✒️SAP FI El cobro / pago automático

Unidad 4 - Lección: Cobro - Pago automático

El programa permite emitir pagos en forma masiva.

A continuación, los requisitos y datos relevantes para usar el programa.

• El programa permite compensar partidas abiertas entre acreedores y deudores vinculados (desde el dato maestro solapa Datos Generales - Control)

• Dato maestro de deudor y acreedor - Solapa Datos Generales - Pagos: se almacenan los datos bancarios del acreedor o deudor. Cuando hacemos pagos masivos, el sistema levanta los datos almacenados en el dato maestro.

• Pagador/Receptor alternativo: se pueden introducir a nivel de mandante y a nivel de sociedad. La entrada en el segmento de sociedad tiene mayor prioridad que la del mandante.

Si se marca el tilde "Entradas individuales" no es necesario que el receptor de pago esté creado como dato maestro en SAP. Los datos se pueden ingresar al momento de ingresar las facturas.

Si el receptor/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número o números de cuenta podrán ingresarse en el registro maestro. Cuando se introduce una factura, se pueden elegir mediante el matchcode.

• Solapa datos de sociedad - Gestión de cuenta: Central y subsidiaria. Si se ingresa una central, los pagos de una subsidiaria se hacen vía la central. Todas las partidas contabilizadas en la subsidiaria se transfieren automáticamente a la central. En la cuenta de la subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos.

• Solapa datos de sociedad - Pagos - Bloqueo de pagos: el bloqueo se puede utilizar en pagos automáticos si el bloqueo se ha almacenado en el registro maestro del acreedor o se ha registrado en el documento.

• Solapa datos de sociedad - Pagos - Dias de cobro: tiempo previsto hasta el cobro del cheque. En los pagos automáticos, la fecha de valor para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición del documento. La fecha de valor es útil para tesorería para determinar las necesidades de fondos.

Fecha de valor: Fecha de contabilización tiempo hasta el cobro del cheque.

• Solapa datos de sociedad - Pagos - Vías de pago: en el registro maestro se indican las vías de pago que pueden utilizarse para pagos automáticos, siempre que no se haya indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar, se indica una vía de pago esta tiene preferencia por sobre lo indicado en el registro maestro.

• Solapa datos de sociedad - Pagos - Pagar todas la partidas individualmente/pago único: se determina que se pague por separado o no cada partida abierta del acreedor. Es decir si se agruparan o no para un pago. Si se realiza un pago para cada partida o no.

• Solapa datos de sociedad - Pagos - Banco Propio: Determina los datos bancarios con los cuales se pagará. Este dato puede cambiarse al momento de ingresar el documento.

Programa de pagos automáticos (F110)

El programa permite:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse
• Contabilizar documentos de pago
• Imprimir medios de pago o crear soportes para el intercambio de datos electronicos

Consta de 4 pasos:

1. Fijar parámetros

1. Que se tiene que pagar?

2. Que vias de pago se utilizaran?
3. Cuando se hará el pago?
4. Que sociedades se tendrán en cuenta?
5. Como se va a pagar?

2. Generar una propuesta, en función a los datos introducidos previamente. Se podrán bloquear o desbloquear facturas para el pago (tratar propuesta)

3. Planificar ejecución de pago/Ejecución de la propuesta: Se crean los documentos de pago y se actualiza el libro mayor

4. Imprimir los medios de pago: se planifican los programas de impresión para la creación de los medios de pago.

La transacción es la F110.

Datos identificatorios: Se debe ingresar la fecha de ejecución e identificación. Este último campo diferencia las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

Datos relevantes para crear una propuesta

• Fecha de contabilización (actualización de libro mayor)

• Documentos creados hasta: define los documentos que se incluirán en la ejecución del pago

• Sociedades: una o mas de una, separadas por coma. También se puede ingresar rangos.

• Vías de pago que se utilizaran: una o varias

• Siguiente fecha de contabilización: próxima fecha en la que se ejecutará nuevamente un pago. (tener presente por la fecha de vencimiento de los pagos).

• Acreedores y/o clientes a los que se les pagará.

Otros datos

• Solapa de selección libre: permite filtrar documentos a cancelar bajo algun criterio adicional.

• Log adicional: permite seleccionar que información ver en el log de la propuesta de pagos.

• Solapa impresión y soporte de datos

Planificación de propuesta

Una vez ingresados los parámetros, se debe planificar y tratar la propuesta. Luego de la ejecución de la propuesta el sistema genera dos informes:

• La lista de las propuestas de pago (en verde): levanta documentos en función a los criterios ingresados en el punto anterior.

• La lista de las excepciones (en rojo): cuando no encuentra vía de pago válida o cuando una posición está bloqueada para el pago.

Desde el tratamiento de la propuesta, se pueden bloquear de pago y el descuento por pronto pago de las partidas abiertas. También la vía de pago y el banco.

Lo que no se puede hacer es pagar una partida que está bloqueado. Para ello se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y volver a generar una nueva propuesta de pago. Es decir desde la F110 puedo bloquear, pero no desbloquear.

Hasta este momento, no hay ninguna contablización, pero las facturas que están bajo tratamiento de propuesta de pagos, permanecen bloqueadas para que por ejemplo, no puedan ser tratadas en un pago manual o en otra ejecución de pagos distinta.

Ejecución de propuesta

En este paso se crean los documentos de pago , se compensan las partidas y se actualiza el libro mayor.

Si por error contabilice un pago, lo puedo revertir con FBRA.

Si imprimí el cheque, uso la FCH8 (anulo el cheque y el documento de pago).

Las reversiones, se deben hacer con transacciones manuales.

Impresión y soporte de datos

Depende de las vias de pago que hayamos elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

Deberá existir al menos una variante de impresión por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Cuando se configura la F110 a cada vía de pago se le asigna un programa de impresión o de generación de archivos EDI (intercambio electrónico de datos).

Por ejemplo, el programa de impresión de cheques:

• Asigna números de cheques a los documentos de pago

• Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques
• Imprime cheques y documentos adjuntos

Para cada variante seleccionada se generaran ordenes de impresión (órdenes de spool). Se puede acceder a las mismas con la SP01.