Lección 3 Grupo de Cuentas
1. Maestro de clientes
Agrupa los datos en categorías:
-Datos generales-nivel mandante son relevantes para contabilidad y comercial
-Datos del área de ventas se determinan para el nivel comercial son validos (organización ventas, canal distribución, sector)
-Datos de Sociedad son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
2. Segmento de Datos Generales (Nivel Mandante) los datos generales son indistintos a una unidad organizativa
Como:
Dirección
Datos de control
Pagos
Marketing
Puestos de descarga
Datos de Exportacion
Personas de contacto
Los datos está controlados por el status campo grupo de cuentas
3. Segmento de Area de Ventas: la información registrada en el maestro de clientes en cada área de ventas es distinta.
Ventas: oficina ventas, moneda, grupo de precios, distrito ventas
Expedición: condiciones expedición, centro suministrador, zona transporte.
Documento de facturación: clasificación IVA, condiciones pago
Funciones del interlocutor: destinatarios de mercancía, de factura y pagador.
4. Maestro de Clientes y Grupo de Cuentas: Controla que datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Crear Cliente:
Cliente
organización ventas
canal distribución
sector
Grupo de cuentas: grupos definidos
0001 solicitante
0002 destinatario de mercancías
0003 pagador
otros
El grupo de cuentas se puede cambiar siempre y cuando no se haya creado el segmento de sociedad FI.
El grupo de cuentas cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración.
5. Controles de los Grupos de cuentas: El grupo de cuentas solo se puede modificar si se ha creado desde el segmento FI, o si solo se ha creado el sector de área de ventas y mandante.
El grupo de cuentas controla:
-Los rangos de numero de cuentas
-El Status de los campos en el registro maestro
-Si la cuenta es de clientes o proveedores esporádicos.
6. Rango de números para grupo de cuentas pag 22
Ruta:
IMG: Referencia SAP/ Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / preparar creación de datos maestros de deudores / crear rango de números de ctas. Deudores (Transacción XDN1)
Para cada grupo de cuentas se define un rango de números para la identificación del registro.
Crear rangos de números deudores
La asignación interna o externa de números identifica si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por el usuario (externa).
En la asignación interna el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente número disponible en el rango de números.
En la externa el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por consiguiente no se puede visualizar con certeza el consumo.
Los intervalos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.
7. Status Campo de los Grupos de cuenta.
El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la dirección, por lo tanto se determinan ciertos campos como entrada obligatoria.
El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.
Ruta
Referencia SAP/ Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor /datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Al hacer doble click en datos generales tenemos la opción de todos los grupos de status campo disponibles. Por ejemplo si clickeamos en el subgrupo de dirección se puede apreciar que el Nombre1/ Apellido es una entrada obligatoria al momento de registrar un maestro con este grupo de cuentas; pero el tratamiento (sr. Sra. Empresa, dr, etc) es un dato opcional.
Puedo posicionarme en cualquiera de los subgrupos y visualiza los campo que comprende con la opción Lista de subgrupos ubicado en la parte superior.
Podemos determinar campos que en la modificación se encuentren visualizables, puesto que los mismos son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.
Para realizar estas modificaciones se pudo apreciar en la animación que ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
Ruta
Referencia SAP / gestión financiera/contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor /datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir formato de pantalla por actividad (deudores).
Aquí nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros: creación, modificación y visualización y con los grupo de campos que podemos modificar su status de campo.
Es decir que el status campo de un dato maestro está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad).
8. Cuenta normal o cuenta Ocasional (CPD)
Para todos los clientes con los que sólo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen de clientes esporádicos (ocasionales o eventuales).
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta pro diversos) no contienen información sobre un cliente específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente. Por lo tanto, deben suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos.
Los datos específicos se ingresa mediante creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación la operación comercial, no antes.
Para determinar que una cuenta es CPD debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como CPD, para esto:
Ruta:
Referencia SAP / gestión financiera/contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor /datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Aquí seleccionando el grupo de cuentas que deseemos y podemos tildar la opción Cuenta pro diversos para que la misma quede habilitada como esporádica.