✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)
SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)
Objetivo
En esta lección haremos un repaso de los documentos contables enfocándonos en todo lo referente a cuentas a pagar y cuentas a cobrar.
En el transcurso de la unidad veremos que existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple. Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tienen el mismo formato de las que ya hemos visto en la unidad 2, solo que comenzaremos a utilizar cuentas de deudores y acreedores.
1- Clases de Documentos
Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo Clase de Documento, el cuales fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando
Las clases de documentos estándar que trae SAP son las siguientes:
- Cuentas a Pagar:
- KR: Facturas
- KE: Notas de débito
- KG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)
- KZ: Pagos a Proveedores
- RE: Facturas que ingresan por medio del circuito MM.
Podemos encontrar muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobante (Ej: KR, K1 facturas de servicios, K2 nota de crédito de servicios, K3 Factura de activos fijos). La selección de la clase de documento estará a cargo del usuario que cargue la factura, éstas nos permitirán visualizar en los mayores contables o partidas individuales de acreedores cual es el tipo de operación que origino la contabilización.
- Cuentas a cobrar:
- DR: Facturas
- DE: Notas de débito
- DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)
- DZ: Cobranzas de Deudores
Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.
Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:
- Moneda: Local o extranjera
- Referencia: donde se ingresa el número de factura.
En Argentina el campo Referencia posee el siguiente formato: Ej. 0001A00001234
- PPPP (4): Representa el punto de Venta o tienda.
- A (1): Representa la letra de la factura.
- NNNNNNNN (8): Representa el número de la factura.
Muchas veces en el texto de cabecera se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura, dato que puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de impuesto. Es importante saber que por medio de rutinas ABAP se pueden establecer ciertos controles de formatos, emitir mensajes en el caso de que el campo no se llene como corresponde o incluso para validar los datos ingresados, en caso de ser necesario se podría agregar funcionalidad para controles específicos que no realiza el sistema de manera estándar.
2- Claves de Contabilización
Recordemos que las claves de contabilización definen si una imputación va al debe o al haber y la clase de cuenta que se está imputando
En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización
Clave | Clase | D/H | Observación |
40 | S | S | Cuentas de Mayor al Debe |
50 | S | H | Cuentas de Mayor al Haber |
31 | K | H | Cuentas de Acreedor al Haber |
21 | K | S | Cuentas de acreedor al DEBE |
En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:
Clave | Clase | D/H | Observación |
40 | S | S | Cuentas de Mayor al Debe |
50 | S | H | Cuentas de mayor al Heber |
01 | D | S | Cuentas de Deudor al Debe |
11 | D | H | Cuentas de deudor al Haber |
Tengamos en cuenta lo siguiente:
- La columna Clase Cuenta indica:
- S: Cuentas de Mayor
- K: Cuentas de Acreedor
- D: Cuentas de Deudor
- La columna D/H indica:
- S: Imputación al DEBE
- H: Imputación al HABER
Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP, por ejemplo en las operaciones de pagos y compensaciones.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti