✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

UNIDAD 3 Configuración en SAP S/4HANA

Contabilidad General

Nuevas tablas y diario universal:

1.- Tablas de partidas individuales es índice de GL: GLT0, BSIS, BSAS, FAGLFLEXA, FAGLFLEXT, FAGLBSIS y FAGLFLEXT.

2.- Tablas totales e índice de cuentas por cobrar y pagar KNC1, KNC3, LFC1, LFC3, BSID, BSIK, BSAD y BSAK.

3.- Partidas individuales de CO: COEP, COSP y COSS.

4.- Tablas de libro mayor de materiales: MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCD, CKMI1 y BSIM.

5.- Tablas de AF: ANEK, ANEP, ANEA, ANLP y ANLC.

Características principales de la tabla maestra:

• Nueva tabla en SAP para el módulo de FI.
• Contiene el registro de la mayoría de los módulos SAP.
• Es la encargada de capturar las diferentes transacciones contables de mayor importancia en los módulos de FI y CO.

Beneficios del diario universal:

• Garantizar la integridad de los datos financieros.
• Elimina redundancia y el esfuerzo de reconciliación entre FI y CO.
• Proporciona altos niveles de rendimiento, transparencia y visión financiera.
• Es la única fuente de la verdad por ser una sola tabla.

Configuración de Ledgers:

Como sabemos los ledgers son los libros donde se llevan la contabilidad de una empresa, el cual o los cuales pueden poseer diferentes criterios de evaluación. En SAP S/4HANA Finance, se pueden manejar hasta 10 campos de moneda, donde dos se encuentran preconfiguradas (moneda de la sociedad y moneda de controlling) y el resto se pueden definir libremente, de acuerdo a la necesidad de las empresas.

Definir la configuración del libro mayor: Se debe tomar como pasos previos los siguientes:

1. Configuración completa de la sociedad FI.
2. Asignación de la sociedad FI a la sociedad CO.
3. Configuración completa de la sociedad CO.
4. Configuración del libro mayor 0L como libro principal.

Transacción: FINCS_LEDGER

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosLedgerDefinir opciones para el Leger y tipos de moneda.

Tipos de moneda:

Consta de 8 monedas diferentes, las cuales son utilizadas para ser asignadas a los Ledgers.

Se debe indicar el nivel de definición:

• Opción global.
• Opción específico de sociedad (No multisociedades).

A continuación se listan las monedas propuestas por SAP:

• 00 Moneda del documento.
• 10 Moneda de la soiedad.
• 20 Moneda de la sociedad CO.
• 30 Moneda de grupo.
• 40 Moneda fuerte.
• 50 Moneda-índice.
• 60 Moneda sociedad GL.
• 70 moneda de objeto de controlling.

Parametrizaciones de conversión:

• La parametrización estándar para la moneda legal no puede ser cambiada.
• En este punto se pueden agregar nuevas monedas.
• El sistema toma por defecto para la moneda de la sociedad el tipo de cotización promedio y la fecha de conversión.

Parametrizaciones conversión moneda para sociedades: Hay que definir:

• Tipo de cotización (promedio, vendedor, comprador).
• Moneda que realizará la conversión (moneda de documento o moneda de la sociedad).
• Definir fecha de conversión (fecha de documento, fecha de contabilización o fecha de conversión).

Libros de contabilidad y monedas:

En SAP S/4HANA Finance, se introdujeron los Ledgers paralelos con New GL, y adicionalmente se introdujeron los denominados libros de extensión. La diferencia entre ambos son:

• En el libro paralelo de contabilidad, las contabilizaciones se realizan físicamente tanto en el libro de contabilidad principal como en el libro paralelo.
• Los Ledgers de extensión, deben vincularse a un Ledger base, y puede ser principal o no, y solo para realizar contabilizaciones delta. Estos libros de extensión no pueden ser usados para la contabilidad de activos, por lo que lo convierte en una limitación.

Parametrizaciones de sociedad para el libro:

Para cada Ledger que se haya definido, se debe configurar los datos para cada una de las sociedades. Los datos relevantes que deben indicarse son los siguientes:

• Variante de ejercicio fiscal.
• Variante de los períodos contables.
• Moneda local.
• Segunda moneda local.
• Moneda por definir libremente. Estas pueden ser hasta 8 tipos de monedas.

