✒️SAP FI El libro caja

La Parametrización de los procesos de cierre

El Libro Caja: Es una Herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

1. Crear un libro de caja independiente para cada moneda
2. Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor, y mayor.
3. Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad
4. Cada libro se identifica con una clave libre.

Las operaciones: El libro de caja es una de las operaciones contables de transacciones enjoy que se pueden procesar en una sola pantalla.

En esta pantalla se puede ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro caja.

Transacción FBCJ

SAP easy Access/ Finanzas/ Gestión Financiera/ Bancos/ Entradas/ Libro de caja.

Estructura de la pantalla del libro caja: Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro caja sobre el cual operar.

• Selección de Datos: En esta aréa se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. puede seleccionarse un día o un intervalo de días.
• Visualización de saldos: Cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejara el saldo de manera sumarizada en esta área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
• Solapa para ingresos de los movimientos: Existen tres solapas en las cuales se deberán
• Tipos de Movimiento:

1. Gastos efectivo
2. Ingresos en efectivo
3. Ingresos Cheques

Las Contabilizaciones con deudores/ Acreedores CPD:

CPD, esto significa que son deudores/ acreedores eventuales o de una única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor/ acreedor.

Para poder utilizar un deudor/ acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionado un grupo de cuenta CPD.

El dato maestro debe contener datos minímos. La única caracteristica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa control se puede elegir un grupo de cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/ acreedor en las operaciones contables.

Los deudores/ acreedores CPD se utilizan primcipalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

• Se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se han contabilizado como resultados de entradas del libro caja.
• También, se puede copiar y borrar entradas del libro caja grabadas y no contabilizadas, y visualizar las entradas del libro de caja borradas.
• También se pueden introducir cheques en el libro de caja.
• En SAP se pueden introducir un documento de libro de caja con una particIón de documento.
• En el libro de caja se puede crear una operación contable enlazada a una cuenta CPD.

La Configuración

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

• Crear una Cuenta de Mayor: Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tílde que solo contabiliza automaticamente. De esta manera, el libro solo podrá recinir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.

Transacción FS00

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Crear cuenta Mayor para libro caja.

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menu de SAP Easy access

Determinar Importe Limite: Se debe determinar cual sera el importe limite que administrará el libro caja cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

Transacción SPRO

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Importe Limite

Los importes maximos que se establecen en este customizing son por sociedad, no por libro. sin embargo en muchas empresas los importes maximos se administran en cada caja chica es decir a caja se les otorga un importe de dinero a gastar y por sistema no podrá poder asignarse importes superiores al dinero asignado.

Definir clases de documentos para libro caja: Se deben crear las clases de documentos que se utilizarán en el libro caja. pueden utilizarse clases de documentos ya existentes o crearse clases de documentos especialmente para el libro caja. se puede crear mas de una clase de documento para utilizarse en los distintos tipos de operaciones que se registren .

Transacción OBA7

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Definir clases Doc para Doc libros de caja.

En este punto del customizing nos lleva a la misma transacción donde se crean las clases de documentos, desde solo se crea la clase de documento en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.

Definir rangos de numeros para las operaciones del libro caja, las operaciones se graban en el libro, pero no necesariamente se contabilizan.

Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un numero distinto del numero de documento con el cual llegan a la contabilidad principal.

En este punto del customizing definimos el rango de numeros que llevarán los movimientos generados dentro del libro caja.

Transacción FBCJC1

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Definir intervalos rangos de números p documento libro caja.

Crear libro Caja

Transacción FBCJC0

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Instalar libro caja.

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros

• Sociedad: Sociedad para la cual se va crear el libro caja
• Nro de libro: Es la clave alfanumerica que identifica el libro caja.
• Cta de Mayor: Es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
• Moneda: Es la moneda en la cual se administrará el libro caja.
• Nombre del libro: texto que identifique al libro caja.
• Libro caja cerrado: Este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse, a partir de este tílde el libro se bloquea.
• Clases de documentos: se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones:

1. Contabilizaciones de cuentas mayor
2. Salida de pagos para acreedor
3. Entrada de pagos de los acreedores
4. Salida de pagos para deudores
5. Entrada de pago de los deudores.

Definir las operaciones del libro caja: Las operaciones se pueden crear desde este punto customizing o incluso se pueden crear desde el libro caja accediendo al menu/ detalles/ modificar operaciones contables

Transacción: FBCJC2

IMG/ Gestión Financiera Nuevo/ Contabilidad Bancaria/ Operaciones Contables/ Libro caja/ Instalar libro caja/ crear, modificar, borrar, operaciones contables.

Para crear una operación contabl

e, hay que ingresar los siguientes parámetros:

• La sociedad en la que se utilizará la operación contable.
• Nro de operación contable: a este nro de operación se le asignará una clase de operación. Puede haber mas de un numero de operación con la misma clase de operación. (Las clases de operación contable ya estan definidas y solo hay que seleccionar la corresponda. )

1. C : Pago de cuenta Bancaria (extracciones)
2. B: Pago a cuentas bancarias (depositos)
3. R: Ingresos
4. E: Gastos
5. D: Contabilizaciones Deudor
6. K: Contabilizaciones Acreedor

Clasificación de la operación comercial: Cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinará en que solapa del libro caja se debe ingresar la operación.

1. Gastos Efectivo
2. Ingresos Efectivo
3. Ingresos Cheques
4. Ingresos efectivo/ cheques

Cuenta de Mayor: se puede especificar cual sera la cuenta de mayor en la que se contabilizará la operación.

Nota: Los libros de caja se identifican por la cuenta de mayor que tiene asignado el libro caja

Los tipos de operaciones que se pueden contabilizar con el libro caja son:

• Ingresos
• Transferencias de fondos
• Gastos