✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

ETAPAS Y DOCUMENTOS EN EL PROCESO DE COMPRAS

Proceso de compras: encargado de la adquisición de materiales.

• Planificación de necesidades
• Elección de la mejor fuente de aprovisionamiento
• Seguimiento de la entrega
• Facturación del proveedor

Etapas del proceso de compras

1. Determinación de necesidades: mediante planificación y control de necesidades o demanda de sotck. Método Punto de pedido (hace referencia al stock mínimo de un producto). Se pueden introducir "Solicitudes de pedido" o bien el sistema puede generarlas automáticamente MRP
2. Creación de la Solicitud de Pedido: documento generado por cualquier sector de la empresa ya sea manual o automáticamente.
3. Liberación de la Solicitud de Pedido: el pedido puede tener asociada una "Estrategia de liberación" que es la aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Es opcional.
4. Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: el componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento basándose en pedidos anteriores o contratos de entregas existentes. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes.
5. Selección del Proveedor - Comparación de ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas de diversos proveedores o similar escenarios de determinación de precios, comparando ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (precio, calidad, cumplimiento, antecedentes, etc)
6. Gestión del Pedido (Orden de Compra): Compras toma la información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. Se puede hacer manual o automáticamente. Admite otros documentos como Planes de entregas y Contratos.
7. Liberación del Pedido: El Pedido puede tener asociado la llamada " Estrategia de liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Y de manera similar a la Solicitud de Pedido. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, Grupo de artículos, entre otros) y del Importe total del documento
8. Recepción o entrada de mercadería: El registro en el sistema de la recepción o " Entrada de Mercadería" confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
9. Recepción y control de factura: El sistema permite la " Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento

Proceso manual: Se inicia con una SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.

Tips

• - La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de Solicitudes de Pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.
• - Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
  
• - Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
  
• - SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

Proceso de Compras - Ciclo de selección y pedido

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.).

• El Área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).
• El Área de Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
• El Área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
• El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

Proceso de compras - Recepción de mercadería y facturación

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el módulo FI).

• Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.
• El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).

Proceso de Compras - Determinación del proveedor

• Tal cual se refleja en los documentos que serán registrados en SAP, se crea una Petición de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada (como documentos diferentes pero con información casi idéntica) para ser enviadas a cada proveedor.
• Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente, a partir de las sendas calificaciones.
• A partir del resultado del paso anterior, se enviará el Pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.