✒️SAP PM / Seminario Power BI for SAP Por Rene Zuniga Marin

Resumen General U3: El Mantenimiento

1. Proceso de mantenimiento correctivo
Las necesidades de mantenimiento deben registrarse primero en SAP para poder visualizarlas, evaluarlas y convertirlas en órdenes cuando corresponda.

La orden permite

• Planificar recursos.
• Controlar el trabajo.
• Monitorear la ejecución.
• Gestionar los costos incurridos.

Etapas del mantenimiento planificable
1.1 Aviso -> Las averías y necesidades se registran mediante avisos.

• IW21 -> Creación de un aviso.
• IW28 -> Tratamiento de una lista de avisos.
• IW31 -> Creación de una orden de mantenimiento.

1.2 Planificación -> Se crea la orden y se definen

• Operaciones.
• Materiales.
• Repuestos.
• Recursos.
• Dispositivos de medición.
• Grúas y otros medios auxiliares.

1.3 Control -> Antes de liberar la orden se debe comprobar

• Disponibilidad de materiales.
• Capacidad de los puestos de trabajo.
• Recursos necesarios.
• Autorizaciones correspondientes.

1.4 Ejecución -> La orden puede liquidarse en Controlling antes o después del cierre técnico (KO88 -> Liquidación real de la orden)

• Retiro de materiales.
• Realización de operaciones.
• Notificación de tiempos.
• Notificación técnica.
• Cierre técnico.

1.5 Cierre -> La orden se da por concluida mediante un cierre final. Las primeras cuatro etapas también pueden automatizarse y controlarse mediante SAP Business Workflow, WF.

2. Avisos de necesidades de mantenimiento
Finalidad del aviso -> El aviso registra una avería, daño, solicitud o necesidad técnica.

• Priorizar y coordinar el trabajo.
• Identificar el objeto afectado.
• Describir el problema.
• Registrar averías, causas y necesidades.
• Construir el historial de mantenimiento.

Un aviso no necesariamente debe generar una orden.

Estructura del aviso
Cabecera -> Contiene información válida para todo el aviso y permite identificarlo y gestionarlo.

Posiciones -> Entregan mayor detalle. Un aviso puede contener varias posiciones.

Actividades -> Documentan trabajos que ya fueron realizados, especialmente en inspecciones.

Medidas -> Representan trabajos que aún deben ejecutarse. También pueden surgir después de realizar una intervención.

Limitación de tratar el trabajo solo con el aviso -> Sin una orden no se puede

• Supervisar costos.
• Planificar materiales.
• Planificar necesidades de capacidad.

Objetos de referencia -> Un aviso puede asociarse

• Ubicación técnica.
• Equipo con o sin ensamblaje.
• Material.
• Número de serie con o sin equipo.
• Ningún objeto de referencia.

Puede crearse sin objeto si este no tiene maestro en SAP o si corresponde a un objeto futuro relacionado con inversiones.

Información del objeto -> Puede configurarse para aparecer automáticamente cuando el objeto presenta avisos dentro de un período determinado.

• Clasificación del objeto.
• Estadísticas de avisos.
• Tres últimos avisos.
• Texto breve.
• Fechas de inicio y cierre.
• Órdenes relacionadas.
• Posiciones y fechas de mantenimiento.

Catálogos -> Permiten registrar información mediante códigos estandarizados

• Catálogo -> Agrupa información por tipo, como averías o causas.
• Grupo de códigos -> Reúne códigos relacionados, como fallas mecánicas o eléctricas.
• Código -> Describe una avería, causa, actividad, medida, pieza o ubicación del daño.

Beneficios de los catalogos

• Reducen errores de registro.
• Estandarizan la información.
• Facilitan workflows.
• Permiten evaluaciones estadísticas mediante PMIS.

Perfil de catálogo -> Define qué grupos de códigos se encuentran disponibles para un objeto determinado, mostrando solo los grupos relevantes.

Selección de avisos

• Encontrar avisos sin conocer el número.
• Visualizar o modificar varios avisos.
• Ejecutar acciones simultáneas.
• Obtener un resumen de medidas según criterios.

Transacciones de avisos

• IW21 -> Crear aviso
• IW22 -> Modificar o tratar aviso
• IW23 -> Visualizar aviso y sus estados
• IW25 -> Crear aviso de actividad
• IW28 -> Tratar una lista de avisos

3. Planificación de las órdenes -> La orden es el instrumento para planificar medidas de mantenimiento, permite organizar operaciones, repuestos, tiempos, recursos y costos.

