✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

Documentos contables

Las estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de una sociedad en particular.

Clases de documento

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

Controla qué tipo de cuentas pueden imputar. ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no pueden haber una imputación a un deudor, solo se pueden imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor

Determina el rango de numeración

Define otros datos de control

SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documentos, pero se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad.

OB57

IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) -> Documento -> Definir clases de documento

A continuación describiremos los datos necesarios para la configuración de clases de documentos:

Identificación

Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres

Texto: se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operación.

Propiedades

Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema.

Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se define si este documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente.

Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupo de Autorizaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de documento.

Clase de cuentas permitidas: En este sector se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se puede elegir diferentes tipos de cuentas.

Control

Clase de documento neto: El impacto se vera en los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.

Deudor/Acreedor Este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor.

Contabilizaciones negativas permitidas: En SAP existen reportes de cifras de movimiento, es decir, cuando se contabilizó en aumento y disminuciones. para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.

Multisociedades GL: Las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en única operación.

Sociedad GL Asociada Introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS consolidación empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.

Necesario para entrada de documentos

Desde la clase de documento se puede definir los campos de Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante.

Solo BI

SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documento que tienen esta tilde solo podrán registrarse a través de Batch Input

T/C documento en moneda extranjera

En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. ejemplo, si registramos una factura en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.

Rangos de Numeración

En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos

Los documentos se pueden numerar de acuerdo a lo siguiente:

Con asignación interna: el sistema generará el número de documento. solo si es bajo números podrá ser consecutiva.

Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: el usuario que registre el documento es quien debe asignar un número al documento.

Crear rangos de Números

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> rangos de números de documento -> Documento en vista de registro -> Definir rango de número de documento de la vista de entrada de datos.

Pantalla de ingreso

Sociedad: Los rangos de números siempre son por sociedad. Puede existir dos documentos con el mismo número pero pertenecen a distintas sociedades.

Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.

Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números

Status: Permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. se debe tener cuidado en pisar números ya gravados.

Creación de Rangos de números

Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.

Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto quiere decir que al iniciar un año los consecutivos volverán a comenzar

Desde y Hasta: Numero con el que comienza y termina el rango

Número actual: Último número emitido. si se deja en blanco el sistema iniciara desde el inicio o si se pone un numero el sistema retomara con el siguiente.

Externo: Es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango.

Los rangos no pueden solaparse. Cada Número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la tx.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (OBH!)

Cada documento se encuentra identificado por:

Número de documento

Sociedad

Ejercicio

Claves de Contabilización

A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. La clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones:

Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marta se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.

Indicador relevante para pagos: Indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.

Controla el status campo de la imputación

Customizing OB41

Spro -> IMG -> Gestión Financiera (Nuevo) -> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) -> Documento -> DEfinir claves de contabilización.

SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves

En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:

Si en una clave para el Debe o el Haber

La clase de cuenta que se imputará (solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización).

Otras propiedades

Posición con efecto sobre las ventas: Este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave se tenga en cuenta en la determinanción del volumen de operaciones.

Cuenta de mayor especial: Indica si se trata de imputaciones con CME

Clave de contabilización de anulación: se especifica con que clave de contabilizará una anulación.

Operación de pago: Indica si se trata de posiciones relevante para pagos.

Grupo de status campo: las claves también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.

Tablas

BKPF: Que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.

BSEG: Que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.