SALIDA DE INFORMACIÓN MEDIANTE MENSAJES
1. SALIDAS DE INFORMACIÓN - GENERALIDADES
En esta parte, todo documento de compra deberá en algún momento ser impreso y/o enviado por cualquier medio de comunicación a los INTERLOCUTORES de negocio (PROVEEDORES, RECEPTORES DE PEDIDO y/o FACTURAS). Cabe destacar que estos objetos de comunicación se denominan ¨MENSAJES ¨ por SAP.
v CREACIÓN DE MENSAJES
Se analizarán la inclusión de mensajes en los documentos con la finalidad de ser transmitidos bajo determinadas condiciones.
v SALIDA DE MENSAJES
Se refiere al procedimiento para la impresión de los documentos.
v TRANSMISIÓN DE MENSAJES
Se deben de analizar algunos factores para la transmisión de los mensajes correctamente tales como FAX, E-MAIL. Entre otros.
v MENSAJES DE RECORDATORIO
Se refiere a un tipo de mensaje donde se podrán recordar fechas de vencimiento de entrega a los proveedores o reclamos de atraso en las mismas.
2. APLICACIÓN DE UN MENSAJE A UN DOCUMENTO DE COMPRA
El objetico será aplicar a un documento de compra (pedido de compra) un MENSAJE que permita imprimirlo y enviarlo en cualquier momento.
v INGRESAMOS EN UN PEDIDO (O CREAMOS UNO NUEVO)
Cabe destacar que a través de la TRANSACCIÓN M221N o ME22N, se ingresa a un pedido existente o se crea uno nuevo. Cabe destacar que cada documento (SOLICITUD DE PEDIDOS, PEDIDOS ABIERTOS) tendrá su propia definición de los mensajes.
v INGRESAMOS A LA SECCIÓN DE MENSAJES
En esta parte se ingresa directamente sobre el botón ¨MENSAJES¨- en esta parte se ingresa al esquema o presentación para introducir los datos para el mensaje. Dentro de los datos que pide el esquema del mensaje son:
- CLASE DE MENSAJE: Hace referencia al código del mensaje definido en la PARAMETRIZACIÓN del sistema y que establece si se trata de una impresión, envío por E-mail, Reclamo Etc. Escogeremos entre las opciones disponibles. En el caso de la especialización en la academia se accede a la opción estándar mientras que en un sistema real en funcionamiento se puede tomar o parametrizar varias opciones o tipos especiales. Para la IMPRESIÓN se toma el tipo NEU.
- MEDIO DE COMUNICACIÓN: se establece la vía mediante el cual se transmitirá el mensaje. Entre los tipos se encuentran (SALIDA DE IMPRESORA, TELEFAX, TELEX, EDI, MAIL SENCILLO, FUNCION ESPECIAL, SAP BUSINESS WORKFLOW) Entre otros.
Existen distintos tipos dentro del esquema, de los cuales se encuentran varios desconocidos tales como EDI (ELECTRONIC DATA CHANGE – INTERCAMBIO ELECTRONICO DE DATOS) y SAP BUSINESS WORKFLOW (permite la generación automática de mensajes frente a ciertos procesos o eventos generados en SAP)
- FUNCIÓN: Se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la PARAMETRIZACIÓN del sistema. Podrá ser ingresado manualmente o escogido de la lista correspondiente. En nuestro caso utilizaremos PV (PROVEEDOR)
- INTERLOCUTOR: Hace referencia al INTERLOCUTOR de negocio quien recibirá el mensaje. En este caso el número del PROVEEDOR para quien emitimos el pedido.
- IDIOMA: Se indicará el idioma en que se desea imprimir o transmitir.
v INGRESO DE UN NUEVO MENSAJE
De acuerdo a lo anterior, se ingresará a un nuevo mensaje al documento. En esta parte, con el mensaje agregado y los datos ingresados, se logrará que el PEDIDO sea impreso al GRABAR y LIBERAR.
dentro del esquema del mensaje, existen otros parámetros que serán definidos y son los siguientes:
v DEFINICIÓN DEL MEDIO DE COMUNICACIÓN
Dentro del esquema presente en esta parte de MEDIOS DE COMUNCACIÓN, se encuentran varios aspectos relacionados a la impresión tales como:
- DESTINO LÓGICO: Hace referencia a la IMPRESORA a la cual se dirigirá la impresión. En este caso la capacitación se escoge la opción ¨¨LOCL¨ lo que hará que se imprima en la impresora local definida como predeterminada para window. Desplegando la lista obtendremos otras opciones de impresoras definidas en SAP.
