✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

Configuración en SAP S/4 HANA

1 Nuevas Tablas y Diario Universal

La Tecnología HANA tiene la capacidad de calcular sobre la marcha, lo que significa que elimina varias tablas e índices que creaban redundancia en el proceso. Las tablas que se eliminan son:

• Las tablas destinadas a las partidas individuales e índices de GL son GLT0,BSIS, BSAS, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, FAGLBSIS, FAGLBSAS
• Las tablas totales y las tablas de índice de aplicación de cuentas por cobrar y cuentas por pagar como KNC1, KNC3, LFC1, LFC3, BSID, BSIK, BSAD y BSAK
• Las partidas individuales y las tablas de control totales de CO como COEP para ciertos tipos de valor y COSP y COSS
• Las tablas de libro mayor de materiales para valoraciones paralelas como MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCD, CKMI1 y BSIM
• Las tablas de Contabilidad de activos como ANEK, ANEP, ANEA, ANLP y ANLC

Todas estas tablas se combinan con la tabla ACDOCA y con la tabla de cabecera BKPF. La tabla FAGLFLEXA y algunas otras tablas New GL ahora son obsoletas y hay nuevas tablas de Customizing.

ACDOCA es la nueva tabla introducida por SAP en el área de finanzas y como se ha mencionado en varias oportunidades es la tabla maestra que contiene todos los registros de la mayoría de los módulos, como los activos fijos y el libro mayor de materiales.

Sin embargo, los programas existentes y los desarrollos personalizados funcionarán sin problemas a pesar de las nuevas tablas. SAP ahora utiliza vistas de compatibilidad.

Las vistas de compatibilidad tienen el prefijo "V" quedando como "V_TABLE", por ejemplo "V_COEP" para COEP. Las operaciones de lectura en el código ABAP se redirigen hacia una vista (V_COEP) a través de una configuración específica en la definición del diccionario de datos de la tabla COEP. Esta vista, ya no lee la tabla física COEP, sino el nuevo Diario Universal y mapea los datos de nuevo de acuerdo a la estructura de la tabla COEP. Desde la perspectiva del código del programa, no se produjo ningún cambio.

1.1 Diario Universal

En SAP S/4 HANA Finance, el diario universal captura todas las transacciones contables relevantes en Contabilidad Financiera FI y Controlling CO como asientos de diario. Por lo tanto, representa la única fuente de verdad tanto para la contabilidad financiera como para la contabilidad de gestión. El resultado es una base completamente integrada.

El diario universal se desarrolló para garantizar la integridad de los datos financieros, eliminar la redundancia y el esfuerzo de reconciliación entre FI y CO y proporcionar a niveles significativamente mas altos de rendimiento, transpariencia y visión financiera.

La combinación de las estructuras de datos de los diferentes componentes en una sola tabla de registros da como resultado una única fuente de verdad, que reemplaza las tablas físicas previamente separadas, ya que los datos se registran a través de distintos módulos:

• Contabilidad del libro mayor FI-GL
• Contabilidad de activos FI-AA
• Controlling CO
• Análisis de rentabilidad CO-PA, excepto el cálculo de costos
• Libro mayor de materiales CO-PA-ACT

2. Configuración de Contabilidad General

Los siguientes puntos del Customizing se dividirán en dos. En primer lugar se explicará los cambios que hay respecto a la versión anterior y luego se hará una introducción a los puntos de verificación previos a una migración de SAP ECC a SAP HANA.

2.1 Configuración de Ledgers

El diario universal en SAP S/4 HANA Finance, puede manejar hasta 10 campos de moneda. Dos de ellos están preconfigurados y 8 son monedas que se pueden definir libremente. Las monedas preconfiguradas son la moneda de la sociedad y la moneda de controlling. Estas dos monedas no pueden ser cambiadas.

