Las unidades organizativas del sistema SAP representan la estructura de una organización empresarial. Es decir, las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.
En el módulo de Ventas y Distribución SD se utilizan diversas unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución.
Otras unidades organizativas, como la sociedad o el centro, son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema (si bien las mismas pertenecen a otro módulo).
Pero existen solo algunas que son pertenecientes a la configuración del módulo de ventas. Las otras son asignadas a SD pero creadas en otros módulos como FI y MM.
La sociedad, es una unidad contable independiente, la misma representa una entidad legal, una empresa,
una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuadro de resultados.
En la sociedad se registran todas las transacciones contables y la creación de todos los comprobantes para el cierre legal de una cuenta individual.
La organización de ventas es una unidad organizativa del módulo de SD que agrupa la empresa según
las necesidades comerciales. El fin de esta unidad es la responsabilidad de la distribución de mercaderías
y servicios. En consecuencia, es también responsable de los productos vendidos y ante el derecho del
cliente a reclamar.
La organización de ventas también cumple con la finalidad de poseer, por ejemplo, un subsector regional, nacional o internacional del mercado
Una Organización de ventas se asigna exclusivamente a una sociedad.
Mínimamente, debemos tener creada una organización de ventas para utilizar el módulo de ventas y
distribución
Más de una organización de ventas puede asignarse a la misma sociedad. Pero una sociedad no puede vender productos de una organización de ventas que pertenece a otra sociedad.
La organización de ventas, en la jerarquía, es el nivel más alto de totalización de valores y deberemos tener en cuenta este detalle para las estadísticas de ventas de los reportes que veremos en próximas unidades.
Además, TODOS los documentos comerciales (pedidos, entregas de salidas o despachos y documentos de facturación) y datos maestros (clientes, precios y material) serán asignados a una organización de ventas.
El canal de distribución caracteriza la forma en que las mercancías y los servicios se distribuyen
La organización de ventas puede tener asignados varios canales de distribución. Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos, un canal de distribución creado
Los canales de distribución pueden establecerse según la estrategia de mercado u organización interna de la empresa.
Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicación en la modificación de los datos maestros de clientes y precios, para las transacciones comerciales que ejecute.
Los canales de distribución asignados a la organización de ventas nos permiten:
- Definir responsabilidades.
- Llevar a cabo una estructura de precios flexibles.
- Diferenciar estadísticas de ventas
El sector cumple la función de agrupar materiales y servicios.
Varios sectores se pueden asignar a una misma organización de ventas. Para utilizar las funciones comerciales del sistema, se necesita de por lo menos, un sector disponible.
El Sector representa un determinado grupo de productos. De esta manera, puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, por ejemplo. Y también llevar a cabo análisis o reportes por sectores.
El área de ventas es una combinación de:
- Organización de ventas.
- Canal de distribución.
- Sector.
Los documentos de ventas (comerciales) se asignan solamente a una área de ventas y la misma no puede ser modificada.
Puesto que la organización de ventas se encuentra relacionada unívocamente a la sociedad, consecuentemente, el área de ventas, por esta vinculación, se mantiene ligada a una única sociedad.
No sólo los documentos comerciales son creados dentro de un área de ventas específica. Los datos maestros de los
interlocutores comerciales (solicitante, destinatario de mercancías, receptor de factura, etc), materiales, maestros de precios y descuentos son creados a este nivel.
La verificación se lleva a cabo al momento de registrar el documento comercial, puesto que el mismo al ser creado para una área de ventas sólo podrá utilizar los registros maestros disponibles en la misma.
Es importante saber que una estructura organizativa compleja con muchas combinaciones de áreas de
ventas puede requerir el mantenimiento de maestros continuamente.