✒️SAP SD / El grupo de cuentas Por Damaris Cruz

El grupo de cuentas

1| El maestro de clientes

Agrupa los datos en categorías: datos generales, datos del área de ventas y datos de sociedad

Los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. Son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía à el mandante.

Esta área cumple la función de evitar la redundancia de datos. Por lo tanto, son válidos para todas las unidades organizativas del mandante.

Los datos del área de ventas se determinan para el nivel comercial. Son válidos para el área de ventas respectiva (org. de ventas, canal de distribución y sector)

Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.

El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.

Enfoque en: segmento mandante y comercial (área de ventas), que son los que influirán nuestras modificaciones en el customizing como Consultor Funcional SD

2| El segmento de datos generales (Nivel mandante)

Los datos generales son independientes de las unidades organizativas

Campos:

· Dirección: nombre, dirección, idioma

· Datos de control: información de impuestos

· Pagos: Datos bancarios

· Marketing: Clasificación del cliente y la industria

· Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería

· Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones

· Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales

Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas

Significa que la apariencia y obligatoriedad de los datos dentro de cada pestaña (solapa) no es igual para todos los clientes, sino que depende enteramente del "Grupo de Cuentas" que elijas al momento de dar de alta al cliente.

Status de Campo: Es la regla de comportamiento que se le asigna a cada campo específico dentro de una solapa. Puede ser:

· Obligatorio: El sistema exige un dato para poder guardar.

· Opcional: Se puede rellenar o dejar en blanco.

· Oculto (Suppress): El campo no se muestra en la pantalla.Visualización: Se puede leer, pero no editar.

3| El segmento de área de ventas

La información que se registrará será diferente de acuerdo con cada área de venta en la que el cliente opere con la organización (no es lo mismo tener operaciones con un canal de distribución de venta minoristas, que uno mayorista)

Se definen con las siguientes solapas:

· Ventas: oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.

· Expedición: condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte.

· Documento de facturación: clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.

· Funciones de interlocutor: Destinatario de mercancías, destinatario de factura, pagador.

4| El maestro de clientes y grupo de cuentas

El grupo de cuentas controla qué datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado

Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:

· 0001 Solicitante

· 0002 Destinatario de mercaderías

· 0003 Pagador

· Otros

El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando, se tenga cuidado sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de cargar otros.

Esta separación con grupos de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: los destinatarios de mercaderías, pagadores y receptores de factura con otros.

Estos diferentes maestros se podrán vincular con la Determinación de Interlocutores

5| Los controles de los grupos de cuentas

El Grupo de Cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Área de ventas y mandante.

El Grupo de Cuentas es una agrupación posible de maestros, que permite:

· Determinar el rango de números de las cuentas

· El status campo en el registro maestro

· Si la cuenta es de cliente esporádico

6| Los rangos de números para grupos de cuentas

Para cada grupo de cuentas, se define un rango de números para la identificación del registro.

El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc. se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo de este y la característica de asignación.

La asignación interna o externa de números identifica, si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por el usuario (externa)

En la asignación interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente número disponible en el rango de números

En la externa, el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por consiguiente, no se puede visualizar con certeza el consumo.

Los intervalos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.

Caso – Creación de rango de números (TRX XDN1) y asignación

7| El status campo de los grupos de cuenta

Determina ciertos campos como “entrada obligatoria”. Permite la omisión de errores en las transacciones que invocan la info. del maestro, de esta manera el usuario lo completa.

Puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta

CASO: Determinación de Status Campo

El status campo de un dato maestro está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuentas y transacción (actividad)

Debemos tener cuidado en la combinación puesto que, si seteamos en la configuración del IMG que un campo tiene un status campo en el grupo de cuenta como entrada obligatoria y en la actividad de creación lo configuramos como suprimir, esta combinación de status campo nos arrojará un error puesto que, existe una inconsistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo.

8| La cuenta normal o cuenta ocasional (CPD)

Para los clientes con los que solo mantiene relaciones comerciales esporádicas, debe crear registros maestros especiales.

A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta por diversos) no contiene información sobre un cliente específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente.

Por lo tanto, deben suprimirse los campos específicos de un cliente en los status campo

Los datos específicos se ingresan mediante la creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación comercial, no antes.

9| Resumen

• Segmentos de un dato maestro de un interlocutor comercial
• Como se agrupan a través del grupo de cuenta
• Visualizar y parametrizar los parámetros de control del customizing del grupo de cuenta