✒️SAP MM / Salidas de Información mediante Mensajes Por Adolfo Arteta

1. Generalidades: Los documentos de compra registrados en el sistema deberán en algún momento, ser impresos y/o enviados por alguna vía de comunicación a los interlocutores de negocios (proveedores, receptores de pedidos y/o facturas, etc.). Estos objetos de comunicación son denominados " Mensajes" por SAP”

   1. Creación de mensajes: analizaremos la inclusión de mensajes en los documentos a efectos de ser transmitidos bajo determinadas condiciones.

   2. Impresión de mensajes: nos referiremos al procedimiento para la impresión de los documentos y los factores intervinientes.

   3. Transmisión de mensajes: deberemos analizar algunos factores a tener en cuentas para que los mensajes puedan ser transmitidos correctamente por fax, e-mail, etc.

   4. Mensajes recordatorios: nos referiremos a un tipo especial de mensaje, mediante el cual podremos recordar fechas de vencimiento de entregas a proveedores o reclamos de atraso en las mismas.

2. Aplicación de un mensaje a un documento de compra: A continuación veremos el procedimiento para incluir manualmente el mensaje en un Pedido.

   1. Ingresemos en un pedido (o creamos uno nuevo): Mediante las transacciones ME21N o ME22N ingresamos en un pedido existente o creamos uno nuevo.

   2. Ingresemos en la selección de mensajes - Generalidades: Presionaremos sobre el botón " Mensajes" en la barra de botones, con lo cual, ingresamos en la pantalla donde definiremos los mensajes necesarios :

      1. Clase de mensaje: hace referencia al código del mensaje definido en la parametrización del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por e-mail, reclamo, etc. escogeremos entre las opciones disponibles. NEU: Pedido de compras, MAHN: Reclamación, AUFB: Reclam. confir. pedido

      2. Medio de comunicación: establecerá la vía por la cual transmitiremos el mensaje. Los tipos disponibles son :

         1. 1- Salida en impresora

         2. 2- Telefax

         3. 4 - Télex

         4. 5 - Envío externo

         5. 6 - EDI: Electronic Data Interchange - permite el intercambio electrónico de datos con el proveedor

         6. 7 - Mail sencillo

         7. 8- Función especial

         8. 9- Eventos (SAP Business WF: permite la generación automática de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP)

         9. A Distribución (ALE)

         10. T Tareas (SAP Business WF)

      3. Función: se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. Podrá ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente. En nuestro caso, utilizaremos "PV" (proveedor).

      4. Interlocutor: hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá, en este caso, el número de proveedor para quien emitimos el pedido. En otro caso podría extenderse la comunicación al responsable de la Compra.

      5. Idioma: se indicará el idioma con que se desea imprimir o trasmitir.

3. Ingreso de un nuevo mensaje: A partir de lo visto en el punto anterior y siguiendo los pasos e información mencionada, ingresaremos un nuevo mensaje al documento.-

Con el mensaje agregado y los datos ingresados lograremos que el pedido sea impreso al grabar o liberar.

4. Definición del medio de comunicación: la pantalla para la definición de algunos parámetros o características asociadas a la impresión

   1. Destino lógico: hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresión.

   2. Dar salida inmediata: esto hará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento (o de completar su aprobación).

   3. Cantidad mensajes: indica la cantidad de ejemplares a ser impresos (original copias).

5. Datos adicionales:

   1. Modalidad de envío: se define el momento en que es enviada la impresión, esto es :

      1. Envío mediante job previsto periódico

      2. Envío mediante job con indicación de tiempo adicional

      3. Envío mediante transacción propia de aplicación

      4. Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación) - (usado generalmente)

   2. Modalidad diferida: es el caso donde se programa la emisión de la impresión o comunicación en determina fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.

6. Estado del mensaje:

   1. símbolo "Amarillo" de estado, nos indica que está en estado de preparación.

   2. el estado del mensaje presenta un símbolo "Verde" indicando que ya ha sido transmitido.

¿ Cuándo ocurrió la transición de un estado al otro ?

En el caso de un Pedido sujeto a una Estrategia de Liberación, la salida del mensaje ocurrirá luego de ser liberado completamente el documento.

7. Salida del mensaje: En el siguiente archivo podremos ver como sería la salida de un Pedido cuando es impreso o enviado a un archivo PDF (como

se muestra) para ser enviado por e-mail.

3. Mensaje de un documento modificado: Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editarán las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.

4. Envío de recordatorios y reclamaciones: Si hay que enviar un recordatorio (enviado normalmente antes del vencimiento) o una carta de reclamación (cuya redacción es normalmente más imperativa, también se denomina "requerimiento", y generalmente se envía después del vencimiento) con referencia a un documento de compras, el sistema asignará la clase de mensaje adecuado.

5. Definición de la impresión: La impresión de los documentos de compra que definimos anteriormente están asociados a objetos que SAP denomina " Formularios" y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documentos impreso, esto es, los datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, entre otros.

6. Definición de mensajes predeterminados: La sección de parametrización de SAP permitirá definir los mensajes que serán asignados al Pedido en forma automática, esto es, al momento de crear el documento, el sistema se encargará de adicionarle mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.

   1. ingresar en la transacción "MN05" e indicar el tipo de mensaje de impresión (" NEU") como indica el esquema :

   2. y aceptando con "Enter" elegiremos una de las opciones

      1. Determ. mensajes compras: Org. compras/proveedor para EDI.

      2. Determ. mensajes compras: Clase doc./org. compras/proveedor

      3. Determ. mensajes compras: Clase de documento

   3. Pulsando la opción "Ejecutar" ingresaremos en la porción de programa para configurar las impresiones, la que completaremos con los siguientes datos :

      1. CI. doc./Denominación/Funci/Interl./Medio/Evento/Idioma