✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
PROCESO DE COMPRAS - DEFINICIÓN Y ETAPAS
El proceso de Compras es un componente de la Gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del Proveedor.
- DETERMINACIÓN DE NECESIDADES: Se identifican por medio de la planificación y control de necesidades o la demanda para el control de stocks.
- CREACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO: Documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creación puede ser manual o automática
- LIBERACIÓN DE LA SOLICITUD DE PEDIDO: Proceso (opcional) de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente.
- DETERMINACIÓN DE LA FUENTE DE ADQUISICIÓN - COTIZACIÓN: El componente compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo (acelera el proceso de creación de peticiones de oferta).
- SELECCIÓN DEL PROVEEDOR - COMPARACIÓN DE OFERTAS: SAP permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores, o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas a partir de la previa calificación de los oferentes
- GESTIÓN DEL PEDIDO: Para la creación del pedido se toma información de la solicitud y de la oferta, se pueden generar manual o automaticamente.
- LIBERACIÓN DEL PEDIDO: Proceso (opcional) de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente.
- RECEPCIÓN O ENTRADA DE MERCADERÍA: Registro de la recepción que confirma su ingreso mediante un número de pedido asociado. La validación de esta esta en función a la tolerancia, cantidades mínimas y máximas, etc.
- RECEPCIÓN Y CONTROL DE FACTURA: Se validan las desviaciones de cantidades y precios (Pedido y Entrada de Mercadería)
PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE APROVISIONAMIENTO
Documentos de compra asociados a un proceso manual:
- Solicitud de Pedido
- Pedido
- Entrada de Mercadería
- Recepción de Factura
MRP permite la creación automática de Solpeds basados en requerimientos de cada sector o la necesidad de actualización de stock.
Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en la Solped, donde se indico el proveedor y si se configuro en el maestro del material y proveedor.
Basado en la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
SAP dispone de la Herramienta de Facturación Automática, que permite registrar facturas de proveedores automáticamente (se configura en la parametrización)
PROCESO DE COMPRAS - CICLO DE SELECCIÓN Y PEDIDO
Las etapas para la selección del proveedor y creación del pedido son:
- Determinación de Necesidades
- Petición de ofertas
- Comparación de Ofertas
- Pedido
- El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas MRP y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposiciones, ventas, mantenimiento, producción, etc.)
- El área de Compras genera peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
- El área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
- El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
PROCESO DE COMPRAS - RECEPCIÓN DE MERCADERÍA Y FACTURACIÓN
Una vez definido el proveedor y enviado el pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar.
- Al registrar la entrada de mercancía basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización
- El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento lo que requiere la correcta configuración del módulo FI.
PROCESO DE COMPRAS - DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR
- La petición de Oferta se genera a partir de una Solicitud de Pedido y luego se replica para ser enviada a cada proveedor.
- Cuando son recibidas las respuestas de los proveedores, la información es registrada en el sistema, donde se genera un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente.
- A partir del resultado se enviara el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción a modo de gentileza de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
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Sobre el autor
Publicación académica de Maria De Los Angeles Sanjines, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Maria De Los Angeles Sanjines
Profesión: Ingenieria de Sistemas - Bolivia - Legajo: CW40E
✒️Autor de: 62 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Maria Sanjines
