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✒️SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

SAP FI El documento contable posterior

UNIDAD 2 : GL – Documento Contable Posterior

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Existen dos opciones para grabar temporalmente un asiento:

1.- Retener documento.

2.- Documento preliminar.

Para facilitar el proceso de registro por interrupciones, por falta de información o para revisión por otro usuario, sap permite el uso de 2 Tipos de documentos, (antes de culminar el proceso de grabación en el libro mayor), estos son 1) Documentos retenidos y 2) documentos preliminares.

1. Documentos retenidos:

Funcionalidad que permite grabar temporalmente, con el fin de continuar posteriomente la entrada de datos.

Características: no acualizan saldos - no se visualizan en reportes - no se les asigna un no. de documento - se asigna una denominación para consulta posterior - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos –

Al grabar aparecerá la frase "Apartar documento". La forma de grabar un documento como retenido es:

· Para las transacciones clásicas, barra de Menú / Documento /Retener

· Para las transacciones enjoy, también 1) Menú / Documento / Retener o utilizar el ícono 2) "Retener" o 3) F50

Ruta de acceso para utilizar un documento retenido:

1. Transacciones clásicas: 1)Icono "Documento apartado 2) Menú / Documento / Traer documento apartado

2. Transacciones simples: Ícono "Modelos trabajo de" / Modelos de trabajo / Documento apartado

Para contabilizar documentos retenidos, se puede desde la misma transacción en uso, tanto clásicas como en transacciones simples, con la ruta de acceso 1) Menú / documento / contabilizar, o 2) Ctrl S, o 3) acceder a la transacción FB11

NOTA: solo estarán visibles los documentos propios y no los creados por otro usuario. Para traer todos los documentos, en opción "Lista de Documentos" se debe marcar con * en el campo nombre del usuario.

2. Documentos preliminares:

Funcionalidad que permite grabar documentos inconclusos, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

Caraterísticas: no acualizan saldos - se visualizan en reportes (status que identifica como dctos preliminares) - se les asigna un no. de documento (número correspondiente al final, no existe un consecutivo propio para dctos preliminares) - pueden tratarse para su contabilización o borrarlos, incluso por otro usuario.

· Como control, los documentos preliminares permiten tener responsabilidades diferenciadas, donde un usuario registra y otro revisa y contabiliza.

· Al tratarse un documento preliminar, se pueden modificar datos de posición y de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, estas modificaciones no tienen restricción en cantidad, se permite las modificaciones que sean necesarias.

· Pueden tratarse de forma individual o masivamente a través del ícono LISTA DE DOCUMENTOS, a través de la transacción FBV2.

· Al grabar un documento como preliminar, se tienen las opciones grabar y grabar completamente.

· La opción grabar, permite guardar cambios sin verificaciones del sistema.

· La opción grabar completamente, valida que no hayan errores, si los hay no se puede grabar, una vez corregidos graba y queda en un estado para su contabilización.

· La contabilización de documentos preliminares se realiza con la transacción FBV0 (Si se contabilizan, actualizarán los saldos contables, si se borran, quedará el número de dcto con solo los datos de cabecera y un estatus de borrado, las posiciones se borrarán.

· Desde la transacción FBV0, la ruta para borrar es Menú / Documento / Borrar documento preliminar.

· Para visualizar documentos preliminares, se puede acceder al sistema mediante la transacción FBL3N, en este reporte se presenten documentos reales y documentos preliminares, estos últimos se identifican con un triángulo amarillo.

· Para visualizar documentos a partir del número asignado, utilizar la transacción FB03

NOTA:

La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que se utiliza para el control de dos personas (Una ingresa , la otra verifica)

 

 

 

Sobre el autor

Publicación académica de Maritza Andrea Puentes Fernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP SemiSenior

Maritza Andrea Puentes Fernandez

Profesión: Ingeniero Civil en Informática - Chile - Legajo: UK56O

✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Maritza Puentes

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El documento contable posterior" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Master

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Existen dos opciones para grabar temporalmente un asiento: 1.- Retener documento 2.- Documento preliminar Retener documento permite grabar temporalmente la entrada de dato con el fin de retomar posteriormente Documento preliminar permite grabar documentos inconclusos en el sistema aún teniendo pendiente validar datos obligatorios Una de las características importantes es que existe doble control ya que un usuario puede ingresar y el otro usuario controla y contabiliza

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Creado y Compartido por: Adelina Del Rocío Gaspar Ramírez

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SAP SemiSenior

Esta lección me permite realizar mi trabajo y mantener al día mis datos y registros contables para posterior revisión de la información sin generar ningún asiento contable. Tenemos 2 opciones a través de retener el documento o del documento preliminar. Ambas para mi son eficientes.... dependiendo de la necesidad del usuario.

