✒️SAP FI El libro caja

El libro Caja

El libor caja es una herramienta para la gestión de caja y movimiento de fondos. Se utiliza para la contabilización de entradas y salidas de dinero y cheques.

Con esta herramienta se puede:

• Crear un libro de caja independiente para cada moneda.
• Contabilizar en las cuentas de deudor, acreedor y mayor.
• Ejecutar varios libros de caja en una misma sociedad.
• Cada libro se identifica con una nueva clave.

Las operaciones.

El libro de caja es una de las operaciones contables de transacciones ENJOY que se pueden procesar en una sola pantalla. En esta pantalla se pueden ingresar, visualizar y modificar las operaciones del libro de cja.

Transacción FBCJ

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Estructura de la pantalla del libro caja.

Al ingresar a la transacción se puede seleccionar el libro de caja sobre el cual operar.

• Selección de Datos: en este área se selecciona el periodo de tiempo o fecha que corresponde al libro caja. Puede seleccionarse un día o un intervalo de días.
• Visualización de saldos: cada movimiento que se ingrese en el libro caja reflejara el saldo de manera sumarizada en este área de la transacción informando cual es el saldo inicial, el total de ingresos, el total de gastos y el saldo final del libro caja.
• Solapa para ingreso de los movimientos: existen tres solapas en las cuales se deberan ingresar las operaciones dependiendo de la categoría de la operación.

Dentro del libro de caja se pueden tartar diferentes operaciones que se hayan configurado utilizando las categorias de operaciones contables.

Las categorías de operaciones contables estándares y sus contabilizaciones:

Gastos (E) Gastos/Caja

Ingresos (R) Caja/Ingresos

Transferencia de fondos: De Libro de caja a banco (B) Banco/Caja

De banco a libro de caja (C) Caja/Banco

Deudores (D)

Entrada de pagos de deudor Caja/Deudor

Pago efectuado a deudor Deudor(Caja

Acreedores (K)

Emisión de pago a acreedor Acreedor/Caja

Pago recibido de acreedor Caja/Acreedor

Las contabilizaciones con Deudores / Acreedores CPD

Los grupos de cuenta pueden definirse como CPD, esto significa que son deudores/acreedores eventuales o de una única vez. Por lo tanto al momento de recibir una imputación se deberán ingresar los datos reales del deudor/acreedor.

Para poder utilizar un deudor/acreedor CPD debemos primero crear el dato maestro seleccionando un grupo de cuenta CPD. El dato maestro debe contener datos mínimos. La única característica particular que debemos tener en cuenta al momento de crear el dato maestro es que en la solapa Control se puede elegir un Grupo de Cuenta que contendrá el status campo que estará presente al momento de ingresar los datos del deudor/acreedor en las operaciones contables.

Los deudores/acreedores CPD se utilizan principalmente para las registraciones de operaciones esporádicas como las cajas chicas o ventas por menor donde no se requiere llevar un estado de cuenta en particular.

La configuración.

Para configurar un nuevo libro de caja para una sociedad, debemos definir los siguientes puntos:

Crear una cuenta de mayor: Se debe crear una cuenta de mayor especialmente para el libro caja. La cuenta debe tener como particularidad el tilde de que solo contabiliza automáticamente. De esta manera, el libro solo podrá recibir imputaciones por las operaciones realizadas únicamente en la transacción de libro caja.

Transacción FS00- Crear cuenta mayor para libro caja.

La cuenta la podemos crear desde este punto del customizing o accediendo desde el menú de SAP Easy Access.

Determinar importe limite: Se debe determinar cual será el importe limite que administra el libro caja. Cualquier operación superior a este importe no podrá ingresarse.

Transacción SPRO- Importe Limite

Definir clases de documento para Libro Caja: Se deben crear las clases de documento que se utilizaran en el libro caja. Pueden utilizarse clases de documento ya existentes o crearse clases de documento especialmente para el Libro Caja. Se puede crear mas de una clase de documento para utilizar en los distintos tipos de operaciones que se registren.

Transacción OBA7- Definir clases documento para documentos libro de caja.

Este punto del cuztomizing nos lleva a la misma transacción desde donde se crean las clases de documento. Desde aquí solo se crea la clase de documento, en un paso posterior se asigna a las operaciones del libro caja.

Definir Rango de números para las operaciones del Libro Caja: Como vimos como funciona el libro caja, las operaciones se graban en el libro, pero no necesariamente se contabilizan. Todas las operaciones que se graban en el libro se registran con un numero distinto del numero de documento con el cual llegan a la contabilidad principal. En este punto del customizing definimos el rango de números que llevaran los movimientos generados dentro del Libro Caja.

Transacción FBCJC1- Definir intervalo rango números p.docuemnto libro caja.

Crear Libro Caja: Una vez que hayamos cumplido con los pasos anteriores tendremos todos los elementos que necesitamos para crear un nuevo libro caja.

Transacción FBCJC0- Instalar Libro Caja

En esta transacción deberemos completar los siguientes parámetros:

• Sociedad: sociedad para la cual se va a crear el libro caja.
• Numero de Libro: es la clave alfanumérica que identifica el libro caja.
• Cuenta de Mayor: es la cuenta de mayor que representa al libro caja.
• Moneda: es la moneda en la cual se administrara el libro caja.
• Nombre del Libro: texto que identifique al libro caja.
• Libro Caja Cerrado: este campo se marca cuando un libro deja de utilizarse. A partir de este tilde el libro se bloquea.
• Clases de documentos: se deben definir las clases de documentos para las siguientes operaciones:

1. Contabilizaciones de cuenta de mayor.
2. Salida de pagos para acreedores
3. Entrada de pagos de los acreedores.
4. Salida de pagos para deudores.

Definir las operaciones del Libro Caja: Las operaciones se pueden crear desde este punto del customizing o incluso se pueden crear desde el libro Caja accediendo al Menú-Detalles-Modificar operaciones Contables.

Transacción FBCJC2-Crear, modificar, borrar operaciones contables.

Para crear una operación contable, hay que ingresar los siguientes parámetros:

• La sociedad en la que se utilizara la operación contable.
• Numero de operación contable. A este numero de operación se le asignara una clase de operación. Puede haber mas de un numero de operación con la misma clase de operación.
• La clase de operación contable ya están definidas y solo hay que seleccionar la que corresponda:

C Pago de cuenta bancaria (Extracciones)

B Pago a cuenta bancaria (Depósitos)

R Ingresos

E Gastos

D Contabilizaciones deudor

K Contabilizaciones acreedor.

• Clasificación de la operación comercial, cada una de las operaciones debe llevar una clasificación, esta clasificación determinara en que solapa del Libro Caja se debe ingresar la operación.

1. Gastos efectivo
2. Ingresos efectivo
3. Ingresos cheques
4. Ingresos en efectivo / cheques