✒️Introducción a la Administración del Personal en SAP

infotipos. Estos nos proporcionaran información estructurada, facilitan la entrada de datos y también nos permiten almacenar datos para periodos específicos de tiempo.

Los infotipos son unidades de información. Los mismos son agrupaciones lógicas de datos, que utilizaremos para agrupar campos de datos relacionados. En el sistema los visualizaremos como pantallas de entradas de datos.

También debemos tener en cuenta que los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de datos maestros, se representan mediante Medidas de personal separadas.

Cada medida de personal comprende una secuencia de infotipos.

Es importante que sepamos que a la secuencia establecida de infotipos que surgen cuando ejecutamos una medida de personal, la llamaremos infogrupos.

Ejemplos más significativos de Medidas de Gestión de Personal

- Contratación de empleados, alta de un nuevo colaborador.

- La ejecución de cambios organizativos, cambios de posición, promociones, etc.

- Empleados que abandonan la empresa, renuncia o despido de un empleado de la compañía.

La administración de Personal de SAP permite tener todos los datos maestros de los empleados permanentemente actualizados, en función de las necesidades. Además, podremos reproducir por completo la estructura de la empresa, así como la del personal.

Estructuras en SAP HR

Existen dos estructuras principales que debemos conocer para comenzar a trabajar en la gestión de la Administración del Personal. La Estructura de la Empresa y la Estructura del Personal. Ambas estructuras las podemos ver reflejadas en el infotipo 0001 de SAP.

Como adelanto y para ejemplificar lo que antes mencionamos, podemos ver cómo están definidas las estructuras en el infotipo 0001 de un Empleado:

A continuación, realizaremos una breve descripción de las Estructuras base para la Gestión del Personal.

Estructura Corporativa o Estructura de la Empresa

Esta estructura, que llamaremos Estructura de la Empresa está conformada por:

Sociedad FI

Se deberá definir para cada empresa que presenta balance. La definición se realiza desde el módulo de Finanzas.

Es una entidad legal independiente y se nos presenta como la “Empresa legal”.

Podemos decir que la sociedad es la unidad organizativa de contabilidad externa más pequeña en la cual se puede crear una contabilidad financiera completa y aislada. La sociedad nos representa el nivel más elevado de la estructura de la empresa.

La sociedad desempeña ñas siguientes funciones de control:

- Se utiliza para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina de un empleado.

- Constituye un criterio de selección para las evaluaciones (Reportes).

- Constituye una unidad de verificación de autorización.

Divisiones de Personal

Es una unidad específica para la gestión de personal y representa una agrupación, normalmente geográfica, de una sociedad en sub unidades.

Constituyen una unidad para la verificación de autorizaciones y debemos asignarla unívocamente a las sociedades FI.

Las divisiones de Personal desempeñan las siguientes funciones de control:

- La utilizaremos para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina del empleado.

- Constituye un criterio de selección para nuestras evaluaciones.

- Constituye una unidad de verificación de autorización.

Subdivisión de Personal

Las subdivisiones de Personal nos representan otro desglose de personal que se asocia a las distintas Divisiones.

Las utilizaremos para agrupar personal de acuerdo a las necesidades de nuestra Empresa, por ejemplo, identificar al grupo de producción, identificar a los administrativos de los que realizan tareas que no son administrativas, etc.

Es la unidad más pequeña de la organización y como vimos es una clasificación de la División de Personal.

Normalmente identificaremos a las filiales que puedan poseer la Empresa en distintas regiones o bien áreas de procesos de negocio.

La subdivisión de personal vamos a utilizarlas por ejemplo para generar los valores propuestos del área de convenio colectivo y la clase de convenio colectivo. También los conceptos de la liquidación de haberes pueden ser específicos de una subdivisión de personal, por ejemplo:

Estructura de Personal

Los datos maestros del personal se agrupan dentro del Sistema a través de la Estructura de personal, en función de los tratamientos diferenciados que debamos darle a cada uno de los grupos definidos.

Dicho esto, la estructura de personal puede considerarse desde dos perspectivas distintas:

- la perspectiva administrativa.

- La perspectiva de organización.

Donde, la estructura administrativa de personal se compone de los siguientes elementos:

- Grupo de Personal.

- Área de Personal.

- Área de Nomina.

Y la estructura organizativa de personal se compone de los siguientes elementos:

- Posición.

- Función.

- Unidad organizativa.

Esta última, la perspectiva de la Organización, nos induce en los conceptos que fuimos tratando a lo largo de la unidad 2 de Gestión de la Organización en SAP y es técnicamente el módulo de OM.

Por eso nos centraremos en la perspectiva administrativa, donde repasaremos los principales conceptos que la componen.

- Grupo de Personal: Clasificación de los empleados de la Empresa según su vinculación con la misma. Con el grupo de personal se realiza una división de los empleados a grandes rasgos. El grupo de personal define la posición y la relación del empleado frente a la empresa. Permite efectuar una distribución aproximada de los empleados. Por lo general, a nivel de grupo de personal se distinguen los grupos de activos, jubilados, pensionados y externos.

- Área de Personal: Dentro de un grupo de personal se dan nuevas distinciones. Las áreas de personal representan otro desglose de personal que se asocia a los distintos grupos. Establecimiento de agrupaciones para el cálculo de la nómina y tiempos. Con ellas se realizan distribuciones en cuanto a los diferentes convenios colectivos de trabajo.

- Área de Nomina: El área de nómina de personal representa una clasificación bajo la cual se especifica la relación de un empleado con el pago de haberes (nomina), usualmente esta clasificación suele ser Mensualidades, jornalizados, Quincenales, Confidenciales, etc.

Es decir que constituye una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación de haberes, donde veremos agrupados a los empleados cuya nómina se calcula de la misma forma.

Vale mencionar que todos estos conceptos que fuimos planteado en esta primera lección se encuentran en el infotipo 0001 de SAP llamado Asignación Organizativa.

Con estos conceptos claros ya estamos en condiciones de pasar a nuestra próxima lección, donde nos centraremos en las Estructuras de Datos de la Gestión del Personal, para pasar luego a conocer los infotipos más importantes para la Gestión del Personal en SAP.