✒️SAP SD / El grupo de cuentas Por Aixa Romeu

MAESTRO DE CLIENTES

Los datos maestros del cliente engloban todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente. El maestro de clientes agrupa los datos en categorías:

• datos generales
• datos del área de ventas
• datos de sociedad

Datos generales

Son datos relevantes para contabilidad y comercial que se almacenan de manera central a nivel de mandante para así evitar la redundancia de datos. Estos datos son válidos para todas las unidades organizativas del mandante. Los datos generales son indistintos a una unidad organizativa, por lo que son independientes de ellas. Las etiquetas de segmento y sus campos son:

• Dirección: nombre, dirección, idioma
• Datos de control: información de impuestos
• Pagos: datos bancarios
• Marketing: clasificación del cliente y la industria
• Puestos de descarga: horas de entrada de la mercadería
• Datos de exportación: datos para el control de las exportaciones
• Personas de contacto: dirección de interlocutores comerciales

Los datos a colocar dentro de cada una de las pestañas del segmento está controlada por el status campos del grupo de cuentas.

Datos del área de ventas

Se determinan para el nivel comercial y son válidos para la org. de ventas, canal y sector que componen el área de ventas específica. Los datos se tienen que mantener por cada área de ventas, ya que la información a registrar será diferentes de acuerdo a cada área de ventas en la que el cliente trabaje con la empresa (ej. canal minorista y canal mayorista). Las etiquetas de segmento y sus campos son:

• Ventas: oficina de ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de ventas
• Expedición: condiciones de expedición, centro suministrador, zona de transporte…
• Documento de facturación: clasificación IVA repercutido, condiciones de pago, …
• Funciones del interlocutor: destinatario mercancía, responsable de pago, destinatario factura…

Datos de sociedad

Al ser datos creados en sociedad, son relevantes para contabilidad.

MAESTRO DE CLIENTES Y GRUPOS DE CUENTAS

Los grupos de cuentas controlan qué datos se registran en un maestro y cómo deben guardarse. Eso se establece en la creación del dato maestro y es posible modificarlo más tarde, pero se debe ser cauto, ya que puede conllevar posibles pérdidas de datos o la necesidad de cargar otros.

Los grupos de cuentas en SAP estándar son

• 0001 solicitante
• 0002 destinatario de mercancías
• 0003 pagador
• Otros

La separación del grupo de cuentas permite agrupar los clientes con una numeración y el resto de interlocutores con otra y se podrán vincular entre ellos en la determinación de interlocutores.

CONTROLES DEL GRUPO DE CUENTAS

El grupo de cuentas es una variable que hay al entrar un nuevo registro maestro, es decir, es un control para todos los datos maestros de un interlocutor comercial que no permite modificación si se ha creado este maestro desde el segmento de finanzas, pero sí lo permite si sólo hay creada el área de ventas y el mandante. Al final se trata de una agrupación posible de maestros que permite:

• Determinar el rango de números de las cuentas
• Status de los campos en el registro maestro
• Si la cuenta es de cliente o proveedor esporádicos
• La agrupación de los maestros con características principales

RANGOS DE NÚMEROS PARA GRUPOS DE CUENTAS

El rango de números identifica un registro maestro a nivel mandante. El mantenimiento de estos rangos de número de cliente se encuentra en una tabla de Customizing, que contiene una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende, es decir

• el intervalo en sí (rango de número X a número Y)
• el consumo del mismo (último número de interlocutor registrado)
• la característica de la asignación (interna o externa)

En la transacción XDN1 se pueden crear, modificar y visualizar los grupos de cuentas.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión Financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Crear rangos de números de ctas de deudores (transacción XDN1)

Característica de asignaciones

Al asignar un rango de números a un grupo de cuentas, los datos maestros quedarán determinados dentro del intervalo de dicho rango. Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuentas.

Hay dos tipos de asignación:

• Asignación interna: propuesta por el sistema
• Asignación externa: propuesta por el usuario

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión Financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Asignar rangos de números a grupos de cuenta para deudores

Intervalos

Los intervalos no se pueden solapar, es decir, el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.

STATUS CAMPO DE LOS GRUPOS DE CUENTAS

El grupo de cuentas se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro y su status se puede configurar desde el customizing el grupo de cuenta, por ejemplo, si un campo debe ser obligatorio. De hecho, definir el status campo es vital, ya que permite evitar errores en aquellas transacciones que usan los datos del maestro al momento de la creación.

Determinación status campo

El customizing del grupo cuenta permite visualizar el campo, determinar si es obligatorio u opcional, y suprimirlo. Al entrar veremos todos los grupos de cuentas disponibles como solicitante, destinatario, etc. y seleccionamos Desglosar Status Campo, que muestra que dicho grupo está dividido en las áreas del maestro, es decir datos generales (nivel mandante), datos de sociedad (FI) y datos de área de ventas (SD).

Con doble click entramos en uno de estos segmentos, que muestra la lista de entradas que lo conforman. SAP también ofrece la opción de lista de subgrupos para ver dentro de dicha entrada, qué campos son obligatorios al momento de registrar un maestro en ese grupo de cuentas. Los campos pueden ser visualizables en la modificación, aunque una vez creado no sean deseados.

Atención: El status campo de un dato maestro está determinado por la suma de grupo de cuenta y transacción (actividad), es decir, los datos maestros quedan afectados también por la transacción en la que se utilizan (visualización, creación y modificación). Establecer campos como obligatorios en un grupo de cuentas para transacciones que los tienen como suprimidos, generaría inconsistencias. Es mejor definirlos como opcionales y que el grupo de cuentas determine el status a volcar en ese campo.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión Financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir grupo de cuenta con formato de pantalla (deudores)

CUENTA NORMAL O CUENTA OCASIONAL (CPD)

Los registros maestros especiales son para aquellos clientes esporádicos llamados también CPD (cuenta pro diversos). A diferencia de los otros registros maestro no contiene información de un cliente, ya que esta cuenta se utiliza para más de un cliente y por ello deben suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos. Los datos específicos se informan en la creación del documento, que es cuando se conocen.

Ruta: SPRO > IMG Referencia SAP > Gestión Financiera > Contabilidad de deudores y acreedores > Cuentas de deudor > Preparar creación de datos maestros de deudores > Definir grupo de cuenta con formato de pantalla (deudores)