |> IMG Referencia SAP |> Gestión financiera |> Contabilidad de deudores y acreedores |> Contabilidad de deudor |> Datos maestros |> Preparar creación de datos maestros de deudores |> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
- Buscar el modelo 0001, copiar el registro y reemplazar Grupo de cuentas 0001 por EMCN. En significado cambiar Solicitante por Solicitantes EMCN. Confirmar pulsando GRABAR. Colocar ka OT Customizing y aceptar.
Asignar el rango de números 02
SPRO |> IMG Referencia SAP |> Gestión financiera |> Contabilidad de deudores y acreedores |> Contabilidad de deudor |> Datos maestros |> Preparar creación de datos maestros de deudores |> Asignar rangos de números a grupos de cuentas para deudores
- Presionar Posicionar y colocar el valor EMCN. En el campo Rango números, cambiar el valor existente por 02. Confirmar pulsando grabar.
Verificar el intervalo del rango 02
SPRO |> IMG Referencia SAP |> Gestión financiera |> Contabilidad de deudores y acreedores |> Contabilidad de deudor |> Datos maestros |> Preparar creación de datos maestros de deudores |> Crear rangos de números para ctas. Deudores.
- Clickeamos en Visualizar intervalos (anteojos). Podemos corroborar que el intervalo 02 tiene desde 2000000 al 2999999.
2. Se desea que para el grupo de cuentas EMCN el campo Tratamiento sea de entrada obligatoria, así como también la calle, distrito y región.
Respuesta.
SPRO |> IMG Referencia SAP |> Gestión financiera |> Contabilidad de deudores y acreedores |> Contabilidad de deudor |> Datos maestros |> Preparar creación de datos maestros de deudores |> Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)
- Seleccionar el grupo de cuentas creado EMCN y click en el botón Detalles.
- En la sección Status de Campo de la pantalla, doble click en Datos generales y luego doble click en el grupo Dirección.
- El sistema mostrará un pantalla con las opciones de: Suprimir, Entrada obligatoria, Entrada opcional, Visualizar, para los campos del grupo Dirección. Ubicar el campo Tratamiento, Calle, Distrito y Región y asignarle entrada obligatoria. Grabar.
3. Cree una cuenta de cliente / solicitante con el grupo de cuentas 0001 Solicitante. El mismo debe poseer los siguientes datos: Grupo de cuentas: Solicitante, Deudor: 10####, Organización de ventas: ####, Canal de distribución: $$, Sector: $$, Tratamiento: Empresa, Nombre: cliente ####, Concepto de búsqueda ½: ####, Calle: Calle 1, Distrito: Distrito 1, Cód. Postal: a elección, Población: 1, País: a elección, Región: a elección, Esquema de cliente: 1, Condición de expedición: 02.
Respuesta.
Transacción: VD01 - Crear cliente
Grupo de cuentas: Solicitante, Deudor: 102001, Organización de ventas: EMCN, Canal distribución: CN, Sector: CN. Pulsamos: Continuar. Nombre: cliente EMCN, Concepto de búsqueda ½: EMCN, Calle: Calle 1, Código Postal: a elección, Población: 1, País a elección. Región a elección. Luego pasamos al pulsador Datos área de ventas. En la solapa Ventas ingresamos en Esquema de cliente el valor: 1, En la etiqueta Expedición ingresamos condición de expedición: 02.
Anotar el número de cliente grabado: 102001
4. Cree una cuenta de cliente / solicitante con el grupo de cuentas Solicitante ####. El mismo debe poseer los siguientes datos:
Grupo de cuentas: Solicitante, Organización de ventas: ####, Canal de distribución: $$ , Sector: $$, Tratamiento: Empresa, Nombre: cliente ####, Concepto de búsqueda ½: ####, Calle: Calle 1, Distrito: Distrito 1, Cód. Postal: a elección, Población: 1, País: a elección, Región: a elección, Esquema de cliente: 1, Condición de expedición: 02, Solicitante: 10####, Destinatario factura: 10####, Responsable de pago: 10####, Destinatario de la mercadería: 10####.
Anotar el número de cliente grabado: 0002000815