Procesamiento del trabajo

• Interno -> El trabajo lo ejecuta personal de la empresa, representado mediante puestos de trabajo de mantenimiento.
• Externo -> El trabajo lo ejecuta una empresa contratada mediante puestos de trabajo externos, operaciones externas, posiciones de servicio e integración con Compras de MM.

Cinco formas de crear una orden

• Crear directamente una orden, por ejemplo, por una avería.
• Crear la orden a partir de un aviso.
• Agrupar varios avisos en una orden.
• Crear una orden sin aviso y registrar posteriormente un aviso de actividad.
• Generar la orden automáticamente desde un plan de mantenimiento.

Elementos de la orden
Cabecera

• Número y descripción.
• Clase de orden.
• Fechas programadas.
• Prioridad.
• Usuario creador.
• Último usuario que modificó la orden.

Lista de objetos -> La lista agrupa los objetos que deben procesarse, pero no controla la orden. En la cabecera se muestra el primer aviso de la lista.

• Ubicaciones técnicas.
• Equipos.
• Ensamblajes.
• Números de serie.
• Avisos.
• Objetos técnicos sin avisos.

Operaciones

• Qué trabajo debe realizarse.
• Quién lo ejecuta.
• Qué instrucciones deben seguirse.

Componentes -> Son los materiales y repuestos necesarios.

Medios auxiliares de fabricación, MAF o PRT -> Son herramientas, trajes u otros recursos necesarios que pueden reutilizarse y no se consumen.

Norma de liquidación -> Define el objeto de imputación que recibirá los costos acumulados en la orden.

Costos -> La orden permite visualizar

• Costos estimados.
• Costos planificados.
• Costos reales.

Niveles de planificación
Orden corta -> Una sola operación, entrada rápida y trabajo interno o externo.
Orden externa sin planificación detallada -> Puede tener varias operaciones y utiliza el resumen de operaciones.
Orden con planificación detallada -> Utiliza pantallas de detalle y permite registrar información completa para operaciones internas o externas.
User Exit

• IWO10027 -> Permite distribuir proporcionalmente los costos de la orden entre los objetos de la lista de objetos.

Transacciones de órdenes

• IW31 -> Crear orden
• IW32 -> Modificar y planificar orden
• IW33 -> Visualizar orden y estados
• IW40 -> Visualizar lista multinivel de órdenes

4. Programación de las tareas de mantenimiento -> La programación busca maximizar la productividad y el uso de recursos, planificando

• Materiales.
• Repuestos.
• Costos.
• Capacidades.
• Personas.
• Herramientas.
• Fechas.

Materiales -> Los materiales pueden ser:

• Componentes de una lista de materiales.
• Materiales asignados libremente.
• Materiales disponibles en stock.
• Materiales que deben comprarse.

Reserva de material -> Los materiales planificados se reservan para la orden si están en stock.

• Integra PM con MRP.
• Puede generarse al grabar o liberar la orden.
• Depende de la configuración de la clase de orden.

Ruta de Customizing -> Esta ruta define el momento de creación de la reserva o solicitud de pedido.

• SPRO
• IMG Referencia SAP.
• Mantenimiento y servicio al cliente.
• Gestión de mantenimiento y servicios.
• Órdenes de mantenimiento y servicios.
• Funciones y parametrizaciones de clases de orden.
• Definir doc. modificación, ind. solic. pedido colec., relev. planif. nec.

Verificación de disponibilidad -> SAP compara la cantidad requerida con la disponible.

• Puede ejecutarse al asignar componentes.
• Se realiza automáticamente al liberar, según el Customizing.
• Puede generar un log de errores.
• La orden puede liberarse sin disponibilidad completa si la configuración lo permite.

Un componente marcado como irrelevante para planificación no genera reserva ni solicitud de pedido.

Salidas de mercancías

• Planificada -> Con referencia a la reserva.
• No planificada -> Con referencia al número de orden.

Aprovisionamiento sin stock -> Las posiciones del pedido se imputan a la orden. Las diferencias entre pedido y factura pueden generar débitos o créditos sobre la orden.