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Creado y Compartido por: Dimas Javier Gonzalez Parra

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DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR, Dtos temporales * Retener Documentos, Graba datos: no actualiza saldos, no asigna numero de dtos, se guarda con un nombre, se buscan en modelos de trabajo,para transaciiones enjoy,solo se ven los creados por el usuario, en transacciones clasicas se encuentra en la bara de menu traer documentos apartados se listan todos usando *nombre del usuario * Documentos Preliminares, Estado previo a la contabilizacion, se le asigna numero de dtos, no actualiza saldos, se visualizan en reportes, se pueden grabar por 2 usuarios. Tratamiento posterior: * modificaciones no modifica moneda, clase de documentos FBV2 Grabar Completamente: verifica los dtos obligatoorios Grabar : Los Cambios modificados sin verificacion CONTABILIZACION:...

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Creado y Compartido por: Zoraida Gomez Muñoz

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SAP Master

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR 1. Introduccion: 2 opciones de grabar temporalmente sin afectar el mayor: A) Retener documentos b)Documentos preliminares 2. Retener documentos: Grabar temporal para continuar posteriormente. -No afectan datos del mayor. -No se visualizan en reportes. -El sistema no le asigna numero. -Denominacion asignada. -Continuar o borrar posteriormente. Trans. F-02: MENU>>Documento>>Retener Continuarlo: MENU>>Documento>>Traer documento apartado 3. Documentos preliminares: grabar documento aunque sea terminado no queda contabilizado. -El sistema asigna un numero de acuerdo a clase de documento. -No actualizan saldos de amyores contables. -Pueden visualizarse en reportes (Status: Preliminar). -Pueden modificarse...

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Creado y Compartido por: Medardo Artuz

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Se pueen guardar momentaneamente los documentos sin necesidad de contabilizar los mismos mediante las opciones de RETENER DOCUMENTOS y DOCUMENTOS PRELIMINARES. RETENER DOCUMENTOS: Permite grabar los datos ingresados inclusive con diferencia y con la posibilidad de seguir posteriormente ingresando datos. Esta opcion no tiene un numero de documento SAP, se le da un nombre o denominacion y su gestion posterior sera solo por el usuario que lo ingreso y se puede utilizar para transacciones tipos enjoy y classico. DOCUMENTO PRELIMINAR: Permite grabar datos que pueden ser visualizados, modificados, contabilizados o borrados por mas de un usuario. Se pueden ingresar de manera incompleta con partida contable no cuadrada mediante la opcion GRABAR y...

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Creado y Compartido por: Ian Paul Jones Pinseau

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documento contable posterior se puede grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el libro mayor 1- retener documentos 2- documentos preliminares 1. - - los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables - no se visualizan en los reportes - el sistema no asigna ningún número de documento - pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos documentos preliminares podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando no hayan validaciones o datos obligatorios características: 1. el sistema asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documentos que se haya seleccionado 2. no actualizan los saldos...

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Creado y Compartido por: Hermes Ezechia Bustos Carrillo

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Documento Contable Posterior. 1. Introducción. Opciones para grabar temporalmente un asiento: * Retener documentos. * Documentos preliminares. 2. Retener Documentos. Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Los documentos retenidos: NO actualizan los saldos de los mayores contables y NO se visualizan en reportes. Pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos. El sistema NO le asigna ningún número de documento. El sistema solicitará una denominación para identificarlo posteriormente. 3. Documentos Preliminares. Permite grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios...

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Creado y Compartido por: Carlos Castillo

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Documento contable posterior Documentos Retenidos Función que permite grabar temporalmente para continuar posteriormente características no impactan los saldos no se visualiza en reportes no se asigna numero de documento los documentos retenidos se pueden contabilizar o borrar Transacción FB50 Documentos preliminares Características grabar documentos inconclusos, aunque falten datos o validaciones se asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento no se actualizan los saldos se pueden visualizar en reportes con estatus preliminar pueden ser tratados por otros usuario

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Creado y Compartido por: Javier Alexander Romero Duarte

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Documento contable posterior Retener documentos No actualiza saldos de contabilidad No se visualiza en los reportes El sistema no le asigna # de documento El sistema solicita un nombre para identificar posteriormente el documento retenido Posteriormente puede ser contabilizado o borrado ** El usuario sólo puede visualizar los documentos que haya retenido ** Si se desea la lista completa de los documentos retenidos, se elige la opción LISTA y se coloca asterisco en el nombre del usuario. Documentos preliminares El sistema asigna un # de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado No actualiza los saldos contables Se podrán visualizar en los reportes Pueden...

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Creado y Compartido por: Maria Del Pilar Gomez Sierra

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SAP Senior

DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR Al momento de registrar por X o y motivo no termina de grabar este. Una alternativa que tiene SAP es que permite: • Retener Documentos: esta opción como tal no genera un documento contable con numeración pero so solicita una denominación para luego solicitarla bajo esta misma denominación. Esta se puede visualizar como tal en los reportes • Grabar de Forma preliminar: Esta opción como tal si genera un numero de documento pero este se puede modificar, grabar o borrar según sea el caso. Estas opción como tal ofrece una opción de doble control ya que mientras uno registra otra persona visualiza y graba. Esto sin que ninguno de los dos hagan un efecto...

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Creado y Compartido por: Wilmer Alejandro Capera Moreno

 

 

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