✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

Proceso de compras – Definición y etapas

Proceso de compras es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades (MRP), elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

** Se encuentra relacionado con Ventas SD para abastecer los pedidos de ventas, con contabilidad FI a través de los registros contables, con producción PP y mantenimiento PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

Proceso de Compras

Determinación de necesidades > Creación de solicitud de pedido > Liberación de solicitud de pedido > Determinación de fuentes de adquisición > Selección de Proveedor > Gestión del pedido > Liberación del pedido > Entrada de mercadería > Control de la Factura > Gestión de pago

Determinación de necesidades

Las necesidades de los materiales se identifican por medio de la planificación y el control de las necesidades o la demanda para el control de stocks. Son importantes en la definición la verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método “Punto de pedido” (dato maestro en el cual, se establece la cantidad mínima admitida para cada producto. Se toma en cuenta en algunos métodos de cálculo del MRP, también se le conoce como stock mínimo) y los pronósticos basados en los consumos anteriores. Las solicitudes de pedido pueden ser ingresadas por los usuarios o pueden ser creadas automáticamente.

Creación de solicitud de pedido (¿PR?)

Es una propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compra. Puede ser manual o automática creada por el área de compras o por otros modulos de SAP.

Liberación de solicitud de pedido

La “estrategia de liberación” es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables. Esta estrategia es opcional y depende de uno o más parámetros del sistema (Centro, Centro de costos) y por supuesto el importe total de cada uno de los ítems.

Determinación de fuentes de adquisición - Cotización

Ayuda a la identificación de fuentes de aprovisionamiento potenciales en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Acelera el proceso de peticiones de oferta, que se pueden enviar a los proveedores por fax, email o EDI. Se crea una cotización para cada uno de los oferentes y se registra la respuesta en el sistema.

Selección de Proveedor – Comparación de ofertas

SAP permite ingresar las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precios, permitiendo la comparación de varias ofertas a partir de la previa calificación de los oferentes.

Gestión del pedido (orden de compra)

El sistema de compras toma la información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. Se pueden generar de manera automática o el usuario los puede generar. También se admiten otros documentos como planes de entrega y contratos.

Liberación del pedido

La estrategia de liberación es el proceso de la aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Y también de la solicitud de pedido. Es una estrategia opcional y depende de varios parámetros del sistema (Centro, grupo de compra, centro de costo, grupo de artículos) y del importe total del documento.

Entrada de mercadería

La entrada de la mercancía se asocia a un numero de pedido. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envió del proveedor.

Control de la Factura

Se permite la verificación de la factura enviada por el proveedor. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido.

Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento

Solicitud de Pedido > Pedido > Entrada de la mercancía > Recepción de factura

§ MRP permite la creación automática de solicitudes de pedido basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización de Stock (MRP = Cubrir un requerimiento o Mantener el Stock).

§ Un pedido se puede crear de manera automática basándose en la solicitud de pedido, donde se indicó el proveedor, y si ha sido configurado el material master y el proveedor.

§ Asociado a la entrega de la mercancía, se puede enviar un Aviso de entrega de manera automática al proveedor.

§ SAP dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si se configura en la parametrización.

Proceso de compras – Ciclo de selección y pedido

Basado en la necesidad de aprovisionamiento y posterior selección de proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización. Corresponde a una parametrización: Precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.

Determinación de Necesidades > Petición de ofertas > Comparación de ofertas > Pedido

§ Compras se basa en MRP para determinar las necesidades de bienes y servicios además de las necesidades de los diferentes módulos (Reposición, ventas, mantenimiento, producción).

§ Se generan peticiones de oferta: se envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.

§ El área de compras utilizara el registro de las cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (Se configura)

§ El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones de rechazo de las cotizaciones a los proveedores.

Proceso de compras – Recepción de mercancía y facturación

Entrada de mercancía > Recepción de Factura

§ Al registrar la entrada de la mercancía, el sistema el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecido en la parametrización.

§ El registro de la factura del proveedor verifica la información comparando el ingreso de la misma con el ingreso de la mercadería (GR/IR). Se requiere una correcta configuración del módulo de FI.

Proceso de compras – Determinación de proveedor

Selección de proveedor a partir de anteriores pedidos de cotización y concreción de pedidos

Solicitud de pedido

Petición de oferta

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Comparación de ofertas

Pedido Rechazo

§ Se crea una petición de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego es replicada (con documentos diferentes, pero con información casi idéntica) para ser enviadas a cada proveedor.

§ Cuando se reciben las propuestas de cada uno de los proveedores, la información es volcada al sistema y con una herramienta, se genera un informe de resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente.

§ A partir del resultado del paso posterior, se envía el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.