✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

Principios Basicos de Estrategia de Liberacion

1. Estrategias de Liberacion - Generalidades: Es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberacion o aprobacion de documentos. En caso de las SolPed se presentan dos opciones de utilizacion:

1.1 Liberacion individual de cada item del documento: En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los items que constituyen el documento, es decir, a nivel de item.

1.2 Liberacion simultanea de todo el documento: En este caso son aprobados en forma colectiva o glabal de todos los items, es decir, la liberacion se efectua a nivel de cabecera o documento.

Aunque SAP brinda las dos opciones durante el proceso de parametrizacion, el primero de los mencionados es el utilizado en el universo de los casos.

Las estrategias estan formadas por dos parametros, a saber:

• Grupos de Liberacion: el sistema utiliza la sigla R1 para las SolPed, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.
• Estrategias: se utilizan codigos de dos espacios con combinaciones de letras y numeros para diferenciar las diversas estrategias.

La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una SolPed exista un mecanismo de aprobacion del mismo antes que continue con el proceso.

Dicho procedimiento implicara la intervencion de uno o varios ciclos o pasos de aprobacion, a cargo de los denominados "Aprobadores", los que participan de acuerdo a pautas preestablecidas que veremos a continuacion.

2. Condiciones generales: En el diseño de las Estrategias de Liberacion se tienen en cuenta los criterios segun los cuales, se agruparan y asignaran los documentos a aprobar.

De acuerdo al contenido de cada SolPed, se estableceran diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobacion a diferentes responsables.

Podrian establecerse normas de liberacion segun las siguientes caracteristicas:

• Tipo de Imputacion
• Grupo de articulos
• Centro
• Centro de Costo

3. Condiciones de Importes: Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las Estrategias de Liberacion sera la definicion de escalas de importes que determinan los niveles o estapas de aprobacion de un documento.

4. Condiciones de Aprobacion - Requisitos: Cuando un documento presenta dos o mas niveles de aprobacion, se pueden presentar dos escenarios diferentes, a saber:

4.1 Con definicion de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condicion necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

4.2 Sin definicion de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedaran relevados de la necesidad de liberar.

5. Estados de la Liberacion: A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberacion del documento, esto es, que nivel ya se encuentra liberado, se definen indicadores de liberacion que se asociaran a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.

6. Niveles de liberacion - Ejemplos: Utilizaremos la transaccion ME53N para acceder a la visualizacion de la Estrategia de liberacion de una Solicitud de pedido madiante la solapa "Estrategia liberacion" de cada posicion.

En este ambiente de Formacion hemos definido hasta 4 niveles de aprobacion, no obstante, SAP admite hasta 8 niveles como maximo.

7. Clasificacion - Informacion de seleccion: Los datos ingresados hasta aqui determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora, sera el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

Si bien, la configuracion de esta seccion es parte de las responsabilidades de los consultores, es muy importante que tu lo conozcas, porque en un futuro proximo, puedes ser el responsable de diseñar el esquema de estrategias que satisfagan los requisitos de control y seguridad del departamento y seras un interlocutor ideal para los responsables de su configuracion.

8. Cuestiones practicas - Tips: A continuacion se mencionaran algunos trucos o conocimientos practicos:

• Si la formacion del documento no concuerda con ninguna estrategia no estara sujeto a ningun proceso de aprobacion.
• Si dos estrategias duplican el criterio de aprobacion, siempre sera tenida en cuenta una de ellas.
• El criterio de aprobacion segun el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe minimo, debajo del cual no se requiere aprobacion alguna.
• Una SolPed sera dada por liberada cuando hayan sido aprobados todos los niveles.
• La definicion de las estrategias se realiza desde la parametrizacion del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.
• Junto con la creacion de nuevas estrategias de liberacion se requiere la definicion de nuevos roles que seran asignados a los usuarios correspondiente, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

9. Liberacion de Documentos - Procedimientos: Cuando una SolPed esta sijeta a alguna estrategia de liberacion, presenta la solapa correspondiente a nivel del item. Donde se observa la siguiente informacion:

• Grupo de liberacion (R1)
• Estrategia de Liberacion (12)
• Indicador de Liberacion (A)
• Codigos / Niveles de Liberacion (10 / 11 / 12)

Utilizaremos la transaccion ME54N para acceder a la liberacion de cada una de las posiciones del documento. De igual manera procederemos para revocar la misma.

10. Perdida de Liberacion: Cuando a un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberacion y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales esta sujeta la estrategia.

En este caso, debera ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transaccion ME54N, la misma permite la cancelacion de la aprobacion con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.