✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS
PROCESO DE COMPRAS, es un componente de la Gestion de Materiales y el encargado de la adquisicion de Bs. y Serv. externos mediante la planificacion de necesidades, eleccion de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturacion del proveedor.
Esta relacionado con SD (para abastecer los pedidos de ventas); con FI (con los registros contables); con PP y PM (proveyendo requerimientos de repuestos, insumos o servicios).
ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRAS
- DETERMINACION DE NECESIDAD; las necesidades se identifican por medio de la planificacion y control de necesidades o la demanda para control de stock. El usuario puede crear las SolPe o bien el sistema automaticamente a traves de la planificacion y control de necesidad (MRP)
- CREACION DE SOLPE; es un documento generado por cualquier sector de la empresa como propuesta para la adquisicion de Bs. y Serv. Puede generarse manual o automaticamente.
- LIBERACION DE SolPe; a traves de las Estrategias de Liberacion se realiza el proceso de la aprobacion de compra por parte de los responsables. Las estrategias son opcionales y dependen de varios parametros (Ce, CeCo, etc) y el importe total de cada uno de los items.
- DETERMINACION FUENTE DE APROVISIONAMIENTO - COTIZACION; se puede seleccionar en base a pedidos anteriores y contratos de entrega existentes a largo plazo. Se da origen a la peticion de oferta (una por cada proveedor) y luego se registran las respuestas (cotizaciones) de los oferentes.
- SELECCION DEL PROVEEDOR - COMPARACION DE OFERTAS; se ingresan las ofertas de los diversos proveedores y se realiza la comparacion de las mismas dando una calificacion en funcion a calidad, precio, cumplimiento, antecedente, servicio, entrega.
- GESTION DE PEDIDO; puede tener asociada la estrategia de liberacion para el proceso de aprobacion de la compra por parte de los responsables. Es opcional y depende de varios parametros (Ce, Org. compr., Grupo de compra, CeCo, grupo de articulo, etc) y del importe total del documento.
- RECEPCION O ENTRADA DE MERCANCIA; se confirma el ingreso de la mercaderia mediante el numero de pedido asociado. Se pueden definir tolerancias en cantidades minimas - maximas que permiten validar la aceptacion del envio del proveedor.
- RECEPCION Y CONTROL DE FACTURA; se realiza la VF, se validan desviaciones de cantidad y precio ya que el sistema permite el acceso al Ped y a la EM.
CICLO DE APROVISIONAMIENTO; se inicia con una SolPe, se genera el Ped al proveedor y se recepciona la mercaderia o el servicio, se chequea y se registra la factura.
SolPe ------ Ped ------ EM ------ VF
- MRP permite la creacion automatica de SolPe basadaa en los requerimientos expresados en cada sector o la necesidad de actualizacion de stock.
- Ped se puede crear automaticamente en base a la SolPe donde se indica un proveedor y se ha sido configurado en el maestro del material y del proveedor.
- Asociado a la EM se puede enviar una aviso de entrega automaticamente al proveedor.
- SAP permite la facturacion automatica siempre que se haya configurado.
CICLO DE SELECCION Y PEDIDO; la seleccion del proveedor se basa en las propuestas de cotizacion que envian los proveedores y responde a una evaluacion en funcion a precio, calidad, cumplimiento, garantia, etc.
Determ. de la Nec. ------ Peticion de oferta ------ Comparacion de oferta ------ Pedido
- Compras determina la necesidad de Bs. y Serv.
- Compras genera peticiones de oferta y envia a cada proveedor; las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
- Compras utiliza las cotizaciones regsitradas para ejecutar un proceso de comparacion y eleccion de la propuesta mas conveniente.
- El resutlado de las cotizaciones puede generar automaticamente el Ped y las comunicaciones de rechazo a los otros proveedores.
RECEPCION DE MERCADERIA Y FACTURACION; definiendo el proveedor y enviado el pedido, se esta a la espera de la entrega del material o servicio y gestion de aceptacion, luego se procedera con la recepcion y verificacion de la factura y consecuentemente el registro de la deuda en CxP.
EM ----- VF
- Al momento de la EM basada en un Ped, el sistema verifica la cantidad entre ambos documentos y admite desvios en cantidades o porcentajes previa parametrizacion.
- VF corrobora la informacion con el Ped y la EM y tambien admite desvios.
DETERMINACION DEL PROVEEDOR
- Se crea el Ped de oferta a partir de la SolPe y se envia a cada proveedor.
- Se reciben las cotizaciones de los proveedores y se ingresan al sistema, donde se genera un informe con el resultado mas conveniente segun las calificaciones indicadas.
- Luego se envia el Ped al proveedor escogido y a modo de gentileza se envia una nota al resto de los proveedores rechazados.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Mayerly Ojeda Hernandez
Sobre el autor
Publicación académica de Martha Monica Medina Paz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Martha Monica Medina Paz
Profesión: Licenciatura en Auditoria y Finanzas - Bolivia - Legajo: HJ87S
✒️Autor de: 66 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Martha Medina