✒️SAP FI La parametrización del programa de pagos

La parametrizacon del programa de pagos.

• El proceso de pagos automaicos.

El programa de pagos automaticos F110 es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar a los pagos acreedores.

El programa de pagos de SAP permite realizar automaticamente las siguientes actividades.

1. Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
2. Contabilizar documentos de pago
3. Imprimir medios de pago, utilizar ISD (Intercambio de soporte de datos) o crear EDI (Intercambio de datos electronicos).

El programa es tan flexible que permite defnir las cracteristicas de pago de acuerdo con cada pais, por ejemplo, la via de pago, el formulario de pago o las especificaciones del soporte de datos.

repaso de los datos que son necesarios previos a la ejecucion del programa de pagos.

• Datos relevantes en maestros e acreedores y deudores.

1. Cuentas bancarias: Las cuentas bancarias se utilizaran para preparar los archivos de transferencias electronicas.
2. Banco propio: Identifica el banco con el cual se le realizaran los pagos al acreedor.
3. Vias de pago: Identifica el/los metodos de pagos con los cuales se le podra pagar al acreedor.
4. Suplemento via de pago: Permite separar los pagos de una misma via de pago.
5. Condicin de pago: Determina el vencimiento que tendran las partidas.
6. Pagador alternativo: Las facturas que se le adeudan un acreedor se pueden pagar a un tercero o a quien el acredor disponga, por lo tanto, si existe un pagador alternativo los pagos saldran a nombre del acreedor alternativo.

• Datos relevantes en contabilizacion de facturas:

En la contabilizacion de facuras se copiaran los datos del registro maestro, sin embargo, pueden modificarse para cada documento e ingresar datos de pagos propios de factura. Los datos mas relevantes de las facturas, aparte de los ya mencionados en el dato maestro, los siguientes:

1. Bloqueo de pago: Las partidas pueden bloquearse de forma tal que no puedan pagarse.
2. Fecha de vencimiento: Los usuarios de cuentas a pagar deberan realizar un analisis de los vencimientos y revisar que los datos esten correctamente ingresados para que no se produzcan errores en los pagos.

• Pasos del programa de pagos:

El programa de pagos contempla los siguientes pasos:

1. Parametros: En este paso se define que se tiene que pagar y que vias de pago se utilizaran.
2. Propuesta de pago: El programa genera una lista de los interlocutores comeriales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago y si fuera necesario reasignar los bancos con los cuales se pagaran las partidas abiertas.
3. Ejecucion el pago: En este paso se crearan los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor y los libros auxiliares.
4. Impresion y Soportes: En este paso se planifican los programas de impresion y soportes de datos.

• La configuracion:

Podemos acceder desde una unica transaccion la cual nos permite realizar todos los pasos necesarios de manera ordenada para dejar configurado el prorama de pagos automaticos.

• Transaccion FBZP.

Tambien podemos acceder a cada uno de los pasos que contiene dicha transaccion desde el menu de customizing.

Otra forma de acceder a la configuracion es desde la transaccin F110, a traves del menu - entorno- actualizar configuracion.

SAP, ya trae preconfigurado los primeros pasos, solo hay que realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo con las necesidades de cada sociedad.

• Los pasos que debemos seguir para configurar el programa de pagos son los siguientes:
• Sociedades (Todas):

Aqui se deberan especificar cuales son las sociedades pagadoras y emisoras ya que el programa de pagos automaticos pueden generar opearciones multisociedades. Por ejemplo, la Sociedad A (Sociedad pagadora) puede pagar las deudas de la sociedad B(sociedad emisora). Si en la configuracion no se completa el campo sociedad emisora del sistema cnsidera automaticamente a la sociedad emisra como sociedad pagadora.

1. Pago separado por division: Si se marca este tilde, el sistema clasificara los pagos de acuerdo con las divisiones en las cuales se registraron las facturas o documentos del acreedor.
2. Suplementos de la via de pago: frece la posibilidad de clasificar los pagos de acuerdo con un criterio definido po r el usuario o por la empresa. Para poder utilizar esta funcionalidad se deben crear suplementos de via de pago que consista en dos caracteres y que se pueda asignar a registros de maestros de deudor y de acreedor. De esta manera, cuando se contabilice un documento en el sistema, los datos de suplemento de pago se asignara automaticamete a las posiciones individuales.

