✒️SAP FI Programas para correspondencia
SAP FI Programas para correspondencia
CORRESPONDENCIA
En muchas ocasiones es importante enviar documentación que tenemos en el sistema a nuestros acreedores o deudores. SAP permite definir diferentes clases de correspondencia a la cual el usuario podrá tener acceso ya sea para solicitar que se envíe o enviarla.
Hay varias clases de correspondencia en el sistema:
- Ø La correspondencia periódica que se lanza mediante valores especificados en el registro maestro, como facturas y extractos de cuenta. El intervalo (semanal, mensual, etc.) se especifica en el registro maestro de deudor / acreedor.
- Ø También, se puede crear correspondencia online cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de partidas individuales (extractos de cuenta)
- Ø En el Customizing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilizaciones, como las diferencias de pago.
La creación de correspondencia conlleva los siguientes pasos:
Primer paso: El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. Aquí, el sistema inicialmente observa sólo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.
Segundo paso: Se imprime la clase de correspondencia solicitada. En general, la correspondencia se imprime automáticamente con una frecuencia determinada, por ejemplo, cartas de reclamación, extractos de cuenta, etc. En algunos casos, se pueden imprimir ciertas clases de correspondencia de forma individual y cuando se solicite. La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime la correspondencia en las impresoras seleccionadas.
Clases de Correspondencia
Una clase de correspondencia representa una clase de carta en el sistema. Se debe crear una clase de correspondencia para cada clase de carta que se necesite. Al momento de solicitar una correspondencia, el usuario puede seleccionar las clases de correspondencia al procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente siguiente las normas definidas por el sistema.
SAP trae predefinidas clases de correspondencia estándar. Sin embargo, si se desea realizar modificaciones en función del requerimiento de la empresa donde se esta implementando SAP, se debe copiar la clase de correspondencia estándar y modificar la nueva clase de correspondencia según sea necesario.
Nunca se deben modificar los formularios estándares de SAP, porque ante un upgrade se podrían sobrescribir estos formularios pisando las modificaciones realizadas en la implementación.
Transacción OB77
IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de deudores y Acreedores => Cuentas de Deudor => Partidas Individuales => Correspondencia => Realizar y verificar parametriz correspondencia => Definir clases de correspondencia.
Para crear una clase de correspondencia nueva se debe definir lo siguiente:
- Ø Cuenta Requerida: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario ingrese un número de cuenta como parámetro (código de dato maestro).
- Ø Documento Requerido: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario introduzca un número de documento como parámetro.
- Ø Texto Individual: se refiere a si el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario.
- Ø Multisociedades: indica si se puede utilizar la correspondencia para operaciones multisociedades.
- Ø Cantidad de Fechas Requeridas: se refiere a la cantidad de fechas que el programa necesita como parámetro.
Los siguientes datos son necesario para las distintas clases de correspondencia:
- Notificaciones de pago - Número de documento
- Extractos de cuenta - Número de cuenta y fecha
- Liquidaciones de gastos de efectos - Número de documento
- Documentos Internos - Número de documento
- Cartas Individuales - Número de cuenta
- Extractos de documento - Número de documento
Estos datos los introduce manualmente el usuario o los determina automáticamente el sistema después de que el usuario haya seleccionado la clase de correspondencia en cuestión.
Se pueden combinar los datos de varias sociedades diferentes en una misma carta, para ello, es necesario seleccionar la casilla de Multisociedad en la clase de correspondencia.
Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección. La variante de selección se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para imprimir la correspondencia solicitada.
- Notificaciones de pago: RFKORD00
- Extractos de cuenta: RFKORD10
- Liquidaciones de gastos de efectos: RFKORD20
- Documentos internos: RFKORD30
- Cartas Individuales: RFKORD40
- Extractos de documento: RFKORD50
- Balances de deudor: RFKORD11
En otro paso más adelante, se define el formulario SAPscript que el programa utiliza para crear la correspondencia. Una clase de correspondencia puede tener varias cartas de formulario diferentes.
Los formularios individuales se distinguen por su ID de formulario. Este ID se asigna a la variante de selección para garantizar que se imprime la carta correcta. Se pueden copiar y modificar los formularios para añadir el logotipo de la empresa, la dirección y cualquier texto adicional que se considere necesario.
