✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS
En esta parte se aprenderá a todo lo referente al proceso de compras detallando cada paso y documentos relacionados al proceso.
El proceso de compras constituye un componente de la GESTIÓN DE MATERIALES y el encargado de la adquisición de materiales, bienes y servicios externos mediante la planificación de materiales, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación.
GESTIÓN DE MATERIALES (MM) está relacionado con varias áreas de la empresa en cuanto a que:
· Relacionado con FINANZAS (FI) para llevar a cabo registros contables.
· Relacionado con MANTENIMIENTO (PM) en cuanto a tareas de adquisición de materiales, repuestos y herramientas para mantenimiento de plantas y maquinas.
Las etapas que constituyen el proceso de adquisición de materiales hasta la verificación de factura son:
las necesidades de os materiales se identifican a través del proceso de planificación de las necesidades o la demanda de material para poder llevar a cabo tareas de CONTROL DE STOCK. La verificación de los niveles stock definidos en el registro maestro, la utilización del método PUNTO DE PEDIDO y los pronósticos basados en consumo anterior son aspectos de gran importancia. Dentro del sistema SAP el usuario puede introducir las SOLPED (SOLICITUDES DE PEDIDOS) o bien el sistema de Planificación y control de necesidades la puede genera de forma automática.
La creación de SOLPED o SOLICITUD DE PEDIDOS es un documento generado por cualquier sector o departamento de la empresa, para la adquisición de bienes y servicios. La creación puede ser manual o automática creada por el área de compras o por otras áreas o ámbitos de SAP (VENTAS, MANTENIMIENTOS, PRODUCCIÓN)
La SOLICITUD DE PEDIDO puede tener asociada la ESTRATEGA DE LIBERACIÓN que no es más que la aprobación de las compras por parte de los responsables para ellos. Depende de varios aspectos importantes dentro del documento tales como CENTRO, GRUPO DE ARTICULOS, CENTRO DE COSTOS y LAS IMPUTACIONES RESPECTIVAS. Entre otros.
El componente de compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamientos potenciales de acuerdo a su desenvolvimiento y solvencias anteriores y contratos y existentes. Se crea el proceso de creación de peticiones de oferta (cotizaciones), que pueden enviarles a los proveedores a través de E-mail, FX o EDI.
El sistema permite el ingreso de otras ofertas de proveedores y realizar tareas de comparación para proceder a la elección a partir de previa calificación (PRECIO, CALIDAD, CUMPLIMIENTO, ANTECEDENTES, ENTREGA Y SERVICIO)
El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la CREACIÓN DE PEDIDO. Al igual que la SOLICITUD DE PEDIDO el usuario puede crearla o el sistema lo puede generar automáticamente.
El PEDIDO puede tener asociada la ESTRATEGA DE LIBERACIÓN que no es más que la aprobación de las compras por parte de los responsables para ellos. Depende de varios aspectos importantes dentro del documento tales como CENTRO, GRUPO DE COMPRA, GRUPO DE ARTICULOS, CENTRO DE COSTOS y LAS IMPUTACIONES RESPECTIVAS. Entre otros.
El registro dentro del sistema de todas las ENTRADAS DE MERCANCIAS confirma su ingreso mediante el código o número de pedido. La PARAMETRIZACIÓN en cuanto a tolerancias, cantidades máximas, cantidades mínimas, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
El sistema permite la VERIFICACIÓN DE FACTURA enviada por el proveedor. Se procede a la validación de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos de pedidos y entrada de mercadería además de la PARAMETRIZACIÓN del documento.
El proceso de ciclo de aprovisionamiento comienza con la SOLPED (SOLICITUD DE PEDIDO) como necesidad de provisión, luego se procede a la generación del PEDIDO DE COMPRA al proveedor y luego mas tarde se realiza la recepción de la mercadería, se cheque y se registra la factura. Como vemos todo forma parte de un proceso.
SAP determina la selección y evaluación del proveedor en cuanto a TAREAS DE COMPARACIÓN DE PRECIOS, PRECIO CALIDAD, CUMPLIMIENTO, GARANTÍA.
una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a espera de recibir el material,; posterior a ello, se procesará la recepción de material, verificación de factura y el registro de la deuda por cuentas a pagar. gestionado por FI
Ø El sistema crea la petición de oferta (COTIZACIÓN) a partir de una SOLICITUD DE PEDIDO y luego es replicada para enviarla a varios proveedores.
Ø A partir del resultado anterior, se procederá a enviar un informe al proveedor escogido y se enviará a modo de gentileza, una nota explicativa a los proveedores que hayan sido rechazados.
2 Agradecimientos:
Han agradecido este aporte: Vileidy Espinoza, Maria Benitez Corzo
Sobre el autor
Publicación académica de Julio Antonio Shur Lozada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Julio Antonio Shur Lozada
Profesión: Lic. Msc Gerencia Logística - Venezuela - Legajo: QV91F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Especialista en logística y gestión de la cadena de suministros. capacitado en tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución.
Certificación Académica de Julio Shur