Tambien se puedne ingresar o sobrescribir manualmente en la posicion de documento cuando el usuario registra un documento. Al momento de genera una propuesta el sistema agrupara los pagos en funcion de los suplementos de pagos.

Si los acreedores suelen otorgar una determinada cantidad de dias de gracia, se podran introducir estos dias de tolerancia para las deudas en cada una de las sociedades. De este modo es posible desplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la proxima ejecucion de pago, sin necesidad de renunciar a los descuentos por pronto pago correspondientes. Si no hay ningun acuerdo que sea valido para todos los acreedores se debe dejar el campo en blanco.

En los campos de operacion de mayor especial de acreedor/deudor se especifican las operaciones con CME que pueden tratar con el prorama de pagos.

• Sociedades pagadoras:

En este punto del customizing se define los siguientes:

1. Importes minimos para entrada y salidas de pagos: Si un comprobante no supera el importe minimo no se podra pagar con el programa de pagos automaticos.
2. Sin diferencias de T/C: Los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagaran al valor al que se registro en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.
3. Pago separado por Referencia: emite un pago diferente por cada numero de factura (Referencia) que posea el acreedor.
4. Pagos mediante efectos: Determina si una sociedad realiza pagos con efectos o no. Si marcamos este tilde debemos considerar completar la parte referida al tratamiento de los efectos.
5. Generacion de efectos: se debe seleccionar como y cuantos efectos el sistema debera emitir por cada ejecucion de pagos. si se elige la opcion "Un eecto por intervalo de vencimiento", en los parametros el programa se debera especificar con que fecha de vencimiento se generara el efecto, tambien se debera especificar los limites minimos y maximos en los que puede vencer un efecto, los efectos suelen ser diferidos en el tiempo, es decir si pagamos hoy, podemos especificar, por ejemplo, que no se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 dias y que tampoco sea superior a un año. En la parte de formularios se asgina el formulario que acompañara el pago qu se emita, por ejmeplo, una nota de pago. En remitene se completan los datos de la sociedad que se imprimiran en los formularios.

• Vias de pagos en el pais:

En este paso se definen las vias de pagos que estaran habilitadas para los distintos paises, Recordemos que una via de pago es una forma o metodo de pago, por ejemplo, cheque , transferencias, efectos ,ect.

En la via de pago por pais se definene los siguientes puntos:

1. Si se trata de una via de pago para pagos recibidos o efectuados.
2. La clasificacion de la via de pago, si es transferencia, cheque o efecto.

Adicionalmente se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor, por ejemplo, si se rata de una transferencia bancaria es necesario que exista una relacion bancaria, es decir que se haya almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se le realizara la transferencia.

En datos de contabilizacion se especifica con que clase de documento se registraran los pagos y si se trata de una via de pago de efecto se debe especificar el indicador CME que representa los efectos.

Lo ultimo que se asigna es el programa impresor del medio de pagos. Si se trata de un cheque o efecto se asigna el programa que imprimira los cheques. Si se trata de transferencias electronicas se asocia el programa que genera los archivos de transferencia para enviar al banco.

• Vias de pago en la sociedad:

Para la via de pago, especificamente en la sociedad, debe definirse lo siguiente:

1. Importe minimos y maximos de pago para la via de pago.
2. Si se permiten pagos a acreedores del extranjero, bancos extranjeros o pagos en moneda extranjera.
3. Agrupacion de partidas: Determina si se hara un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagaran en un unico documento o en todo caso un pago por cada dia de vencimiento.
4. Control en seleccion de banco: Aqui podemos elegir entre ninguna optimizacion, es decir que el usuario debera decidir con que bancos se pagara. Sino el sistema podra optimizar los bancos de acuerdo con el codigo postal del acreedor o en funcion del banco del acreedor y los bancos propios.

En el paso anterior, en la definicion de la via de pagos por pais, definimos el programa de impresion o generacion de archivos, En esta parametrizacion debemos agregar el formulario que corresponda por ejemplo, el formulario de cheques o efectos.

• Determinacion de bancos

La determinacion de bancos consta de varios pasos los cuales se encuentra divididos en carpetas, iremos viendo que definiciones son necesarias en cada una de estas carpetas.

