✒️SAP FI El documento contable posterior

UNIDAD 2 - TEMA 5 - DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR.

1. INTRODUCCIÓN

Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido durante el proceso o no disponer de todos los datos para grabar el documento. Para salvar este trabajo, cuenta con dos opciones que permiten grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor:

a) Opción retener documentos

b) Opción documentos preliminares.

2. RETENER DOCUMENTOS.

Esta función permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

Características de esta opción:

• Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Estos documentos no se visualizan en reportes.
• El sistema no le asigna ningún número de documento.
• Seleccionada la opción de retener documento, el sistema solicita una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
• Los documentos retenidos pueden, después, ser contabilizados o borrados.

Ejemplo: transacción enjoy FB50, icono Retener, el sistema abre una ventana emergente para ingresar el nombre que identifica al documento retenido. (Aparatar documento = Retener documento).

Para retomar el tratamiento de un doc. retenido, seleccionamos Modelos de trabajo en, donde aparece la lista de documentos pendientes de contabilizar. Esta lista sólo será visible para el usuario que creó el documento retenido.

Finalizada la contabilización de un documento retenido, desaparece de la lista de Documentos apartados.

En las transacción clásicas, por ej. F-02, la opción de grabar un documento retenido se encuentra en Menú - Documento - Retener

Si está grabado, para continuar con la carga de datos: Menú - Documento - Traer documento apartado.

Para listar todos los documentos retenidos y pendientes de contabilización, además de los del usuario que realiza la consulta, en la opción lista se introduce un * en la posición del usuario. Se selecciona y se prosigue contabilizando o borrando el documento retenido.

3. DOCUMENTOS PRELIMINARES.

Mediante la entrada preliminar, se pueden grabar documentos inconclusos en el sistema, aún tenga validaciones o datos obligatorios pendientes.

Características de esta opción:

• El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
• Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentos preliminares pueden visualizarse en reportes (con un status que los identifica como doc. preliminares).
• Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, y también borrados.

Ej. Transacción enjoy FV50, icono Contabilizar de forma preliminar. Guarda un documento en una estado previo a la contabilización.

Cuando un doc. se graba de forma preliminar se genera un número de documento. Este es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento se contabiliza finalmente, conserva el mismo número de documento.

4. TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES.

Los doc. preliminares tienen un tratamiento posterior, y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar, y otro usuario controla y contabiliza. Se definen así responsabilidades diferenciadas.

- Modificación de doc. preliminares: Transacción FBV2

Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento. Y puede modificarse todas las veces necesarias. Pueden modificarse las fechas, las imputaciones, los importes,..

Estos documentos pueden tratarse individual o masivamente a través de una lista de selección.

Ruta: Finanzas - G. F. - L.M. - Documento - Doc. preliminares - Modificar

La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o varios a través del icono Lista de documentos, que abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.

Existe una diferencia importante entre grabar y grabar completamente:

Grabar: implica grabar los cambios realizados sin que el sistema verifique si el documento está o no completo.

Grabar completamente: verifica que el doc. contenga todos los datos obligatorios completos, realizando el sistema todas las verificaciones necesarias como si fuera a contabilizarse realmente. Quedando el doc. en un estado listo para ser contabilizado a no ser que se detecte algún error.

- Contabilización de doc. preliminares. Transacción FBV0

Los doc. preliminares pueden contabilizarse o borrarse.

• Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
• Si se borran, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.

Ruta: Finanzas - G.F. - L.M. - Documento - Doc. preliminares - Contabilizar / Borrar

La pantalla de acceso nos permite seleccionar un doc. o una lista de documentos. Seleccionados, pueden modificarse o contabilizarse como doc. reales, impactando en la contabilidad.

Una de las principales utilidades de los doc. preliminares es dividir el control de la contabilidad, pues un usuario ingresa un doc. y otro usuario controla y contabiliza.

Existe una funcionalidad en SAP, llamada Workflow, que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberalizaciones en múltiples procesos de negocios, lo cual incluye operaciones de distintos modelos de SAP como MM, FI y SD entre otros. En un proceso de workflow se establece qué, cándo y cómo se realiza una determinada tarea en el sistema. En estos procesos de workflow participan también los doc. preliminares, donde después de contabilizados se disparan mediante mails a usuarios liberadores que serán los responsables de continuar con la operación.

- Borrar doc. preliminares. Transacción FBV0

Ruta: Menú - Documento - Borrar documento preliminar

Desde la transacción FBV0, un doc. preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiese su contabilización.

Los doc. preliminares borrados se pueden consultar ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos doc. muestra los datos de cabecera del doc. original con un status de anulado y sin posiciones.

5. VISUALIZACIÓN EN REPORTES.

Los doc. preliminares se distinguen de los doc. contabilizados en el libro mayor de partidas individuales. Para ello, en la pantalla de selección del reporte, deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.

El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un doc. real de uno preliminar, pero se diferencian en el status. Un triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares, y un circulo rojo a las partidas contabilizadas.

Nota: la entrada preliminar de doc. es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por mas de dos personas (una ingresa, otras controla y contabiliza), permitiendo asignar claramente responsabilidades