Nota: Presentación de cuentas paralelas por cuentas de mayor, es un check indica que para una sociedad la contabilidad paralela se realizara por medio de cuentas de mayor en lugar de Ledgers diferentes.

Desactivar un Ledger para una sociedad:

• Se pueden desactivar un Ledger para determinadas sociedades en ejercicios futuros.
• No se puede desactivar el Ledger principal.
• Se debe ingresar el Ledger paralelo, y en las sociedades en las que se desea desactivar y marcar hasta que ejercicio son válidos.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibroLedgerDesactivar un Ledger para una sociedad.

Definición de grupos de Ledgers:

Un grupo de Ledger o de libro mayor es una combinación de libros de contabilidad creados con el fin de aplicar funciones y procesos de contabilidad a todo un grupo de libros. Al crear un libro mayor en SAP, el sistema genera el grupo de Ledger con el mismo nombre, y los datos de cualquier libro mayor se pueden contabilizar y visualizar utilizando el grupo del libro mayor. Un grupo de Ledger posee las siguientes características.

• Puede ser renombrado.
• Se pueden combinar múltiples libros de contabilidad en un grupo de Ledger.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosLedgerDefinir grupo de ledgers

Transacciones: FBL01L o FB50L

Nota: En cada grupo de ledger, es importante designar un libro como representante, ya que por medio de éste se determina el período contable y verifica que este abierto durante la contabilización. Hay que tener en cuenta que si el período contable del ledger representativo se encuentra abierto, se contabilizará en todos los demás ledgers asignados, incluso si sus períodos contables están cerrados.

Definir y asignar normas de presentación de cuentas:

En una empresa sus estados financieros pueden ser presentados de acuerdo a criterios propio de acuerdo a principios contables, por lo que se debe hacer una asignación en el libro mayor para las NIIF y USGAAP. Con esta asignación, los documentos contabilizados en un principio de contabilidad también se contabilizan en todos los libros de contabilidad asignados y, sino se especifica el libro de contabilidad, el documento se contabiliza en todos los libros de contabilidad.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosPresentación de cuentas paralelaa.>>Definir normas de presentación de cuentasb.>>Asignar norma de presenta de cuentas a grupo de ledgers.

Integración de Controlling con la gestión financiera:

La integración FI-CO que aporta S/4HANA Finance, la unificación de datos maestros de clases de costos con cuenta de mayor y la registración de todos los movimientos en el Diario Universal, se agregan nuevas configuraciones que deben conocer.

Definición de tipos de documentos para la contabilización de Controlling:

Los documentos propios de CO deben ser distinguidos con una clase de documento específica, para su identificación al momento de emitir reportes.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosIntegración del Controlling con la gestión financieraDefinir tipos de documento para contabilizaciones en Controlling.

Transacción: OBA7.

Definición de la variante de mapeo de tipo de documento:

En el módulo de CO se realizan varias transacciones comerciales, por lo que la empresas requieren que la mismas sean identificadas por clases de documentos diferentes para estas operaciones, de manera que faciliten los análisis internos e informes. Para definir la variante y a esta asignar transacciones comerciales de CO a clases de documentos, primero se debe definir una variante con una clave y un texto descriptivo y luego seleccionar la variante y acceder a Asignación de Operaciones Empresariales a tipos de documento (MAPPING of CO business transation). Una vez se debe ingresar a las operaciones de CO y asignarles una clase de documento.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosIntegración del Controlling con la gestión financieraDefinir variantes de asignación de tp. documento p.oper.empresariales de CO.

Definiendo valores por defecto para contabilizaciones en Controlling:

En este punto se asignan los valores predeterminados para contabilizar transacciones comerciales de CO, donde el sistema no permite ningún tipo de documento o grupo de ledgers como entrada durante la contabilización.

Para cada sociedad se debe:

• Definir una fecha de vigencia.
• Un grupo de ledger.
• Una variante de mapeo.

Nota: En el caso de no ingresar un grupo de ledger predeterminado, todas las transacciones de CO se contabilizarán en todos los ledgers de contabilidad.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosIntegración del Controlling con la gestión financieraVerificar y definir valores por defecto p.contabilizaciones en controlling.

