✒️SAP SD / El grupo de cuentas Por Alejandro Vazquez Luna

maestro de clientes

agrupa los datos en categorias: datos generale, datos del area de venta y datos de sociedad.

los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. se almacenan centralmente y se registran en el mandante. son validos para todas las unidades organizativas del mandante.

lo datos del area de ventas se determinan para el nivel comercial. son valido para el area de ventas respectiva (organizacion de ventas, canal de distribucion y sector)

los datos de sociedad son relevantes para contabilidad y se crean en cada sociedad.

el dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.

segmento de datos generales (nivel mandante)

los datos generales son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, por lo tanto son independientes de ellas.

podemos encontrar en cada una de las etiquetas de este segmento los siguientes campos:

direccion: nombre, direccion, idioma.

datos de control: informacion de impuestos

pagos: datos bancarios

marketing: clasificacion del cliente y la industria

puestos de descarga: horas de entrada de la mercancia

datos de exportacion: datos para el control de las exportaciones

personas de contacto: direccion de interlocutores comerciales

los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas.

segmento de area de ventas

está área del maestro del cliente debe ser mantenida de acuerdo a cada área de venta, puesto que la información a registrar será diferente de acuerdo a cada área de venta en la que el cliente opera con la organizacion.

los datos del area de venta del maestro de cliente se definen con la siguientes solapas en el sistema:

ventas: oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios

expedicion: condiciones de expedicion, centro suministrador, zona de transporte

docuemento de facturacion: clasificacion de iva repercutido, condiciones de pago

funciones de interlocutor: destinatario de mercancias, destinatario de facturas, pagador.

maestro de clientes y grupo de cuentas.

el grupo de cuentas controla que datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.

los grupos de cuentas ya estan definidos en SAP estandar como son:

0001 solicitante

0002 destinatario de mercancias

0003 pagador

otros

cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan el registro del maestro.

el grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creacion del datgo maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando, no se haya creado el segmento de sociedad FI.

esta separacion con el grupo de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeracion. estos diferentes maestos se podrán vinvular despues con un concepto denominado determinacion de interlocutores.

controles de los grupos de cuentas

el grupo de cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. en esta entrada no es posible la modificacion si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector area de ventas y mandante.

el grupo de cuentas controla:

los rangos de numero de las cuentas

el status de los campo en el registro maestro

si la cuenta es de clientes o proveedores esporadicos

grupo de cuentas: es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial.

controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporadica y el rango de los numeros. permite la agrupacion de los maetros con caracteristicas principales.

rangos de numeros para grupos de cuentas

para cada grupo de cuentas se define un rango de números para la identificacion del registro.

el mantenimiento de los rangos de numeros se realiza en una tabla de configuraciondel IMG de nivel mandante. esta tabla contiene una identificacion de dos digitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo del mismo y la característica de asignación.

la asignacion interna o externa de numeros identifica, si el codigo del registro es propuesto por el sistema (asignacion interna) o por usuario (asignacion externa)

en la asignacion interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente numero disponible en el rango de numeros.

en la asignacion externa, el usuario selecciona el numero de cuenta, estos no tienen que ser consecutivos, por lo tanto, no se puede visualizar con certeza el consumo.

el intervalo 01 no puede terner la misma definicion de numeros que el intervalo 00.

crear rangos de numeros de deudores

spro - img de referencia SAP - gestion financiera - contabilidad de deudores y acreedores - cuenta de deudor - preparar creacion de datos maestros de deudores - crear rangos de numeros de ctas.deudores (transaccion xdn1)

se puede apreciar en modo visualizacion, que el rango 01 comprende el intervalo 00000001 a 00009999 y la asignacion es interna, ninguno de estos intervalos existentes está solapado con otro.

asignacion de rangos de numeros de deudores

una vez que son mantenidos y configurados los intervalos, debemos asignalos al grupo de cuenta.

spro - ing referencia sap - gestion financiera - contabilidad de deudores y acreedores - cuentas de deudor - preparar creacion de datos maestros de deudores - asignar rangos de numeros a grupos de cuentas para deudores

status campo de los grupos de cuenta

el grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. aqui se determinan ciertos campos como "entrada obligatoria".

el status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.

la definicion status campo del grupo de cuentas es vital, esto permitirá la omision de errores en las transacciones que invocan la informacion del maestro para que al usuario se le exija la entrada de la informcion al momento de crear el cliente. cuidemos de establecer campos como obligatorios que luego en la transaccion los tienen como suprimidos, pues puede llegar a generarse muchas incosistencias en este sentido. lo mejor es definir en las transacciones los campos como opcionales y que el grupo de cuentas determine el status que se desea volcar en ese campo.

para hacer esta definicion seguimos la ruta:

spro - img referencia sap - gestion financiera - contabilidad de deudores y acreedores - cuentas de deudor - preparar creacion de datos maestros de deudores - definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opcion desglosar status campo y poder ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/area del maestro.

al hacer doble click en datos generales tenemos la opcion de todos los grupos de status campo disponibles.

puedo posicionarme en cualquiera de los subgrupos y visualizar los campos que comprende con la opcion lista de subgrupos, ubicado en la parte superior.

los datos maestos se pueden ver afectados debido a la transaccion que utilizamos (visualizacion, modificacion y creacion) podemos determinar campos que en la modificacion se encuntren visualizables, puesto que los mismos son sensitivos para la organizacion y una vez creados se desean como no modificables.

modificaciones para la transaccion:

para ello se accesa con la siguiente ruta:

spro - img referencia sap - gestion financiera - contabilidad de deudores y acreedores - cuentas de deudor - preparar creacion de datos maestros de deudores - definir formato de pantalla por actividad (deudores)

aqui nos encontramos con cada una de la actividades para los maestros: creacion, modificacion y visualizacion y con los grupos de campo que podemos modificar su status de campo.

el status campo de un dato maestro esta determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuentas y transaccion (actividad).

un campo que esté como entrada obligatorio en el grupo de cuenta y en la actividad de creacion lo configuramos como suprimir, nos arrojará un error puesto que existe una incosistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vz no se encuentre para completarlo.

cuenta normal o cuenta ocasional (cpd)

para todos los clientes con los que solo mantiene relaciones comeciales esporadicamente, debe crear registros maestros especiales. estos contienen clientes esporadicos (ocasionales o eventuales)

un registro definido como CPD (cuenta pro diverso) no contiene informacion sobre un cliente especifico, puesto que esta cuenta se usa para mas de un cliente.

los datos especificos se ingresan mediante la creacion del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operacion comercial y no antes.

para determinar que una cuenta es cpd

debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como cpd para esto ingresamos a :

spro - img referencia sap - gestion financiera - contabilidad de deudores y acreedores - cuentas de deudor -preparar creacion de datos maestros de deudores - definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

aqui, seleccionando el grupo de cuentas que deseemos podemos marcar la opcion cuenta pro diversos, para que la misma quede habilitada como esporadica.