✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

Etapas y documentos del proceso de compras

1. Proceso de Compras - Definición y Etapas

El Proceso de Compras es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de Necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

* Se encuentra íntimamente relacionado con Ventas (SD) p/ abastecer los Pedidos de Ventas, con Contabilidad (FI) a través de registros contables, con Producción (PP) y Mantenimiento (PM) proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

1.1 Determinación de necesidades: las necesidades se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda p/ control de stocks. Los aspectos importantes en la definición de las necesidades son la verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del "Punto de Pedido" y los pronósticos basados en el consumo anterior. El usuario puede introducir Solicitudes de Pedido o el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

1.2 Creación de la Solicitud de Pedido: la solicitud de pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa p/ la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creación puede ser manual o automática, creada por el área de compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc).

1.3 Liberación de la Solicitud de Pedido: la solicitud de pedido puede tener asociada la llamada "estrategia de liberación", esto es, el proceso de aprobación por las partes responsables. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (centro, centro de costo, grupo de artículos, etc.) y por supuesto del importe de c/ uno de los ítems.

1.4 Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: el componente de compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores (por mail, fax, intercambio electrónico de documentos). Se crea una cotización p/ cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

1.5 Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicios, entrega)

1.6 Gestión del Pedido (Orden de compra): el sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta p/ facilitar la creación del pedido. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos completados por el sistema como planes de entregas y contratos.

1.7 Liberación del Pedido: de manera similar a la Solicitud de Pedido, el Pedido puede tener asociado la llamada "Estrategia de liberación", es decir, el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Dicha operación es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema. Centro, Grupo de Compras, Grupo de artículos, Centro de Costos y el importe del documento.

1.8 Recepción o Entrada de Mercadería: el registro en el sistema de la recepción o entrada de mercadería confirma su ingreso mediante el nro de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

1.9 Recepción y Control de Factura: el sistema permite la verificación de factura enviadas por los proveedores, se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas p/ el pago.

2. Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento

El flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual, se inicia con la SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servicio es recepcionada, chequeada y registrada la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.

SolPed - Pedido - Entrada de Mercancía - Recepción de Factura

- la herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite crear automáticamente las SolPed basadas en requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

- un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una SolPed donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

- asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega p/ ser enviado automáticamente al proveedor.

- SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

3. Proceso de Compras - Ciclo de selección y pedido

SAP provee de herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc)

Determinación de necesidad - Petición de Ofertas - Comparación de Ofertas - Pedido

- el área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (recepción, ventas, mantenimiento, producción)

- el área de compra genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

- el área de compras utilizará el registro de cotizaciones p/ ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente.

- el resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

4. Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el módulo FI).

Entrada de Mercancía - Recepción de Factura

- el registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, etc)

5. Proceso de Compras - Determinación del proveedor

La selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.