- DAR SALIDA INMEDIATA: Esto hará que la impresión sea ejecutada de forma inmediata, por ejemplo, al momento de guardar el documento (o de completar su aprobación)
- CANTIDAD MENSAJES: Indica la cantidad de ejemplares a ser impresos (originar copias)
v DATOS ADICIONALES
Se presenta un esquema en esta parte de DATOS ADICIONALES:
- MODALIDAD DE ENVIO: Se define al momento de ser enviada la impresión, esto es:
- Envío mediante JOB previsto periódico
- envío mediante JOB con indicación de tiempo adicional
- Envío mediante transacción propia de la aplicación
- Envío mediante JOB previsto periódico
- Enviar inmediatamente (al grabar la información). Esta es la opción usada generalmente.
- MODALIDAD DIFERIDA: Es el caso donde se programa la emisión de la impresión o documentación en determinada fecha y hora o frente a la ocurrencia de un evento.
v ESTADO DEL MENSAJE
Dentro del esquema del mensaje se pone en evidencia la preparación o estado del mensaje, es decir, cuando se evidencia el símbolo AMARILLO dentro del recuadro, esto indica que el mensaje está en preparación
Cuando en el recuadro aparece el símbolo VERDE significa que ya ha sido transmitido.
¿CUÁNDO OCURRE LA TRANSICIÓN DE UN ESTADO A OTRO?
La transición de un estado a otro ocurre cuando el PEDIDO sujeto a una ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN permitirá quela salida del MENSAJE ocurra, luego de haber sido libreado completamente el documento.
v SALIDA DEL MENSAJE
Se presenta el esquema de como será la apariencia al ser impreso o enviado por E-mail.
3. MENSAJE DE UN DOCUMENTO MODIFICADO
Si se modifica en reiteradas oportunidades un documento de compras que ya ha sido enviado al PROVEEDOR, solo se editaran las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.
4. ENVIO DE RECORDATORIOS Y RECOMENDACIONES
Si se presenta la oportunidad de enviar RECORDATORIO (que es enviado normalmente antes del vencimiento) o una cara de reclamación (cuya redacción es IMPERATIVA también se denomina REQUERIMIENTO y generalmente se envía después que ocurre el VENCIMIENTO) con referencia a un DOCUMENTO DE COMPRA, el sistema signara el tipo de mensaje adecuado.
5. DEFINICIÓN DE LA IMPRESIÓN
La impresión de los documentos de compras está asociados a objetos que el sistema SAP define *FORMULARIOS* y son programas definido en ABAP que determinan la estructura del documento impreso, esto es, los DATOS DE CABECERA, LOGOTIPO, DATOS DE LA EMPRESA, POSICIONES DEL DOCUMENTO, TEXTOS entre otros.
6. DEFINICIÓN DE MENSAJES PREDETERMINADOS
La sección de PARAMETRIZACIÓN permitirá definir los mensajes que serán asignados al pedido en forma automática, esto es, al momento de crear el documento, el sistema se encargará de adicionarles mensajes similares a los que aprendimos a agregar manualmente.
Para efectuar esta asignación, que lo realizan los consultores, se debe de ingresar a la transacción correspondiente que es la TRANSACCIÓN MN05. E indicar el tipo de menaje para la impresión que será NEU.
El método para configurar mensajes pre-determinados es a través de la TRANSACCIÓN MN05 que se asignarán a los pedidos. Se presentará un esquema donde elegiremos la clase u opción tres (03). Pulsando el botón EJECUTAR ingresaremos en la porción de programa para configurar las impresiones.
Esto definirá que en los tipos de mensajes NB y DJF e agregará un mensaje tipo NB y con las características ingresadas automáticamente.