La moneda de controlling solo está disponible si se utiliza el módulo de CO. Las monedas libremente, se pueden utilizar para configurar otras monedas locales y para asignar los precios de transferencia. Cada contabilización completará todos los campos de moneda de acuerdo con las reglas de conversión de monedas configuradas.

Definir la configuración para el libro mayor - Requisitos previos

• La sociedad FI debe estar completamente configurada con monedas, variante del año fiscal y variantes de periodos contables
• La sociedad FI debe estar asignada a la sociedad CO y la sociedad de Controlling debe estar completamente configurada con los tipos de moneda y variante de año fiscal
• El libro mayor 0L debe estar configurado como libro principal

Una vez que estos requisitos previos se cumplen, se puede ejecutar y esta actividad da como resultado la definición del libro mayor. Un ledger puede ser un ledger principal 0L y otros ledgers pueden configurarse según los requisitos del negocio.

Datos

Transacción FINSC_LEDGER:

Gestión Financiera Nuevo --> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) --> Libros --> Ledger -->Definir opciones para ledger y tipos de moneda

Tipos de moneda

El tipo de moneda especifica el rol de una monda en el sistema SAP.

De manera estándar, SAP trae predefinidos 8 diferentes tipos de moneda que podremos utilizar para asignar a los ledgers. Si fuera necesario podemos definir nuevos tipos de moneda.

Además se debe iniciar el nivel de definición del tipo moneda, si se selecciona la opción Global se definirá la configuración de conversión de moneda una vez para cada tipo de moneda. Si se selecciona Específico de Sociedad (No Multisociedades) se definirá la configuración correspondiente para cada combinación de sociedad en sus propios tipos de moneda.

Parametrizaciones de conversión de moneda legal

Al igual que en SAP ECC, la parametrización estándar para la moneda legal no se puede cambiar. El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad el tipo de cotización promedio y la fecha de conversión. Lo que si podemos hacer en este punto es agregar nuevas monedas.

Parametrizaciones conversión moneda para sociedades

Para las monedas paralelas que se vayan a utilizar en las distintas sociedades hay que definir el tipo de cotización (promedio, vendedor, comprador) por el cual se van a convertir y desde que moneda se realizará la conversión, por ejemplo, podría ser desde la moneda de documento (00) o desde la moneda de la sociedad (10).

También se debe definir cual es la fecha que se utilizará para hacer la conversión las cuales pueden ser la fecha de documento, la fecha de contabilización o la fecha de conversión. Esto es básicamente lo que antes definíamos desde la transacción OB22.

Libros de Contabilidad y monedas

Los libros paralelos o Ledgers se introdujeron con New GL.

Con SAP S/4 HANA Finance, también se introdujeron libros adicionales, llamados libros de extensión. La diferencia entre los dos es que en un libro paralelo de contabilidad, las contabilizaciones se realizan físicamente tanto en el libro de contabilidad principal como en el libro paralelo.

Sin embargo los Ledgers de extensión deben vincularse a un ledger base y solo realizar contabilizaciones delta. Los libros de extensión requieren obligatoriamente el libro base y puede ser el principal o no. Por lo tanto, cuando un usuario ejecuta un informe para el libro de extensión, extrae el libro base y el libro de extensión para mostrarle una imagen holística. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los ledgers de extensión no pueden utilizarse en la Contabilidad de Activos, lo cual lo convierte en una limitación.

Para cada ledger que se defina en el sistema deberemos especificar si se trata de un ledger estándar o un ledger de extensión. En caso de que fuera de extensión, hay que indicar a que ledger corresponde.

Parametrizaciones de sociedad para el libro

Para cada ledger que se haya definido, hay que configurar los datos para cada una de las sociedades en las que se implementará. Los datos relevantes que deben indicarse son:

• Variante de ejercicio fiscal
• Variante de periodos contables
• Moneda Local
• Segunda Moneda Local
• Monedas a definir libremente. Puede ser hasta 8 tipos de monedas

Para cada moneda hay que definir desde donde se realizará la conversión. Por ejemplo, la moneda local se convierte desde la moneda de la transacción y la segunda moneda desde la moneda.

