✒️SAP HCM La áreas de nómina

Las áreas de nómina constituyen una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación. Se agrupan todos los empleados con la misma fecha de pago y el mismo intervalo de liquidación.

Es un agrupador de empleados a quienes se le calcula la nómina por el mismo periodo de tiempo y la misma fecha de pago. (ejemplo, jornalizados, mensualizados).

Adicionalmente, por medio de este agrupador se pueden separar a empleados que cobran el mismo periodo de tiempo (un mes o una quincena) pero que tienen conceptos de pago o descuento específicos del área de nómina (ejemplo, mensuales, ejecutivos).

El sistema SAP para el módulo de Recursos Humanos utiliza áreas de nómina para agrupar a los empleados cuyas nominas deben calcularse en el mismo momento y para determinar el periodo de cálculo de nómina por fechas.

Algo importante a saber es que los empleados de áreas de personal distintas pueden pertenecer a la misma área de nómina, porque son agrupadores diferentes.

Por ejemplo, una empresa puede pagar a sus empleados mensual o semanalmente, por lo que será preciso crear como mínimo un área de nómina semanal y otro mensual. Los mismo sucede si desea pagar a los empleados en momentos distintos.

El área de nómina se utiliza como criterio de selección para muchos procesos del cálculo de la nómina. Por ejemplo, para la ejecución del cálculo de la nómina, el recibo de salarios y la evaluación informa sobre la ejecución del cálculo de la nómina.

En caso de desear seleccionar menos empleados para un proceso de cálculo de la nómina u otra evaluación, puede usar criterios de selección tales como el centro de coste o el área de personal (indicado solo para fines de prueba y de simulación).

Las áreas de nómina e cargan para todos los empleados en el infotipo 00012 de asignación organizativa.

Veamos cómo se reconoce a que área de nómina pertenece un empleado.

Periodos para el Cálculo de Nomina

Un periodo de cálculo de nómina determina el periodo para el que se obtiene un resultado de cálculo de la nómina.

Debe especificar las fechas de inicio y fin de los periodos para cada área de nómina.

Las longitudes de los periodos de nómina pueden variar y pueden ser, por ejemplo, mensual, semanal o de 14 días.

Estas entradas se generarán automáticamente al iniciar un programa.

Registro de Gestión o Control de la Nomina Registro de Gestión o Control del Cálculo de Nomina

Antes de poder utilizar un área de nómina se debe haber creado con anticipación, un registro de gestión o control para las áreas de nómina.

El registro de control de personal lleva a cabo las siguientes funciones para el cálculo de la nómina:

- Define el pasado de la nómina para el reconocimiento de la retroactividad.

- Bloquea los datos maestros y los datos de tiempos para que no puedan introducirse modificaciones durante el proceso de cálculo de la nómina. El bloqueo afecta al pasado y al presente de la nómina. Por el contrario, siguen siendo posibles las modificaciones que afectan al futuro.

- Define la fecha de retroactividad más antigua para cada área de nómina.

Para acceder al Registro de Gestión

Desde el campo comandos se escribe PA03 y paso siguiente oprimimos la ENTER o bien la tilde verde.

Transacción PA03

La principal transacción que utilizaremos para tratar el registro de gestión para el cálculo de nóminas.

O bien desde el menú de Recursos Humanos:

Recursos Humanos – Calculo de la Nómina – América – México – Herramientas – Registro de Gestión

El registro de control se actualiza en el menú del cálculo de la nómina, mediante herramientas – Registro de gestión, donde puede seleccionarse los pasos permitidos en cada momento en el proceso de cálculo de la nómina.

Debemos tener en cuenta que es la misma transacción para todos los países, por ende, si queremos cambiar el registro de Gestión de Brasil, o de Colombia, por ejemplo, ingresaremos en el cálculo de nómina del país correspondiente y luego seleccionaremos herramientas – registro de gestión.

Además, como vimos podemos ingresar desde el campo de comandos, por medio de la transacción PA03.

Debemos prestar especial atención a la creación de los registros de gestión del cálculo de la nómina en nuestro sistema productivo.

El periodo de nómina con el cual se crean los registros de control del cálculo de la nómina debe ser inferior en 1 al periodo con el que entramos en operación.

Deseamos utilizar el sistema SAP de cálculo de la nómina para entrar en productividad en el periodo 05.2014. para ello, deberíamos introducir el periodo 4 en el registro de control del cálculo de la nómina.

Tratamiento del Registro de Gestión para el Cálculo de la Nómina.

Como vimos, el registro de gestión es un “administrador” de cada área de nómina.

Especifica los distintos eventos del cálculo de nómina:

- Bloquear los empleados de un área de nómina para ejecutar la liquidación.

- Liberar el área de nómina para realizar correcciones posteriores a la liquidación.

- Finalizar el cálculo de un periodo de liquidación.

Contiene información sobre periodo límite de nómina para el cálculo de la retroactividad y el periodo para el que se debe calcular la nómina.

Ingresando al Registro de Gestión por la Transacción PA03 tendremos las siguientes opciones:

Durante el proceso de cálculo de la nómina no deben efectuarse modificaciones de los datos maestros y de tiempos que afecten al pasado a al presente de la nómina.

El programa de cálculo de la nómina lee los infotipos de los datos maestros y de tiempos. Si no existiera un mecanismo de control y estos tuviesen modificaciones durante el proceso de cálculo de la nómina no podría garantizarse que los resultados arrojados sean correctos.

