Salida de Información Mensaje
Mensajes que vez en pantalla que suministran la información y señalar error
Herramienta que SAP usa para mandar por email mensajes a por e-mail, imprimir el contenido de diferentes documentos.
1.- Salidas de Información
Los documentos de compra registrados en el sistema tiene que ser en algún momento Impresos, Enviados por correo o Fax a los interlocutores de negocio (Proveedor, receptores de pedido o facturas)
Estos objetos son llamados "Mensajes" por SAP, poseen las siguientes características:
- Creación de Mensajes: Se analizan la inclusión de mensajes en los documentos para ser transmitidos bajo determinadas condiciones. (Se mencionan comentarios a fin de que conozcas el origen y la posibilidad que brinda el sistema para su configuracion)
- Impresión de Mensajes: El procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes
- Transmisión de Mensajes: Se deben analizar factores a tener en cuenta para que los mensajes se puedan transmitir por Fac o E-mail
- Mensajes Recordatorios: Es un tipo especial de mensaje por el cual se pueden recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas
2.- Aplicación de un Mensaje a un documento de compra
El objetivo es incluir en los documentos de compra, un mensaje que permita imprimirlo o enviarlo por fax o email.
- Ingresar y crear un nuevo pedido (ME21N)
Ingresar en la sección de mensajes
- Presionar el Boton "Mensajes" para ingresar en la pantalla correspondiente
- Ingresar la información requerida para la configuración del mensaje
Tipos de datos importantes en la Pantalla Mensajes
- Clase de Mensaje: Es el codigo del mensaje definido en la parametrización del sistema y se establece cuando se trata de una impresion, envio por e-mail, reclamo, etc.
Nota: La parametrizacion estándar en el sistema en la clase de mensaje es: NEU (Pedido de Compras)
- Medio de Comunicación: Establecerá la via por la cual transmitiremos el mensaje. Los tipos disponibles son:
- Salida de impresion
- Envio Externo
- EDI
- Funcion Especial
- Entre muchos otros
- SAP Business Workflow
Nota: Medio de Comunicación "EDI" (Electronic Data Interchange) permite el intercambio de datos electrónicos con el proveedor y "SAP Business Workflow" (Permite la generacion automatica de mensajes a ciertos procesos o eventos generados en SAP)
- Funcion: Se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte del parametrización del sistema.
- Interlocutor: Hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá (El numero del proveedor para quien se emite el pedido). En otro caso se puede extender la comunicacion al responsable de la compra.
- Idioma: Se indicara el idioma con que se desea imprimir o transmitir
Ingreso de un nuevo mensaje
Cuando se crea un mensaje es posible que se ajuste para ser impreso cuando se graben los cambios o sea liberado el pedido.
- Botones de la barra de herramientas de la pantalla Mensajes
Definición del Medio de Comunicación: Este esquema define parámetros o características asociados a la impresión:
- Destino Logistico: Hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresion (LOCL es una impresora local)
- Dar Salida Inmediata: Esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata (Cuando se guarde el documento, o cuando se complete su aprobacion)
- Cantidad Mensajes: Indica la cantidad de ejemplares a ser impresos
Esta pantalla produce ciertos parámetros a la impresión como:
- Modalidad de envio: Define el momento en que es enviada la impresión (Envio mediante job previsto periódico, Envio mediante Job con indicacion de tiempo adicional, Envio mediante transaccion propia de aplicacion, Enviar inmediatamente (Grabar la aplicacion))
- Modalidad Diferida: Es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determinada fecha y hora frente a la ocurrencia de un evento
Nota: Estos mensajes eran incorporados al documento cuando sean guardados y serán emitidos de acuerdo a la configuracion que se definio
En la columna Status cuando es creada el mensaje se coloca un "Simbolo Amarillo" donde nos indica que esta en estado de preparacion.
Cuando el mensaje pasa a un "Estado verde" indica que este ya fue transmitido
Nota: Alguna forma de cambio de estatus puede ser que fuer liberado el documento
Se puede generar un archivo como salida de un pedido cuando es impreso o enviado a un archivo PDF para ser enviado por correo.
3.- Mensaje de un documento modificado
Si se modifica varias veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, solo se editaran las modificaciones hechas en el documento original, al menos que se configure lo contrario.
4.- Envió de recordatorios y reclamaciones
Si hay que enviar un recordatorio o una carta de reclamación (Tambien denominada "Requerimiento") con referencia a un documento de compras el sistema asignara la clase de mensaje adecuado
Nota: Por lo regular son enviados antes de la fecha de vencimiento.
5.- Definición de la impresion
La impresión de los documentos que se definen están asociados a objetos que SAP denomina "Formularios" y estos son programas diseñados en ABAP, que determina estructuras del documento impreso (Datos de cabecera, Logotipo, Datos de la empresa, Posiciones, Textos , etc)
6.- Definición de Mensajes Predeterminados
En la sección de parametrización se permite definir los mensajes que serán asignados al pedido en forma automática (Al crear un documento el sistema se encargara de adicionar mensajes y no tener que recurrir a colocarlos manualmente)
- Ingresar en la Transaccion es MN05 - Indicar el tipo de impresión "NEU" y colocamos "Enter"
- Saldra un cuadro de opciones llamado "Combinación Claves" y seleccionar una de las 3 opciones (Ejemplo la 3 Determ.Mensajes Compras Clase de documento)
- Pulsar la opción ejecutar mostrara que se ingresen las opciones de configuración de la impresora
- Clase de documento: NB Denominación: Solicitud de Pedido
- Funcion: PV (Proveedor) Medio (1) Evento(4) Idioma (ES)
Nota: Esto generara que los documento NB por ejemplo agregue el mensaje con las características ingresadas anteriormente.