1. Maestro de clientes
El maestro de cliente agrupa los datos en categorías: datos generales, datos del área de ventas y datos de sociedad.
Los datos generales son relevantes para la contabilidad y comercial. Estos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía, que es el mandante. Esta área, cumple función de evitar la redundancia de datos. Por lo tanto son válidos para todas las unidades organizativas del mandante.
Los datos de área de ventas se determinan para el nivel comercial. Los mismos son válidos para el área de ventas respectiva (organización de ventas, canal de distribución y sector).
Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.
2. Segmento de datos generales (Nivel mandante)
Los datos generales son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, por lo tanto son independientes de ellas.
Podemos encontrar en cada una de las etiquetas de este segmento los siguientes campos:
· Dirección: nombre, dirección, idioma
· Datos de control: información de impuestos
· Pagos: datos bancarios
· Marketing: clasificación del cliente y la industria
· Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería
· Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones
· Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales
Nota: los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, esta controlada por el status campo del grupo de cuentas.
3. Segmento de área de ventas
Los datos del área de venta del maestro de cliente se definen con las siguientes solapas o etiquetas en el sistema:
· Ventas: oficinas de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios
· Expedición: condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte
· Documento de facturación: clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago
· Funciones de interlocutor: destinatario de mercancías, destinario de factura, pagador
4. Maestro de clientes y grupo de cuentas
El grupo de cuentas controla qué datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:
· 0001 solicitante
· 0002 destinatario de mercancías
· 0003 pagador
· Otros
Nota: cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro.
El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro y luego se puede modificar siempre y cuando no se haya creado el segmento de sociedad FI.
5. Controles de los Grupos de cuentas.
El grupo de cuentas es una agrupación posible de maestros que permite:
· Determinar el rango de número de las cuentas
· El status campo en el registro maestro
· Si la cuenta es de cliente esporádico
Grupo de cuentas: es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial.
Controla el status campo de lo segmentos, si la cuenta es esporádica y el rango de los números. Además permite la agrupación de los maestros con características principales.
6. Rangos de números para Grupos de cuentas.
Para cada grupo de cuenta se define un rango de números para la identificación del registro.
El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc. Se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo del mismo y la característica de asignación.
La asignación interna o externa de números identifica si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por el usuario (externa).
Los intervalos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.
Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuentas.
7. Status Campo de los Grupos de cuenta.
El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la dirección, por lo tanto se determinan ciertos campos como entrada obligatoria.
Primero ingresamos al IMG con la siguiente ruta.
Referencia SAP/ Gestión financiera / contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opción Desglosar Status Campo y poder ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/área del maestro (Nivel mandante o datos generales, segmentos o datos de sociedad (FI) y segmento área de ventas o datos ventas (SD)).
Al hacer doble click en datos generales tenemos la opción de todos los grupos de status campo disponibles. Por ejemplo si clickeamos en el subgrupo de dirección se puede apreciar que el Nombre1/ Apellido es una entrada obligatoria al momento de registrar un maestro con este grupo de cuentas; pero el tratamiento (sr. Sra. Empresa, dr, etc) es un dato opcional.
Puedo posicionarme en cualquiera de los subgrupos y visualiza los campo que comprende con la opción Lista de subgrupos ubicado en la parte superior.
Los datos maestros no sólo se pueden ver afectados por el status campo contenido en el grupo de cuenta sino también, debido a la transacción que utilizamos (visualización, modificación y creación).
Podemos determinar campos que en la modificación se encuentren visualizables, puesto que los mismos son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.
Para realizar estas modificaciones se pudo apreciar en la animación que ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
Referencia SAP / gestión financiera/contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir formato de pantalla por actividad (deudores).
Aquí nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros: creación, modificación y visualización y con los grupo de campos que podemos modificar su status de campo.
Es decir que el status campo de un dato maestro está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad).
8. Cuenta normal o cuenta Ocasional (CPD)
Para todos los clientes con los que sólo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen de clientes esporádicos (ocasionales o eventuales).
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta pro diversos) no contienen información sobre un cliente específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente. Por lo tanto, deben suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos.
Los datos específicos se ingresa mediante creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación la operación comercial, no antes.
Para determinar que una cuenta es CPD debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como CPD, para esto: Ingresamos al IMG con la siguiente ruta.
Referencia SAP / gestión financiera/contabilidad de deudores y acreedores / cuentas de deudor / datos maestros / preparar creación de datos maestros de deudores / definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Aquí seleccionando el grupo de cuentas que deseemos y podemos tildar la opción Cuenta pro diversos para que la misma quede habilitada como esporádica.