✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Etapas y documentos del proceso de compras
Procesos de compra -
Definición y etapas
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales donde los encargados de la adquisición de bienes y servicios mediante la planificación de necesidades eligen la mejor fuente de aprovisionamiento para luego hacer seguimiento de entrega y facturar al proveedor.
El proceso de compras modulo MM se encuentra estrechamente relacionado con :
- ventas SD para abastecer los pedidos de ventas.
- Contabilidad FI por medio de los registros contables.
- Producción PP y Mantenimiento PM por sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Componentes de las etapas del proceso de compras:
- Determinación de necesidades: Las necesidades de materiales se identifica por la planificación y el control de las necesidades de demanda, la regulación de los niveles de stock y los pronósticos basados en el consumo anterior permitiendo que los usuarios puedan realizar la solicitud de pedido o bien el sistema de planificación y control genere el pedido automáticamente.
- Creación de solicitud de pedido: Documento generado para la adquisición de bines o servicios y comienzo del proceso de compra. Este puede ser generado en cualquier ámbito de SAP (ventas, producción, mantenimiento entre otros). Proceso manual o automático.
- Liberación de la solicitud de pedido: En una solicitud de pedido se puede tener asociado la "estrategia de liberación" la cual es opcional y parametrizada con anterioridad, permitiendo a los responsables aprobar el proceso de compras.
- Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: Componente de compras que ayuda a identificar las fuentes de aprovisionamiento, esto acelera el proceso de creación de peticiones que pueden ser enviadas a los proveedores por fax, e-mail o EDI.
- Selección de proveedores - Comparación de ofertas: El sistema permite la comparación de varias ofertas a partir de la calificación de los oferentes y el ingreso de las ofertas de diferentes proveedores comprando calidad, precios, cumplimientos, servicios y entregas.
- Gestión de pedidos (orden de compra): El sistema toma la información de la solicitud y de las ofertas para facilitar la creación del pedido. Proceso manual o automático.
- Liberación del pedido: Similar a la liberación de la solicitud del pedido.
- Recepción o entrada de mercadería: Registro de mercancía en el sistema donde se confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado
- Recepción y control de facturas: El sistema facilita la validación de la factura revisando las cantidades y precios dado que el sistema tiene la información del pedido y la entrada de mercancía.
Ciclo de aprovisionamiento
Flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual: este inicia con la creación de la SOLPED como necesidad de la provisión y se genera el pedido de compra al proveedor, para luego la mercancía ser recibida, verificada y registrada la factura del proveedor. Este proceso también puede ser automático.
pasos: Solped - Pedido - Entrada de Mercancía - Recepción de factura
Importante : para tener en cuenta
- MRP: Herramienta de planificación de necesidades, permite la creación de solped basada en las necesidades de actualizar el stock para cada sector.
- Si se ha configurado en el maestro y el proveedor se puede generar un pedido basándose en la información de la solped.
- La entrega de mercancía puede ser enviada automáticamente al proveedor.
- SAP permite la facturación automática si ha sido previamente configurado.
Ciclo de selección y pedido
SAP posee un herramienta que permite determinar la necesidades de aprovisionamiento y selección del proveedor mas adecuado, basándose en la cotización realiza la comparación en ( precios, calidad, cumplimiento, garantías etc) siendo parametrizado con anterioridad puede ejecutar esta operación.
Etapas para la selección de proveedores y la creación de pedido:
Determinación de la necesidad - petición de ofertas - comparación de ofertas - Pedido
Importante : Particularidades a tener en cuenta:
- El área de compras determina las necesidades de bines y servicios basados en el sistema MRP.
- Las peticiones de oferta son enviadas al proveedor y las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
- Los resultados de las cotizaciones pueden generar automáticamente el pedido e informar al proveedor del rechazo de su cotización.
Recepción de mercadería y facturación
Ya definido el proveedor se envía el pedido para luego recibir los materiales o servicios adquiridos, posteriormente se procesa la recepción de la mercancía y verificación de la factura la cual será registrada en el modulo FI de deuda - cuentas por pagar.
Entrada de mercancía - Recepción de factura
Importante:
- Cuando se registra la entrada de mercancía, el sistema verifica las cantidades entre recibido vs pedido permitiendo desvíos parametrizados con anterioridad.
- El sistema verifica la información al momento de ingresar la factura comparándola con el pedido y permitiendo desvíos, generando los documentos contables asociados al movimiento y solicitando información adicional que complete dicha información requerida.
Determinación de proveedores
Esquema del proceso para la selección de proveedores encontrando el mas conveniente a partir de los pedidos anteriores.
- Inicia: Creando en SAP la solicitud de oferta con la información de la solicitud de pedido (solped) para luego ser enviada a cada proveedor.
- Al recibir las ofertas del los diferentes proveedores esta es ingresada al sistema, permitiendo la generación de un informe con los resultados de la oferta mas conveniente.
- Al tener la oferta mas conveniente se enviara al proveedor escogidos el pedido y al resto de proveedores la nota de rechazo.
Sobre el autor
Publicación académica de Julie Astrid Doncel Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Master
Julie Astrid Doncel Herrera
Profesión: Ingeniera Industrial - Colombia - Legajo: WB36Z
✒️Autor de: 111 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniera industrial, especialista en gerencia la calidad y auditoría interna, magister en administración y dirección de empresas, con más de 10 años de experiencia en módulo mm de sap.
Certificación Académica de Julie Doncel
