✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION
1. DOCUMENTOS CONTABLES: Los documentos SAP están estructurados en datos de cabecera (clase de documento) y datos de posición (clave de contabilización – Ppal campo de control).
2. CLASE DE DOCUMENTOS: Su objetivo funcional es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en la empresa.
· Funciones de Control de las Clases de Documentos:
â–¶ Determina el rango de numeración con el cual se genera cada documento en el sistema.
â–¶ SAP tiene configurada cantidad de clases de documentos, se pueden definir nuevas por laecesidad de la empresa.
Transacción OBA7 – IMG –Gestión Financiera(Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (nuevo) – Documento – Definir Clase de Documento
Configuración de Clases de Documentos:
a) Identificación:
Codificación: identifica con 2 caracteres alfa#
Texto: ingresa para identificar para que operaciones se usa
b) Propiedades:
Rango: cada clase de documento se le asigna un rango de numeración que determina el número de documento que se registra en el sistema.
Clase de Documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. Aquí se define si ese documento de anulación se identificara con una clase de documento diferente.
Grupo de Autorizaciones: este campo es para roles y perfiles, permitirá asignar a usuarios grupo de autorizaciones, limitar que usuarios que contabilizaran y con qué clase de documento.
c) Clase de Cuentas Permitidas: aquí se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar cada clase de documento. Se puede elegir diferentes tipos de cuentas.
d) Control
Clase de Documento Neto: este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o el pago.
Deudor / Acreedor: Impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor. Está permitido tener varias posiciones.
Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP hay reportes de cifras de movimiento, cuando se contabiliza aumentos y disminuciones, para no alterar los reportes con anulaciones, se permite anulación negativa.
Multisociedades GL: marca tilde, permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación. En una misma operación puede registrar más de un documentos al mismo tiempo.
Sociedad GL asociada Introducible: este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. Relaciona operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando esta opción en cada posición pone cual es la unidad asociada.
e) Necesario para entrada de documentos: desde la clase de documento se puede definir que los campos de referencia y texto de cabecera sean o no datos obligatorios. El campo de referencia debe ser obligatoria en acreedores y deudores ya que guarda el número del comprobante.
f) Solo BI: SAP tiene cargas masivas de documentos, los documentos con tilde BI solo se registrar por Batch Input.
g) T/C documento en Moneda Extranjera: especifica si para el documento se debe usar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera
3. RANGOS DE NUMERACION: los documentos se numera de la siguiente manera
Con Asignación interna: El sistema genera el número del documento, es #rico y consecutivo.
â–¶ CREAR RANGO DE NUMERO:
Transacción FBN1 – IMG – Gestión financiera (nuevo) – Rango de números de Documento – Documentos en Vista de Registro – Definir Rango de Números de Documento de la Vista de Entrada de Datos
Pantalla de Ingreso:
§ Visualizar Intervalos: ver los rangos de números existentes
Modificar Intervalos: modificar o agregar nuevos rangos de números
Status: permite modificar el número actual que es el último generado por el sistema.
Creación de rango de números:
Rango: clave que identifica el rango de números creados. Este rango es el que se asigna a la clase de documento.
Año: Los documentos puede asignarse por año o ejercicio
Desde: # con que inicia
Hasta: # con que finaliza
Número Actual: Último número emitido.
Externo: es la marca que identifica que el rango de #ración es externo
§ Se puede copiar intervalos de rangos de una sociedad a otra, o de un ejercicio a otro (transacción OBH1)
§ # de documento
§ Ejercicio
4. CLAVES DE CONTABILIZACION: Determina si una imputación es en el debe o haber, también determina el tipo de imputación, si es deudor, acreedor. Cuenta mayor, activos fijos y materiales. Tiene las sgtes funciones:
Indicador relevante para ventas: los documentos que tengan esta marca se tendrá en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes
Indicador relevante para pagos: indica relevante para pagos o diferencias en pagos
Indicador cuenta de mayor especial: las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME
Controlar Status de campo de la imputación.
CUSTOMIZING:
Transacción OB41 - IMG – Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (nuevo) – Documento – Definir claves de contabilización
En una clave de contabilización se define:
§ La clase de cuenta que se imputara (solo elige una clase de cuenta por clave de contabilización)
Otras propiedades:
Posición con efecto sobre las ventas: este indicador hace que las posiciones del documento que se entraron con esta clave de contabilización se tenga en cuenta en la determinación del volumen de operaciones
Cuenta de mayor especial: indica si son imputaciones con CME. EJ clase 09 y 19 Deudores
Clave de contabilización de Anulación: específica con clave se contabilizara una anulación. EJ los registro con clave 40(Db) se anula clave 50 (Hb)
Operación de Pago: indica si son posiciones relevantes para pagos. EJ clave 15 para deudores (cobros) clave 25 (pagos)
Status de Campo que determina que campos son obligatorios. Opcionales u ocultos al momento de imputar una posición
TABLAS IMPORTANTES:
BKPF: contiene los datos de cabecera, la clase de documento está en esta tabla en el campo BLART
BSEG: contiene las posiciones de un documento. La claves de contabilización están en el campo BSCHL
Sobre el autor
Publicación académica de Yermi Marian Manrique Castillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Yermi Marian Manrique Castillo
Profesión: Contadora Pública. - Colombia - Legajo: JQ97S
✒️Autor de: 86 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Accounting en SAP S/4HANA FINANCE
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Contadora publica titulada de la pontificia universidad javeriana cali, con experiencia en contabilidad financiera y gerencial. énfasis en la gestión y ejecución de presupuestos
Certificación Académica de Yermi Manrique
