✒️SAP FI El documento contable posterior

Carrera: Consultor Funcional SAP FI :: Módulo: Usuario :: Unidad: 2 – Registraciones Contables :: Lección: 5 – Contabilización Posterior

DOCUMENTOS CONTABLES POSTERIORES.

1 – Introducción.

Existe la posibilidad de grabar temporalmente el registro de un asiento contable que aún no estén completo para grabar un documento, y tenemos dos opciones para grabar sin que esto genere una contabilización en el libro mayor.

Las opciones son:

-Retener Documentos.

-Documentos preliminares.

2 – Retener Documentos:

Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

Características:

- -No se actualizan los saldos de libros mayores contables.

- -No se visualizan en un reporte.

-El sistema no asignara numeración de documento.

-El Sistema una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.

-Estos documentos pueden tratarse posteriormente, contabilizándolo o borrándolos.

La transacción Enjoy FB50 conocida podemos observar el icono Retener.

Se abrirá una ventana emergente para ingresar el nombre que identifique al documento retenido. (Apartar).

Los documentos retenidos los encontraremos al abril el panel Modelo de Trabajo.

Importante: La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo, solo se visualizan en el usuario que creo el documento retenido, los cuales desaparecen al ser finalizada la contabilización del documento retenido.

La opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de menú – Documento – Retener, Transacción F-02.

Si deseamos continuar con la carga de información de un documento ya grabado accedemos a la barra menú – Documento – Traer Documento Apartado.

Audio Tips.

Si deseamos listar todos los documentos retenidos, y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opción lista debemos completar con un asterisco en el nombre del usuario, de esta manera se podrán listar todos los documentos que se hallan retenido y que aun estén pendiente, de la lista de documentos retenidos podemos seleccionar los documentos para continuar con su ingreso, o también se pueden borrar sin que quede algún registro de sus exigencias.

3 - Documentos Preliminares.

Podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando existan validaciones o datos obligatorios pendientes.

Características:

-El sistema asigna un numero de documento de acuerdo con la clase del documento seleccionado.

-No se actualizan los saldos de los mayores contables.

-Se podrán visualizar en reportes con el status de preliminar.

-Se pueden completar, modificar, verificar y contabilizarse posteriormente, incluso por un usuario distinto a quien los creo, y por supuesto ser borrados.

En la transacción Enjoy FV50 podemos observar el icono Registrar de forma Preliminar, que permite guardar el documento previo a su contabilización.

Cuando se graba un documento de forma preliminar el sistema le genera un número, el cual es el correlativo según la clase de documento, no existe un rango especial para los preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número.

4 – Tratamiento posterior de documentos preliminares.

Todo documento preliminar tiene un tratamiento posterior y su utilidad radica en la eficiencia de los procesos con el doble control, donde un usuario registra preliminarmente y otro controla y contabiliza, dando lugar a responsabilidades diferenciadas.

Modificaciones de documentos preliminares: Pueden modificarse datos de posición y cabecera, excepto los datos de moneda y clase de documento. Las fechas, los importes e imputaciones son susceptible de modificar todas las veces necesarias mientras sean datos preliminares. Podrán tratarse de forma individual o masivamente por la lista de selección.

Transacción FBV2

-Finanzas.

- Gestión Financiera.

-Libro Mayor.

- Documentos.

- Documentos preliminares.

-Modificar.

La selección permite filtrar por criterios:

Adelante observamos imagen de la transacción para modificar un documento preliminar, tiene completo los campos de numero de documento y monedas, campos no modificables.

Se realizan las modificaciones necesarias y se graba nuevamente de forma preliminar.

Existe una diferencia entre graba y gabar completamente.

-Grabar: guarda los cambios realizados, sin que el sistema verifique si el documento este completo o no.

-Grabar Completamente: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si se fuera a contabilizar realmente, listo para ser contabilizado.

Contabilización documento preliminar: Todo documento preliminar puede contabilizarse o borrarse.

- Si se contabiliza actualizaran los saldos contables e impactara en contabilidad.

- Si se borra, quedara el número de documento con los datos de cabecera y con el status de borrado. Las posiciones se borrarán todas.

Transacción FBV0.

- -Finanzas.

- - Gestión Financiera.

- -Libro Mayor.

- - Documentos.

- - Documentos preliminares.

- -Contabilizar/Borrar.

La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde seleccionares el documento preliminar de una lista.

Si el documento preliminar se completó, procedemos a su contabilización.

Audio Tips: Existe una funcionalidad en SAP llamada workflow la cual permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocios, lo cual incluye operaciones de diferentes módulos de SAP como MM, SD, FI entre otros, donde se establece, que, quien, cuando y como realiza una determinada tarea en el sistema.

Borrar documentos preliminares: Con la misma transacción de contabilizar FBV0, se puede realizar el borrado si no procede la contabilización. Accedemos a la barra de menú – Documento – Borrar documento preliminar.

Una vez borrados se pueden consultar, los números no se eliminan, su consulta muestra datos de cabecera con su status de anulado y sin posiciones.

5 – Visualización en reportes.

En la pantalla de selección de reporte deberemos seleccionar la tilde de visualizar partidas preliminares.

El reporte mostrara los documentos reales y los preliminares, y se diferenciaran en su status, los del triangulo amarillo son los preliminares.