✒️SAP SD / El grupo de cuentas Por Esmirna Torres Morinigo

Grupo de cuentas

Maestro de clientes

Agrupa los datos en categorías.

Datos Generales: Relevantes para contabilidad y comercial. Son almacenados centralmente y registrados en la U.Org de mayor jerarquía, Mandante. Su función es evitar la redundancia de datos. Son válidos para todas las u.org del mandante.

Datos de Área de Vtas: Se determinan para el nivel comercial. Son válidos para el área de vtas respectiva(org de vtas, canal de distribución y sector)

Datos de sociedad: Son relevantes para contabilidad y se crean en cada Sociedad.

El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos de clientes.

Como consultor SD, solo nos influyen el segmento mandante y comercial (área de vtas) en las modificaciones en el customizing.

Segmento de datos grales (Mandante)

Son indistintos de una U.Org, son independientes de ellas.

En cada etiqueta del segmento hay distintos campos:

• Dirección: nombre, dirección, idioma.

• Datos de control: info de impuestos

• Pagos: datos bancarios

• Marketing: Clasificación del cliente y la industria

• Puestos de descarga: hs de entrada de la mercadería.

• Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones.

• Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales.

Los datos a colocar en cada solapa del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas.

Segmento de área de vtas

Debe ser mantenida de acuerdo a cada área de vta, la info a registrar es diferente según cada área de vtas en la que el cliente opere con la org. Puesto que no es lo mismo operar con un canal de distr de vta minorista a uno mayorista.

Los datos de área de vta del maestro de cliente se definen con estas etiquetas en el sistema:

• Vtas: oficina de vtas, moneda, distrito de vtas, grupo de precios.
• Expedición: condiciones de exp, centro suministrador, zona de transporte.
• Doc de FC: clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.
• Fn de interlocutor: destinatario de merc, destinatario de fc, pagador.

Maestro de clientes y grupo de cuentas

El grupo de cuentas controla qué datos son registrados en un maestro y como debe ser guardado.

Ya están definidos en el sistema SAP estándar como:

• 0001 solicitante
• 0002 destinatario de mercaderias
• 0003 pagador
• Otros

Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro

Es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro, se puede modificar luego teniendo recaudos sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de cargar otros.

La separación con grupos de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: los destinatarios de merc, pagadores y receptores de fc con otros. Estos diferentes maestros se pueden vincular dsp, mediante Determinación de Interlocutores.

Controles de los grupos de cuentas

El grupo de cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. No es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de FI, pero si es posible si sólo se encuentra creado el sector +area de vtas y mandante.

Agrupación posible de maestros que permite:

1. Determinar el rango de número de las cuentas

2. El status campo en el registro maestro

3. Si la cuenta es de cliente esporádico

Es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial. Permite la agrupación de los maestros con características principales.

Rangos de números para grupos de cuentas

Se define un rango de números para cada grupo de cuentas, para la identificación del registro.

El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc se realiza en una tabla de config del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificación de 2 dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo del mismo y la característica de asignación.

La asignación identifica si el código del registro es propuesto por el sistema (Interna) o por el usuario (Externa)

En la interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente número disponible para el rango de números.

En la externa, el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por lo que no se puede visualizar el consumo con certeza.

Los intervalos no pueden solaparse, el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el 00.

Crear rangos de números de deudores:

• IMG: Referencia SAP

• Gestión financiera

• Contabilidad de deudores y acreedores

• Cuentas de deudor

• Preparar creación de datos maestros de deudores

• Crear rangos de números de ctas deudores

Transacción XDN1Se pueden ver todos los intervalos que se pueden visualizar, modificar o crear para los grupos de cuentas.

Asignación de rangos de números de deudores:

Una vez que los intervalos son mantenidos y configurados, se deben asignar al grupo de ctas.

• IMG Referencia SAP

• Gestión Financiera

• Contabilidad de deudores y acreedores

• Cuentas de deudor

• Preparar creación de datos maestros de deudores

• Asignar rangos de números a grupos de cuenta para deudores

Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de ctas.

Status campo de los grupos de ctas

El grupo de ctas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, para asegurarse que el usuario no deje incompletos ciertos datos, se determinan ciertos campos de "entrada obligatoria"

El status campo puede ser configurado directamente en el customizing del grupo de ctas.

Definir el status campo del grupo de ctas es imprescindible para evitar errores en las transacciones que invocan la info del maestro para que el usuario se exija en la entrada de creación del cliente. Tmb tener cuidado al establecer campos obligatorios que luego la transacción los tiene como suprimidos. Lo mejor es definir en las trasacciones los campos como opcionales y que el grupo de ctas determine el status que se desea volcar en ese campo.

Determinación de Status campo

• IMG Ref SAP

• Gestión financiera

• Contabilidad de deudores y acreedores

• Cuentas de deudor

• Preparar creación de datos maestros de deudores

• Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

Al seleccionar cualquiera de los grupos de ctas creados, presionar en la opción Desglosar Status campo y se ingresa a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/área del maestro (Nivel mandante, segmentos o datos de sociedad -FI- y segmento área de vtas -SD-)

Al hacer doble click en datos grales,está la opción de todos los grupos de status campo disponibles. Por ej, en subgrupo Dirección, se ve que el Nombre1/Apellido es entrada obligatoria, pero el Tratamiento es un dato opcional.

Al pocisionarse en cualquier subgrupo, se visualizan los campos que comprende con la opción Lista de subgrupos en la parte superior.

Los datos maestros pueden ser afectados por el status campo contenido en el grupo de cta y tmb por la transacción que se utilice (visualización, modificación y creación) Se pueden determinar campos que en la modificación estén visualizables, ya que son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.

Modificaciones para la transacción

• IMG Ref SAP

• Gestión financiera

• Contabilidad de deudores y acreedores

• Cuentas de deudor

• Preparar creación de datos maestros de deudores

• Definir formato de pantalla por actividad (deudores)

Se encuentra cada una de las actividades para los maestros: Creación, modificación y visualización. Y con los grupos de campos se puede modificar su status de campo.

Entonces, el status de campo de un maestro está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad)

Se debe tener cuidado en la combinación, si se setea en la config del IMG que un campo tiene status campo en el grupo de cta como entrada obligatoria y en la actividad de creación lo configuramos como Suprimir, la combinación de S.C arrojará un error, xq hay una inconsistencia al tener un campo entrada obligatoria y a la vez no está para completar.

La cuenta normal o cuenta ocasional (CPD)

Los registros maestros especiales se crean para los clientes esporádicos, ocasionales o eventuales.

A diferendia de otros registros, uno definido como CPD (cuenta pro diversos) no contiene info sobre un cliente específico, ya que la cuenta se utiliza para más de un cliente. Por esto, se deben suprimir los campos específicos de cliente en los status campos.

Los datos específicos se ingresan en la creación del documento, ya que antes no tenemos los datos.

Determinar que una cuesta es CPD

• IMG Ref SAP
• Gestión financiera
• Contabilidad de deudores y acreedores
• Cuentas de deudor
• Preparar la creación de datos maestros de deudores
• Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores)

Al seleccionar el grupo de ctas deseado se puede tildar la opción Cuenta pro diversos, para que quede habilitada como esporádica.