Planificación de capacidad -> La capacidad disponible se define por día laboral en el puesto de trabajo, las órdenes generan los requisitos de capacidad.

• Evaluación de capacidad.
• Ajuste de capacidades.

Planificación a nivel de persona -> La integración entre HCM y PM permite considerar:

• Cualificaciones.
• Presencias.
• Ausencias.
• Disponibilidad individual.
• Equipos y herramientas.

Controlling -> Los costos se analizan por

• Clase de costo en la vista de Controlling.
• Categoría de valor en la vista de mantenimiento.

5. Ejecución de las tareas de mantenimiento
Función del planificador -> Este debe garantizar que

• Las órdenes se procesen a tiempo.
• Los materiales estén disponibles.
• La documentación esté impresa.
• Las órdenes estén liberadas.
• Los recursos estén preparados.

Selección de órdenes

• Encontrar órdenes sin conocer su número.
• Visualizar o modificar varias órdenes.
• Liberar, imprimir o cerrar órdenes.
• Ejecutar modificaciones masivas.

IW40 -> Muestra una lista multinivel

• Órdenes.
• Objetos técnicos.
• Avisos relacionados.
• Operaciones.
• Componentes y materiales.
• Actividades.
• Recursos necesarios.

Liberación de la orden -> Al liberar una order, SAP verifica

• Materiales.
• MAF o PRT.
• Capacidad.

Además, la liberación de la orden

• Convierte necesidades de stock en reservas.
• Actualiza la relevancia para MRP.
• Genera solicitudes de pedido para compras externas.

Acciones habilitadas por la liberación

• Imprimir documentación.
• Retirar materiales.
• Registrar entradas de mercancías.
• Introducir notificaciones de tiempo.
• Ejecutar operaciones.
• Cerrar la medida.

Documentos impresos

• Ficha seguidora -> Resumen para quien ejecuta el trabajo.
• Ficha de control -> Resumen para el responsable e información de permisos.
• Lista de picking -> Materiales planificados por operación.
• Lista de objetos -> Objetos técnicos y avisos asociados.
• Hoja de salario -> Tiempo estándar y duración.
• Vale de notificación -> Registro de horas trabajadas.
• Vale de toma de material -> Autorización para retirar materiales.

Toma de materiales -> Los movimientos quedan registrados en el flujo documental de la orden

• Planificada.
• No planificada.
• Aprovisionada externamente.
• IW13 permite verificar las tomas de materiales planificadas y no planificadas.

Notas de turno -> Permiten registrar comentarios breves sobre eventos o casos concretos.

• Pueden agregarse a avisos y notificaciones.
• Pueden enviarse por correo electrónico.
• Normalmente no requieren una orden.
• ISHN1 -> Creación de notas de turno para ubicaciones técnicas y equipos.

6. Cierre de órdenes y avisos
Notificación de tiempo

• Horas reales.
• Duración.
• Trabajo realizado.

Notificación técnica

• Avería.
• Causa.
• Ubicación exacta.
• Reparaciones.
• Actividades y medidas.
• Duración de la avería.
• Disponibilidad del sistema.

Formas de registrar tiempos

• Entrada colectiva.
• Lista de operaciones.
• Notificación global.
• Hoja de horas CATS.

Estados de notificación

• NOTP -> Operación o suboperación notificada parcialmente.
• NOTI -> Todas las operaciones notificadas completamente.

Configuración de notificaciones

• SPRO
• IMG Referencia SAP.
• Mantenimiento y servicio al cliente.
• Gestión de mantenimiento y servicios.
• Notificaciones.
• Especificar parámetros de control para notificaciones.

Corrección de notificaciones -> Las notificaciones incorrectas pueden anularse individual o masivamente.

• IW47 -> Lista de notificaciones realizadas a operaciones.

Notificación global -> Permite registrar

• Horas.
• Actividades.
• Mediciones.
• Lecturas de contador.
• Datos técnicos relacionados.

Firma digital

• Una operación firmada no puede modificarse.
• Un usuario autorizado puede restablecer la firma.
• Puede ser opcional u obligatoria por centro y clase de orden.
• Si es obligatoria, impide el cierre técnico hasta completar las firmas.
• Utiliza el componente SSF.

Aviso de actividad

• IW25 -> Crea avisos de actividad para registrar trabajos técnicos, relacionados o no con una orden.