Uno de los mecanismos de control es el “Registro de gestión del cálculo de la nómina” y el otro es el “status de nómina del empleado” que como vimos se define o actualiza en el infotipo 0003 de status de nómina del empleado.

Como hemos mencionado al inicio de la unidad, no nos detendremos en este nivel en los procesos posteriores al cálculo de la nómina y si pondremos énfasis en el cálculo de la nómina y los procesos que intervienen.

Se podrán realizar la siguiente tarea para el registro de gestión del área de nómina con la que deseamos trabajar:

- Libre para Calculo de Nomina: Liberar el periodo para el cálculo de la nómina, bloquear los datos maestros para la modificación.

- Libre para Corrección: Bloquear la nómina ara la liquidación. Se liberan los datos maestros para modificación de los mismos.

- Fin de Cálculo de nómina: finalizar para determinado periodo el proceso de ingreso como así el de la liquidación.

- Verificar resultados de la Nómina: Bloquear, tanto el ingreso de la información como la posibilidad de ejecutar nuevas liquidaciones a efecto de revisar los resultados de la nómina que se acaba de liquidar.

Vayamos a la practica

En nuestra empresa tenemos las siguientes áreas de nómina, para agrupar a los empleados en la liquidación de haberes:

- Z1 Buenos Aires.

- Z2 Directores.

- Z3 Convenio de Alimentación.

- Z4 Mensuales.

- Z5 Jornales.

El área de nómina que tiene un empleado podemos visualizarla ingresando mediante la transacción PA20 o la PA30, seleccionando el legajo del empleado, el periodo de selección de datos y luego el infotipo 0001 de asignación organizativa donde podremos encontrar el campo área de nómina.

Por ejemplo, si necesitamos liquidar los sueldos del mes de enero de 2015, el registro de gestión deberá estar de la manera siguiente:

Si necesitamos cargar novedades y realizar modificaciones del periodo enero 2015 que necesitamos liquidar, el registro de gestión deberá estar de la manera siguiente:

Si finalizamos la liquidación de un periodo como por ejemplo enero de 2015 el registro de Gestión deberá cambiarse a la siguiente opción:

Status de Nomina

Uno de los mecanismos de control es el “Registro de gestión del cálculo de la nómina” y el otro, que trataremos es el “Status de nómina del empleado” que como vimos se define o actualiza en el infotipo 0003 de status de nómina del empleado.

Cada empleado tiene un estatus de nómina individual. Los datos necesarios se almacenan en el infotipo status de nómina (0003).

Este infotipo se crea automáticamente durante una medida de contratación y todos los periodos de cálculo de la nómina se actualizan automáticamente. Solo en unos pocos casos excepcionales deberemos introducir modificaciones en los datos maestros.

No obstante, por este motivo, es posible que debamos introducir información específica del empleado relacionada con el cálculo de la nómina o la gestión de tiempos para poder modificar manualmente algunos campos específicos del infotipo status del cálculo de la nómina.

- En el campo “Calculado a” el driver de nómina introduce la fecha fin del último periodo para el que se calculó la nómina.

- En caso de modificarse los datos maestros, el sistema introduce la fecha correcta en el campo “Modificación más antigua de datos maestros”. Esta fecha se borra después de completar cada proceso de cálculo de la nómina.

- En el campo “Corrección del cálculo de la nómina”, el driver de nómina indica cuando se rechaza un número de personal o cuando se han realizado entradas durante la fase de corrección del cálculo de la nómina. El empleado se introduce en el proceso de cálculo de la nómina con este indicador y si después se completa con existo el cálculo de la nómina, se quita el indicador. En caso de modificarse en el customizing, no se activa el indicador “corrección del cálculo de la nómina”.

- Fecha de retroactividad personal más antigua: Este campo solo se utiliza si desea establecer para un empleado un límite de retroactividad distinto de la fecha especificada en el área de nómina.

- No contabilizar después de: Podemos introducir una fecha después del a cuál ya no se realizará el cálculo de la nómina para un empleado. Esta fecha no debe hallarse dentro de un periodo activo.

- Calcular la nómina a: Si un empleado ha abandonado la empresa y continúa siendo remunerado después de la fecha de baja, la fecha deberá almacenarse en este campo. No debemos introducir una fecha en este campo si estamos trabajando con remuneraciones que se hallan en el pasado de la nómina. Ello se debe a que estas remuneraciones se inician automáticamente durante la retroactividad.

- Número de personal Bloqueado: Si marcamos este campo, podemos bloquear un empleado para la nómina. En este caso, el número de personal no será seleccionado para el cálculo de la nómina.

- Límite de retroactividad: el límite de retroactividad especifica la fecha exacta hasta la cual pueden modificarse los datos maestros y de tiempos en el pasado de la nómina. El límite de retroactividad se basa en los siguientes valores:

o Por área de nómina (registro de control del cálculo de la nómina), el periodo más antiguo susceptible de retroactividad.

o La fecha de contratación del empleado.

o Por empleado (infotipo status de nómina), la retroactividad personal más antigua.

Si la fecha determinada para cada área de cálculo de la nómina difiere de la fecha introducida por el empleado, se aplicará la fecha más reciente.

El límite de retroactividad absoluto para un empleado es su fecha de alta.