✒️SAP FI El proceso de cierre

Unidad 7: Lección 7: Procesos de cierre.

1) Tareas de Cierre.

En la contabilidad de AF se deben realizar procesos periódicos que forman parte de las tareas de cierre. Las amortizaciones forman parte de estos procesos y es una tarea mensual.

2) Cambio de Ejercicio

Desde el punto de vista del sistema, se considera un cambio de ejercicio a la apertura de un nuevo ejercicio para una sociedad. En el momento del cambio de ejercicio, los valores de AF del ejercicio anterior se trasladan de forma acumulada al nuevo ejercicio. Una vez producido el cambio de ejercicio, se pueden contabilizar los AF por medio de la fecha de referencia en el nuevo ejercicio. Al mismo tiempo, se puede continuar la contabilización en el ejercicio anterior.

No se puede contabilizar ninguna operación en un nuevo ejercicio antes del acambio de ejercicio. Es posible seguir contabilizando con el antiguo ejercicio, incluso tras el cambio de ejercicio. El sistema corrige automáticamente cualquier valor afectado por las contabilizaciones efectuadas en el pasado.

Transacción AJRW - Menú - Finanzas - Gestión de finanzas - AF - Operaciones Periódicas - Cambio de Ejercicio.

Para ejecutar el cambio de ejercicio primero deberemos completar la pantalla de selección con la Sociedad en la cual vamos a habilitar el nuevo ejercicio y además deberemos especificar cuál es el nuevo ejercicio.

Como todos los procesos de AF, siempre debemos ejecutarlo en modo test para analizar el informe y que no surjan errores.

El sistema realiza el cambio de ejercicio, para todos los AF y suministra estadísticas para cada sociedad sobre los AF modificados.

Inf: Tenga en cuenta que el cambio de año sólo es una necesidad técnica para arrastrar todos los AF al ejercicio nuevo. El cambio de ejercicio no tiene nada que ver con el CIERRE ANUAL desde el punto de vista contable. Para cerrar los valores anuales en la contabilidad de AF para un ejercicio determinado, es imprescindible efectuar el CIERRE ANUAL previsto ANTES del cierre anual en el libro mayor.

Si la ejecución en modo test se ejecuta de manera exitosa, entonces se deberáa procesar en modo real. Siempre se recomienda realizar la operación como proceso de fondo por motivos de rendimiento.

El cambio de ejercicio no solo es importante para poder contabilizar en el nuevo ejercicio si no también para emitir reportes. No podremos emitir ningún reporte por más que sea del ejercicio anterior al que queremos abrir si no hicimos el cambio de ejercicio. En el módulo de AF se pueden tener dos ejercicios abiertos el actual, y el anterior. Si al querer abrir un nuevo ejercicio, el sistema detecta que ya hay dos ejercicios abiertos y esta sería el tercero, el cambio de ejercicio nos dará error. En ese caso hay que cerrar el ejercicio más viejo, que aún se encuentra abierto, para poder realizar el cambio de ejercicio.

3) Cierre de Ejercicio

El cierre del ejercicio, es un balance anual, un estado de resultados y un apéndice con información adicional que debe ser creado para cumplir que debe ser creado para cumplir con los requisitos legales propios de cada país. Antes de poder cerrar un ejercicio en la Gestión Financiera, desde la perspectiva contable, se deben realizar medidas preparatorias en la Contabilidad de activos fijos.

Se utiliza el programa de cierre de ejercicio para cerrar el ejercicio para una o más sociedades desde la perspectiva financiera. Una vez cerrado el ejercicio ya no se pueden contabilizar o modificar valores en la Contabilidad de AF (por ejemplo, un nuevo cálculo de la amortización). EL cierre de ejercicio se realiza siempre al año siguiente del ejercicio a cerrar. No se puede cerrar el ejercicio en curso.

El sistema sólo cierra el ejercicio en una sociedad si se cumplen las siguientes condiciones:

• No encuentra errores durante el cálculo de la amortización.
• La amortización prevista para las áreas de contabilización automática han sido totalmente contabilizadas en el libro mayor.
• Todos los AF adquiridos en el ejercicio ya han sido capitalizados.
• Todos los AF incompletos (registros maestros) se han completado.

Transacción AJAB - Menú - Finanzas - Gestión Financiera - AF - Operaciones Periódicas - Cierre de Ejercicio - Ejecutar.

Para ejecutar el cierre de ejercicio deberemos completar la pantalla de selección con la Sociedad y el ejercicio que se cerrará. A los fines de analizar errores podremos realizar ejecuciones en modo test.

El sistema suministra un listado de todos aquellos AF que no cumplan los requisitos mencionados anteriores en el log de cierre del ejercicio. El log también muestra los motivoss de los errores.

Posicionandonos sobre el activo que posea error y presionando el icono de la lupa accederemos a visualizar un log detallado del error que muestra en el resumen.

El cierre de ejercicio se debe hacer de manera cronológica, no se puede cerrar un ejercicio, si el anterior no está cerrado. Igualmente, el sistema, informa en el log si se encuentra alguna inconsistencia en los cierres de ejercicio.

Suele ocurrir que no siempre se cierran los ejercicios en el momento que corrresponde. Generalmente se cierran los periodos de FI para que no se ingresen más contabilizaciones y olvidan el cierre de ejercicio de AF. Pero al año siguiente, al querer habilitar un nuevo ejercicio, el sistema no lo permitirá hasta que no lo cerremos y solo queden dos ejercicios abiertos.

4) Anular Cierre de Ejercicio

Si el ejercicio se ha creado demasiado pronto y en un momento posterior son necesarias ciertas correcciones, se puede anular el último ejercicio cerrado en la Contabilidad de AF. Mediante esta función se puede reabrir el último ejercicio cerrado, para las áreas de valoración en una sociedad.

Transacción OAAQ - Menú - Finanzas - Gestión Financiera - AF - Operaciones Periódicas - Cierre de Ejercicio - Anular.

El cierre se realiza actualizando el campo para el últmo ejercicio cerrado.

En esta transacción, lo único que se debe hacer es cambiar manualmente el año y el sistema reabre automátricamente el ejercicio, no existe ejecución en Test, este proceso es definitivo.

Tareas previas al cierre:

• Verificar cuál fue el último ejercicio cerrado (Transacción QAAQ)
• Liquidar todos los activos fijos en curso ya completados en el ejercicio que desea cerrar.
• Ejecutar el programa para un nuevo cálculo de amortizaciones, con el fin de incluir cualquier posible modificación en los términos de amortización para los AF en el ejercicio que se debe cerrar.
• Iniciar el programa de cierre del ejercicio. Este programa bloquea el ejercicio en curso para posteriores contabilizaciones en AF.
• Emitir los reportes necesarios, por ejemplo, cuadro de AF.