✒️SAP FI Sustituciones y validaciones
SAP FI Sustituciones y validaciones
Sustituciones y validaciones
- Las validaciones
La funcion de la validacion permite verificar determinados valores antes de la registracin de un documento.
El sistema realizara la verificacion y en caso de que no se cumpla emite u mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpa con la validacion establecida.
- Las sustituciones: reemplaza el valor de un determinado campo.
- Las caracteristicas:
Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validacion/sustitucion:
Se debe decidir a que area de aplicacion se aplicara la validacion/Sustitucion.
El area de aplicacion es donde se utiliza la validacion, la sustitucion (en que modulo). Las areas de apliacion que utilizan validaciones y sustituciones son:
- Fi gestion financiera
- CO Contabilidad de costes
- AM: Contabilidad de activos fijos
- SL libros especiales
- CS: Consolidacion
- PS Sistema de proyectos
- Re bienes inmuebles
- PC Contabilidad de centros de beneficio (Solo sustituciones)
Cada aplicacion define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitucion.
- Se debe seleccionar el evento correcto para la validacion/sustitucion.
Los eventos son lugares especificos de una aplicacin que define la ubicacion exacta donde se lleva a cabo una validacion/ Sustitucion. Se proporconan tres evento para FI.
- Cabecera de Documento: Con este evento podemso validar los datos de cabecera de un documento. ejemplo que la echa de documenta no sea mayor a la fecha de contabilizacion.
- Posicion de documento: Con el evento de posicion podemos validar los datos de una posicion. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, el que se comlete un determinado campo con valores especificos. Para armar la validacion en u evento de posicion de documento, podemos utilizar datos de cabecera, por ejemplo, si la clase de documento es KG y el tipo de cuenta es de acreedor, entones el campo referencia fatura debe tener un valor.
- Documento completo: En el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validacion. En este evento solo se pueden utilizar aquellos campos numericos con los que se puede ejecutar principalmente calculos matematicos, por ejemplo, se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para vladaciones y sustitucioes de evento 3:
TOT TOTAL DE DOCUMENTO
MED MEDIA DE DOCUMENTO
MAX VALOR MAXIMO E TODAS ALS LINEAS DEL DOCUMENTO
MIN VALOR MINIMO DE TODAS LAS LINEAS DEL DOCUMENTO
GRUPO COMPARA UN GRUPO DE TOTALES CON ORO
Un ejempl de validacion de documento completo seria validar que la suma de un determnado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas.
- Se debe definir la validacion/ Sustitucion: Para definir validaciones y sustitucones se deben crear pasos que contiene condiciones, verificacion y mensaje,
- Se deben asignar la validacion/Sustitucion a una unidad organizativa apropiada.
- Por ultimo activar la validacion / sustitucion: Debe estar activada para el evento correcto.
Existen los siguientes grados de activacion para la combinacion de la unidad organizativa evento sustitucion o validacion.
- 0 Inactivo
- 1 activo para ventana de dialogo y segundo plano
- 2 activo excepto apra batch input
- La configuracion
- TRASNACCION OB28 VALIDACIONES- TRANSACCION OBBH SUSTITUCIONES- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACINES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- HERRAMIENTAS- VALIDACION SUSTITUCION- VALIDACION EN DOCUMNTOS CONTABLES.
Una validacion cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validacon, un paso comprende:
- Condicion: Por mediod e la condicion se establece cuando se iniciara una validacion, si la condicion se cumple entonces se pasa a la verificacion.
- Verificacion: Establece que es lo que el sistema debe verificar, si la verificacion es sastifactoria se puede continuar con la operacion, si la verificacion no se cumple entonces el sistema mostrara un mensaje de error.
Al configurar una validacion se pueden crear mensajes especificos para que el usuario entinda que es lo que debe corregir, de modo que la validacion le permita seguir registrando el documento.
En el caso de una sustitucion es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:
- Condicion: Por medio de la condicion se establece cuando se iniciara la sustitucion e un campo, si la condicion se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el proximo paso
- Campo a sustituir: Se especifica cual es el camp que se debera sustituir y de que manera se hara, es decir , como se obtendra el valor con el cual se sustitura el campo.
- Editor de formulas:
El editor de formula proporciona una unterfaz de manejo para indicar sentencias logicas y aritmeticas.
Dependiendo del contexto y de los requisitos existen, diferentes pulsadores disponible con los que se puede indicar sentencias logicas para las formulas.
El sistema solo permite que se indiquen sentencias corretas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas.
Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas dispnibles.
Nota: El operador TRUE significa que es valido siempre, es decir , si creamos una condicion que tenga el operador TRUE la validacion se realizara siempre.
- Los mensajes
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada accion. Para lo cual hay que cear los mensajes, los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.
Desde la transaccion en la cual estamos definiendo una validacion podemos accedr a crear un nuevo mensaje, pero si fuera necesario, podemos acceder a la transaccion SE91 a crear los mensajes.
Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, elegimos un numero de mensaje para identficiar el mensaje a crea y copletamos el texto del mensaje.
Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el simbolo, Luego se le asignara un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrarra el valor de dicha variable.
El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validacion no haya sido exitosa, los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes
- A CANCELA LA TRANSACCION: SE VUELVE A LA PANTALLA DE SAP EASY ACCES
- E ERROR, EL SISTEMA MUESTRA EL MENSAJE, SE SOLUCIONA EL ERROR Y SE PUEDE CONTINUAR
- W ADVERTENCIA: A PESAR DEL MENSAJE DE LA VALIDACION SE PUEDE CONTINUAR CON LA OPERACION
- I INFORMACION: EL SISTEMA MUESTRA EL MENSAJE Y SE PUEDE CONTINUAR CON LA OPERACION.
- SET DE DATOS:
Los sets de datos son muy utiles para utilizar en las validaciones o sustituciones. Nos permiten generar un grupo con multiples valores, por ejemplo en lugar si la clase de docuemnto es DA O DR O DG creamos un set e ingresamos los valores que correspondan
La otra gran ventaja de un set de datos es que al ser una transaccion de usuario se puede mantener en cada mandante, En cambio si en la validacion escribieramos cada una de las clases de documento involucradas ante un cambio o modificacion se debe realizar en el ambiente de desarrollo y luego transportarlo.
Teniendo un set de datos, simplemente se agregan o se borran nuevas entradas con gran facilidad.
Los sets de datos se deben identificar con una clave libre. es recomendable que la clave comiencen con Z de manera de encontarlo rapidamente ante una busqueda ya que existen una gran cantidad de sets.
Para crear un set hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual queremos crear el set de datos, por ejemplo para crear un set de clases de documentos, el campo se encuentra en la tabla BKPF y el campo que identifica a las clases de docuemnto es BLART.
Tambien podemos identificar al set con un texto descriptivo, una vez que hayamos creado el set podremos ingresarle los valores que correspondan, los valores se pueden ingresar por rango o como lista individual.
por ultimo grabar.
Se pueden acceder a los sets desde varios lugares de SAP Easy ACCESS o desde el menu de customizing.
GS01 CREAR SET DE DATOS
GS02 MODIFICAR SET DE DATOS
GS03 VISUALIZAR SET DE DATOS.
Sobre el autor
Publicación académica de Jose Angel Marin, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Jose Angel Marin
Profesión: Licenciado en Contaduria Publica - Venezuela - Legajo: JR23B
✒️Autor de: 84 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Hola soy jose angel marin venezolano de 24 años de edad. busco adquirir conocimientos y experiencia para mi curriculum y mi carrera como consultor sap. soy responsable, respetuoso, honesto y proactiv
Certificación Académica de Jose Marin
