✒️SAP FI El proceso de cierre

UNIDAD 7: AA - PROCESOS DE ACTIVO FIJO

LECCIÓN: PROCESO DE CIERRE

Facilitar la transición efectiva al nuevo año fiscal y asegurar un cierre de ejercicio contable meticuloso, cumpliendo con todas las normativas aplicables.

1. TAREAS DE CIERRE DETALLADAS

Las tareas de cierre en la contabilidad de activos fijos son cruciales y deben ejecutarse con precisión. Incluyen la amortización mensual y, al final del año, se suman dos tareas esenciales: la apertura del nuevo ejercicio contable y el cierre del ejercicio en curso, asegurando que todos los valores y transacciones estén correctamente contabilizados y reflejados.

2. PROCEDIMIENTO DETALLADO PARA EL CAMBIO DE EJERCICIO

El cambio de ejercicio en SAP es un proceso clave que marca la transición de un año fiscal a otro. Durante este proceso, los valores de los activos fijos del año anterior se acumulan y trasladan al nuevo ejercicio.

CAMBIO DE EJERCICIO

Transacción AJRW:

Menú SAP: Finanzas -> Gestión Financiera-> Activos Fijos-> Operaciones Periódicas -> Cambio de Ejercicio

• Selección: Se debe ingresar la Sociedad y el nuevo ejercicio fiscal que se va a iniciar.

• Modo Test: Se realiza primero en modo test para detectar y corregir posibles errores, garantizando una transición sin problemas.

• Ejecución Real: Después de una prueba exitosa, se procede en modo real, preferiblemente como proceso de fondo para mejorar el rendimiento del sistema.

3. PROCESO DE CIERRE DE EJERCICIO

El cierre de ejercicio es un proceso que culmina con la creación de un balance anual y otros informes financieros requeridos por ley. Antes del cierre contable, se deben completar ciertas tareas preparatorias en la contabilidad de activos fijos para asegurar que todos los datos sean correctos y estén actualizados.

CIERRE DE EJERCICIO

Transacción AJAB:

Finanzas -> Gestión Financiera -> Activos Fijos -> Operaciones Periódicas -> Cierre de Ejercicio -> Ejecutar

• Selección: Se debe completar con la Sociedad y el ejercicio que se va a cerrar.
• Modo Test: Se ejecuta en modo test para identificar y resolver errores antes de la ejecución final.
• Requisitos: Se deben cumplir varias condiciones para que el sistema permita el cierre del ejercicio. Para el cierre del ejercicio, el sistema debe verificar que:

1. No se detecten errores en el cálculo de la amortización.
2. La amortización estimada para las áreas con contabilización automática se haya registrado completamente en el libro mayor.
3. Se haya completado la capitalización de todos los activos fijos adquiridos durante el ejercicio.
4. Se hayan finalizado todos los registros maestros de activos fijos que estaban pendientes.

4. PROCEDIMIENTO PARA ANULAR CIERRE DE EJERCICIO

Si se necesita realizar correcciones después de un cierre prematuro, es posible anular el cierre del ejercicio para reabrir el período contable y realizar los ajustes necesarios.

Transacción OAAQ: Anulación del Cierre de Ejercicio con Detalle

• Actualización: Se modifica manualmente el año para reabrir el ejercicio, permitiendo así la corrección de datos o la inclusión de nuevas transacciones.

Checklist Detallado Pre-Cierre:

1. Confirmar el último ejercicio cerrado.
2. Liquidar y capitalizar todos los activos fijos en curso completados.
3. Recalcular las amortizaciones para reflejar cualquier cambio en los términos de amortización.
4. Iniciar el programa de cierre de ejercicio para bloquear el ejercicio en curso y evitar nuevas contabilizaciones.
5. Generar y revisar todos los informes necesarios, como el cuadro de activos fijos, para asegurar la integridad y exactitud de los datos.

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AUDIOTIP N°1

La transición al nuevo período contable es crucial no solo para la contabilización de operaciones en dicho período, sino también para la generación de informes. Sin completar el cambio de período, no se podrán generar informes, incluso si pertenecen al período que se desea iniciar. Dentro del módulo de activos fijos, se permite la apertura simultánea de dos períodos: el vigente y el inmediatamente anterior. Si al intentar abrir un nuevo período el sistema identifica que ya existen dos períodos activos, se producirá un error. Para proceder con la apertura del nuevo período, será necesario cerrar el período más antiguo que aún esté abierto.

AUDIOTIP N°2

El procedimiento de cierre de los períodos contables debe seguir un orden secuencial. Es imperativo cerrar un período antes de proceder al siguiente. El sistema proporcionará notificaciones en el registro de eventos si detecta discrepancias en la secuencia de cierre de los períodos.

Es común que los períodos no se cierren puntualmente. Frecuentemente, se finalizan los períodos financieros para prevenir nuevas entradas contables, pero se omite el cierre correspondiente en el módulo de activos fijos. Sin embargo, para activar un nuevo período en el año subsiguiente, es necesario completar los cierres pendientes para que solo dos períodos permanezcan activos.

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