Presentación de cuentas paralelas por cuentas de mayor

Este check indica que para esta sociedad va a realizar una contabilidad paralela mediante cuentas de mayor en lugar de mediante ledgers diferentes. Si se fija este indicador, se deberá asignar mas de una norma de presentación de cuentas a esta combinación de ledger y sociedad. Para este caso, el sistema suprime el mensaje de error correspondiente que impediría asignar diferentes normas de presentación de cuentas a la misma combinación de ledger y sociedad.

2.2 Desactivar un ledger para una sociedad

En esta actividad Customizing se puede desactivar un ledger para determinadas sociedades en ejercicios futuros. Debemos tener en cuenta que esto no puede hacer para el ledger principal.

Datos

Gestión Financiera Nuevo --> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) --> Libros --> Ledger --> Desactivar un ledger para una sociedad

Se debe ingresar el ledger paralelo y en las sociedades en las que se desea desactivar y marcar hasta que ejercicio son válidos. Con esta actividad podemos evitar registros redundantes en las tablas para ledgers que ya no son útiles.

2.3 Definición de grupos de Ledgers

En SAP, un grupo de Ledger o de libro mayor es una combinación de libros de contabilidad creados con el fin de aplicar las funciones y procesos de contabilidad a todo un grupo de libros.

Se pueden combinar múltiples libros de contabilidad en un grupo de ledgers. Esto simplifica las tareas en la función individual y los procesos de la contabilidad del libro mayor ya que se utiliza para contabilizar simultáneamente en varios libros de contabilidad. Por ejemplo, en la valoración de moneda extranjera, si varios libros utilizan el mismo criterio de valuación, en la valoración se indica un grupo de ledgers y el ajuste impactará en todos los libros de ese grupo de ledger.

Cuando creamos un libro mayor en SAP, el sistema genera el grupo de ledger con el mismo nombre y los datos de cualquier libro mayor se pueden contabilizar y visualizar utilizando el grupo de libro mayor.

Datos

Grupo de Ledger en contabilizaciones. Al contabilizar un documento, si no se proporciona el grupo de Ledger, SAP contabiliza en todos los libros disponibles de forma predeterminada. Para poder ingresar un grupo de ledger se debe acceder a la transacción FB01L o FB50L.

2.4 Definir y asignar normas de presentación de cuentas

Cada norma de presentación o principio contable puede contar con diferentes criterios de valuación.

Además, la asignación del principio contable se debe hacer al libro mayor en función de los requisitos del negocio, como las NIIF y USGAAP. Con esta asignación, los documentos contabilizados en un principio de contabilidad también se contabilizan en todos los libros de contabilidad asignados y, si no se especifica el libro de contabilidad, el documento se contabiliza en todos los libros de contabilidad.

2.5 Integración del Controlling con la gestión financiera

Con la integración FI-CO que aporta S/4 HANA Finance, la unificación de datos maestros de clases de costos con cuentas de mayor y el registro de todos los movimientos en el Diario Universal, se agregan nuevas configuraciones que debemos conocer.

2.6 Definición de la variante de mapeo de tipo de documento

En CO, hay varias transacciones que pueden realizarse y puede ser un requisito de una organización segregar esas transacciones por clase de documento para fines del análisis interno e informes. Por ejemplo, los subrepartos o distribuciones se registran en una clase de documento y los traspasos de costos en otros.

2.7 Definiendo valores por defecto para contabilizaciones en Controlling

Se asignan los valores predeterminados para contabilizar transacciones comerciales de CO, en las que el sistema no permite ningún tipo de documento o grupo de ledgers como entrada durante la contabilización.

2.8 Definir ledger para versión CO

Se deben asignar ledgers a versiones de controlling (CO). Es decir, el módulo de controlling leerá los datos reales (contabilizaciones) de los ledgers que se especifiquen aquí.