• Orden de jerarquia:

En esta pantalla se ingresan los bancos propios en el orden en que el programa de pagos deberia tenerlos en cuenta para el pago por cada via de pago.

El orden de jerarquia se establece creando una combinacion de via de pago/banco propio, ingresando los siguientes datos:

1. La via de pago.
2. La moneda: Este campo debe estar vacio si la via de pago para este banco es aplicable a todas las monedas, en caso contrario, la via de pago solo se aplica a la moneda que se indica aqui.
3. El orden jerarquico: El programa de pago lo tendra en cuenta al determinar el banco desde el que se efectuara el pago.
4. Banco propio: identifica el banco con el cual se realizara el pago.

• Cuenta bancaria

Se debe determinar cuales son las cuentas de mayor en las cuales el programa de pago se contabilizara las salidas o entradas de pagos. Las cuentas se determinan por banco propio, via de pago, moneda y Id de cuenta.

Por ejemplo. Para el pago de un acreedor, el programa de pagos contabilizara el acreedor en el debe y la cuenta transitoria bancaria en el haber. Podemos tener para un msimo banco diferentes cuentras transitorias dependiendo de la via de pago.

Si el pago se realizara con un efecto, en la cuenta transitoria se completa la cuenta de mayor correspondiente a los efectos y en la columna cueta de compensacion se completa la cuenta de bancos en la cual se registrara la baja de los efectos su vencimiento.

• Importes previsto:

En importes previsto aparece la lista de los bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada banco.

Para crear una nueva entrada se debe definir lo siguiente:

1. El banco y la cuenta bancaria
2. Los dias hasta la fecha valor
3. Monedas: Este campo se debe estar vacio si la via de pago para este banco es aplicables a todas las moneda, en caso contrario, la via de pago solo se aplica a la moneda que se indique aqui.
4. El importe previsto para el pago efectuado: se debe indicar el importe de los fondos disponibles en el banco propio. Hay que tener en cuenta que el campo de importe no se actualiza automaticamente despues de cada ejecucion de pago.

Si no se ingresan los impores maximos para una via de pago no se podran sacar pagos para dicha via de pago.

• Fecha valor:

La fecha valor se utiliza en la gestion de caja (Reporte de previso y liquidez) para realizar un seguimiento de la salida de fondos. Por ejemplo, los pagos que se efectuan mediante la transferencia se deducen del banco el dia siguiente sin tener en cuenta el importe. Esto significa que el dinero debe estar disponible el dia siguiente para pagos en esta via. Por lo tanto para las transferencia se ingresa el valor 1 en el campo Dias hasta la fecha valor.

1. Fecha valor= fecha de contabilizacion de ejecucion de pago dias hasta la fecha valor.

Si no se ocmpleta este punto de la parametrizacion puede operar igual el programa de pagos automaticos y en la gestion de caja se visualizara como fecha valor la fecha de contabilizacion de las operaciones.

• Gastos bancarios:

La funcion del programa de pago preve un campo para gastos bancarios para que las empresas introduzcan cualquier gasto bancario que forme parte de los pagos efectuados o recibidos, para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos bancarios del impote de compensacion, para la salida de pagos, añade los gastos al importe de compensacion.

El sistema tmabien contabiliza los gastos en una cuenta de gastos, para esto, se requiere una clave de contabilizacion una imputacion.

• Bancos propios:

El ultimo paso nos lleva a la configuracion de bancos propios que ya hemos visto en la unidad 2. Si es necesario ajustar alguna parametrzacion de los bancos propios en funcion del customizing de pagos automaticos se puede realizar desde aqui

• Suplemento de vias de pago:

El suplemento de la via de pago se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos, para cada suplemento e una via de pago se realizara un pago individual, en los programas de medios de pago, los pagos tambien se pueden agrupar e incluso clasificar utilizando el suplemento de la via de pago.

TRANSACCION SPRO- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES- OPERAC.CONTABLES- SALIDA DE PAGOS- SALIDA DE PAGO AUTOMATICA- SELECCION VIA DE PAGO/BANCO P-PROGRAMA PAGOS- ALMACENAS SUPLEMENTOS VIAS DE PAGO.

Para definir un suplemeto de via de pago solo hay uqe definir una clave de dos caracteres y una denominacion.