Definir Ledger para versión CO

En este punto se realiza la asignación de ledgers a versiones de controllins, lo que permite que en dicho móidulo se leerá los datos reales de los ledger específicos de acuerdo a la configuración efectuada.

Nota: Se debe asignar cada versión real de la sociedad CO a un Ledger, tomando en cuenta las siguientes restricciones:

• La versión CO 0 debe estar asignada al libro principal.
• No se puede asignar ninguna versión CO a un libro de extensión.

Ruta SPRO: Gestión Financiera NuevoParametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)LibrosIntegración del Controlling con la gestión financieraVerificar y definir valores por defecto p.contabilizaciones en controlling.

Tareas previas a la migración:

Migración de SAP ECC a S/4HANA tomando en consideración los siguientes puntos:

Activar el nuevo IMG: Para la activación de menú de customizing se realiza por medio del programa RFAGL_IMG_NEW a través de la transacción SA38 y elegir la opción Activar / Desactivar.

Pasos ejecutar previo a la migración: Antes del proceso de migración se deben realizar verificaciones y ajustes necesarios, y dentro de IMG nos indicará en estas tareas.

Ruta SPRO: Conversión de Finanzas a SAP S/4HANAPreparaciones y migración de CustomizingPreparaciones y migración de Customazing para libro mayor.

Paso 1- Verificar y tomar variantes de ejercicio: Se comparan las variantes de ejercicio entre las sociedades CO y las sociedades FI asignadas; estas variantes del año fiscal del área de control y de todas las sociedades FI deben ser la misma, en caso de unas inconsistencia se crea una propuesta para modificar la configuración. El programa que realiza la verificación es FINS_MIG_CHECK_FYV.

Paso 2- Definir parametrizaciones de moneda para migración: Esta parametrización es efectuada para garantizar que los diferentes asientos contables contiene importes para todos los tipos de moneda.

• Calcular importes para monedas específicas de CO: Anterirmente las contabilizaciones estadísticas no tenían importes, este calculo permite seleccionar cualquier moneda de objeto para objetos CO estadísticos.

Nota: Todo asiente contable requiere un importe de moneda local, en caso que falte debe calcularse, y su cálculo se basa en: la fecha de contabilización y la clase de tipo de cambio que se especifique en el calculo de importes.

Paso 3 - Migrar Customizing de ledger general: Se migra el Customizing del libro mayor a la nueva configuración de S/4HANA y se debe verificar lo siguiente:

• La asignación de sociedades a ledgers.
• La configuración de moneda de los ledgers.
• La variante de ejercicio de los ledgers.
• La variante de período abierta de los ledgers.

Parametrizaciones para integración en tiempo real de CO-FI: Por ser algo nuevo, se requiere su parametrización antes de realizar la migración:

• Definir ledger para versión CO.
• Definir tipos de documentos para contabilizaciones en CO.
• Definir asignación de clase de documento para operaciones comerciales CO.
• Verificar y definir valores por defecto para contabilizaciones den CO.

Definir ledger fuente para migración de saldos: Se define el libro mayor de origen de los balances para la contabilidad de libro mayor general, para ello se deben ingresar los siguientes datos:

• Ledger fuente: si se migra desde la contabilidad clásica se indica 00.
• Sociedad (puede especificarse, o ingresar (*) para aplicar las opciones a todas las sociedades).
• Ejercicio de inicio (si se especifica el año 0001 se aplicarán las opciones para todos los ejercicios).
• Ledger detino: ledger al cual se migrará.

Verificar y definir configuraciones de área de Cotrolling. Esta parametrización permite revisar las sociedades CO y sus configuraciones.

Ejecutar verificación de consistencia de parametrizaciones de libro mayor: Debe ejecutarse la transacción FINS_CUST_CONS_CHK, esto debe hacerse antes de la migración de los datos de transacción y no debe arrojar ningún mensaje de error.

Activar funciones de negocio: Estas son necesarias para migrar a SAP S/4 HANA Finance, y esto se realiza por medio de la transacción SFW5:

• FIN_GL_CI_1 - New General Ledger Accounting.
• FIN_GL_CI_2 - New General Ledger Accounting 2.
• FIN_GL_CI_3 - New General Ledger Accounting 3.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Victoria Lizzi