Cierre técnico

• Cerrando la orden y el aviso por separado.
• Cerrándolos conjuntamente.

Estados

• OSTS -> Aviso con medidas pendientes.
• CTEC -> Orden cerrada técnicamente.
• MECE -> Aviso cerrado.
• ABIE -> Orden abierta.
• LIB -> Orden liberada.

Después de CTEC -> Todavía es posible

• Introducir notificaciones pendientes.
• Registrar facturas.
• Registrar movimientos de mercancías.
• Modificar la norma de liquidación.
• Bloquear o desbloquear la orden.
• Establecer una petición de borrado.

Anulación de CTEC -> La orden recupera su estado anterior, ABIE o LIB. También se regeneran las reservas y los requisitos de capacidad.

Cierre del aviso -> Antes de cerrar se debe verificar

• Objeto de referencia correcto.
• Posiciones completas.
• Medidas finalizadas.
• Ausencia de medidas pendientes.
• Datos técnicos correctos.
• Información de parada y disponibilidad completa.

Una vez cerrado

• El aviso queda bloqueado.
• Recibe el estado MECE.
• Sus datos pasan al historial y a PMIS.

7. Procesamiento de servicios externos
Opciones de aprovisionamiento

• Orden de compra para necesidades esporádicas.
• Posición de servicio con especificaciones.
• Entrada posterior de servicios.
• Puesto de trabajo externo para necesidades habituales.

Claves de control

• PM01 -> Orden estándar y puesto de trabajo
• PM02 -> Solicitud de pedido y orden de compra con posición estándar
• PM03 ->Operación externa con especificaciones y entrada posterior del servicio

Representación de empresas externas

• Maestro de proveedor o acreedor.
• Puesto de trabajo externo.

Puede externalizarse una parte de la orden mediante operaciones o la totalidad mediante una única operación externa, la creación de la orden de compra corresponde a MM, no a PM.

Confirmación del trabajo

• Trabajo interno: notificación de tiempo.
• Trabajo externo: entrada de mercancía o servicio.

El servicio puede contratarse por horas y precio por hora o a precio fijo mediante una unidad de actividad.

Estados externos

• OTPS -> Operación externa parcialmente suministrada.
• OTES -> Operación externa suministrada completamente o con entrega final.

Verificación de factura -> La factura se compensa con la entrada de mercancías mediante la cuenta EM/RF, las diferencias entre el pedido y la factura se cargan a la orden.

Maestro de servicios -> Se crea en MM y contiene:

• Descripción del servicio.
• Unidad de medida.

Puede utilizar

• Servicios individuales.
• Números de servicio.
• Modelos.
• Catálogos de prestaciones.
• Especificaciones de servicios.

Puesto de trabajo externo requiere

• Centro de costo.
• Clase de actividad o servicio.
• Tarifa.
• Período de validez.
• Vinculación del puesto de trabajo con el centro y la clase de actividad.

Liquidación -> Los costos se acumulan temporalmente en la orden y luego se trasladan al receptor de la norma de liquidación.

• NLIQ -> Norma de liquidación ingresada.
• KO88 -> Liquidación real.

Los costos no liquidados permanecen acumulados en la orden.
Transacciones

• IW13 -> Verificar tomas de material planificadas y no planificadas
• IW21 -> Crear aviso de mantenimiento
• IW22 -> Modificar o tratar aviso
• IW23 -> Visualizar aviso y estado de cierre
• IW25 -> Crear aviso de actividad
• IW28 -> Tratar una lista de avisos
• IW31 -> Crear orden de mantenimiento
• IW32 -> Modificar orden, operaciones y firma digital
• IW33 -> Visualizar orden y estados
• IW40 -> Lista multinivel de órdenes
• IW47 -> Lista de notificaciones de operaciones
• ISHN1 -> Crear notas de turno para equipos y ubicaciones técnicas
• KO88 -> Ejecutar liquidación real

Estados relevantes

• ABIE -> Orden abierta
• LIB -> Orden liberada
• NOTP -> Notificación parcial
• NOTI -> Notificación completa
• OSTS -> Aviso con medidas pendientes
• CTEC -> Orden cerrada técnicamente
• MECE -> Aviso cerrado
• OTPS -> Operación externa parcialmente suministrada
• OTES -> Operación externa suministrada completamente
• NLIQ -> Norma de liquidación ingresada