Tipos de Correspondencia a seleccionar en las transacciones
En este paso se especifica qué clases de correspondencias pueden utilizarse en distintas transacciones online. Las selecciones que se configuren influirán en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones.
Por ejemplo, las notificaciones de pago únicamente se pueden seleccionar en las transacciones de pagos, en cambio los extractos de cuenta se pueden seleccionar en la entrada de documentos, en el tratamiento de pago en la visualización y / o modificación de documentos, etc.
IMG => GestiónFinancieraNuevo => Contabilidad de deudores y Acreedores => Cuentas de Deudor => Partidas individuales => Correspondencia => Realizar y verificar parametriz. Correspondencia => Definir clases de correspondencia.
Se pueden ingresar especificaciones que dependan de la sociedad, sin embargo si no se ingresa una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.
Correspondencia para diferencias en pagos
En la unidad 3 vimos que se utilizan las diferencias de pagos y cómo se crean los motivos de Origen de las diferencias.
Generar Solicitudes de Correspondencia
Las solicitudes de correspondencia se pueden generar en múltiples transacciones de SAP. Por ejemplo:
- En la contabilización de documentos (Facturas)
- En la generación de pagos o cobranzas
- En la visualización de saldos o estados de cuenta
Se puede acceder a crear una solicitud desde:
Menú => Entorno => Correspondencia => Seleccionar Clase de Correspondencia.
La clase de correspondencia que se puede seleccionar dependerán de la parametrización que se haya realizado en Especificar Opciones de llamada.
Imprimir solicitudes de Correspondencia
Todas las solicitudes que se hayan generado en distintos puntos del sistema se podrán imprimir con el programa SAPF140. Se podrían configurar para que se emitan Job periódicos por día que imprima las llamadas o solicitudes de correspondencia que se generen en el sistema.
Transacción F.61
SAP Easy Access => Finanzas => Gestión Financiera => Deudores => Operaciones Periódicas => Imprimir Correspondencia => Según Solicitudes
Emitir Extractos de Cuentas periódicos
Los extractos de cuentas pueden solicitarse en cualquier momento o pueden emitirse con cierta regularidad de acuerdo a la marca que se haya ingresado en el maestro de deudores o acreedores que define la periodicidad con la que se envían.
Transacción F.27
SAP Easy Access => Finanzas => Gestión Financiera => Deudores => Operaciones Periódicas => Imprimir Correspondencia => Extracto Periódico
En la pantalla de selección se pueden introducir parámetros para delimitar la selección de los extractos de cuenta a emitir.
Nota
En la pestaña Correspondencia de los datos maestros de deudores y acreedores encontraremos varios campos que son de utilidad para el manejo de la correspondencia, como por ejemplo el responsable de la cuenta, podremos configurar con dos siglas los nombres de los empleados de la empresa que están a cargo de administrar la cuenta de un cliente o un acreedor, luego este parámetro se puede ingresar en la ejecución de extractos periódicos de esta manera se pueden solicitar que se impriman todos los extractos de cuenta de deudores que administra un determinado empleado.
AUDIO: en la solapa de los datos maestros de deudores y acreedores encontraremos varios campos que son de utilidad para el manejo de la correspondencia, como por ejemplo el responsable de la cuenta, podremos configurar con dos siglas los nombres de los empleados de la empresa que están a cargo de administrar la cuenta de un cliente o un acreedor, luego este parámetro se puede ingresar en la ejecución de extractos periódicos de esta manera se pueden solicitar que se impriman todos los extractos de cuenta de deudores que administra un determinado empleado.
Impresión de Correspondencia
Cada impresión que realicemos en el sistema, la podremos ver desde la transacción SP01 o accediendo a la barra de menú => Sistema => Ordenes de Spool Propios.
Seleccionado la orden de spool correspondiente y presionando el icono visualizar se podrá ver una visualización por pantalla del formulario.
La correspondencia resulta muy útil y no solo para enviar formularios a deudores y acreedores sino también para crear formularios internos dentro de la empresa. Con la herramienta Sapscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten a la operatoria de la empresa.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Cesar Aicardo Tapias Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Cesar Aicardo Tapias Gomez
Profesión: Ingeniero Informatico - Colombia - Legajo: VV46B
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero informático con 20 años de experiencia de los cuales 9 años de estos como analista de pruebas en ambientes qa de los modulos fi, hcm y crm.
Certificación Académica de Cesar Tapias