✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
1- Introducción
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Ésto no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas son:
- Retener documentos
- Documentos preliminares
2- Retener Documentos
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Posee las siguientes características:
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- No se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identifica posteriormente al documento retenido.
- Pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos
- En la transacción Enjoy FB50, podemos ver donde se encuentra el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.
- El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento)
- Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario quecreó el documento retenido.
- Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú - Documento - Retener.
A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú - Documento - Traer Documento Apartado.
Si hacemos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opción lista debemos completar un * en el nombre del usuario, entonces se mostrarán todos los documentos que se hayan retenidos y aún estén pendientes. De la lista de retenidos podremos seleccionarlos para continuar con su ingreso o también se pueden borrar sin que quede registro de su existencia.
3- Documentos Preliminares
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes
Posee las siguientes características:
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario,también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
- En la transacción Enjoy FV50, podemos ver donde se encuentra el ícono 'Registrar de forma Preliminar' que permite guardar un documento en un estado previo a la contabilización.
- Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
4- Tratamiento posterior de documentos preliminares
Con la registración preliminar de documentos es posible:
- Introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas.
- Verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta,centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas
Modificaciones de documentos preliminares: Transacción FBV2 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos Preliminares - Modificar)
- Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento.
- Puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
- Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
- La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
- La transacción de modificación de documentos preliminares en la cual podremos observar que tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.
Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente.
- Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
- Grabar Completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización de documentos preliminares: Transacción FBV0. (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Documentos Preliminares - Contabilizar/Borrar)
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse:
- Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
- Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
- La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.
- Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.
- Una de las principales utilidades de los documentos preliminares es dividir el control de la contabilización donde un usuario ingresa un documento y otro usuario controla y contabiliza.
Existe una funcionalidad en SAP llamada WorkFlow la cual permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios lo cual incluye operaciones de diferentes módulos como MM, FI, SD y otros. En un proceso de WorkFlow se establece qué, quién, cuándo y cómo realiza una determinada tarea en el sistema, en estos procesos participan también los docs. preliminares, que luego de haberse registrado se disparan por medio de mails a usuarios liberadores que serán los responsables de continuar con la operación.
Borrar documentos preliminares
Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, un documento preliminar se puede borrar si, por algún motivo, no correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú - Documento- Borrar Documento Preliminar.
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.
5- Visualizar Reportes
Veremos como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.
- En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.
- El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas (Una ingresa, otra verifica y contabiliza) permitiendo asignar claramente las responsabilidades.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Grisel Curti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Grisel Curti
Argentina - Legajo: PN27F
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Presentación:
Solida trayectoria en el área de análisis y qa participando y colaborando activamente en la implementación de sap, realizando análisis y pruebas de servicios, integraciones, integrales y e2e.
Certificación Académica de Grisel Curti