Salidas de Información mediante Mensajes
1.-Salidas de Información - Generalidades
Los documentos de compras generados en el sistema pueden ser impresos y/o enviados mediante una vía de comunicación a los interlocutores de negocios.
Los objetos de comunicación son los Mensajes en SAP.
a.- Creación de mensajes:
b.- Impresión de mensajes.
c.- Transmisión de mensajes.
d.- Mensajes recordatorios.
2.- Aplicación de un mensaje a un documento de compra:
Procedimiento de inclusión manual de un mensaje en un pedido.
2.1 Ingresamos en un pedido; Tx ME21N o ME22N
2.2. Ingresamos en la sección de mensajes - Generalidades; Presionamos sobre el botón de Mensajes en la barra de botones.
Clase de Mensaje: Hace referencia al código del mensaje definido en la parametrización del sistema y establece si se trata de una impresión, envío por e-mail, reclamo, etc. En nuestro caso escogeremos el estándar el tipo NEU.
Medio de comunicación: Establecerá la vía por la cual transmitiremos el mensaje: 1 salida de impresora, 2 Telefax, 4 Télex, 5 Envío externo, 6 EDI, 7 Mail sencillo, 8 Función especial, 9 Eventos, A Distribución, T Tareas.
Función: Se indica la función que cumple quien recibirá el mensaje y que forma parte de la parametrización del sistema. para este caso se utilizará PV (proveedor).
Interlocutor: Hace referencia al interlocutor de negocio que lo recibirá, en este caso, el número de proveedor para quien emitimos el pedido.
Idioma:Se indicará el idioma con que se desea imprimir o transmitir.
2.3.- Ingreso de un nuevo mensaje:
Después de ingresar los datos ya mencionados, sólo quedaría definir los parámetros asociados al mensaje, el cual se realiza ingresando por los botones de la barra de herramientas.
2.4- Definición del medio de comunicación:
Destino Lógico: Hace referencia a la impresora a la cual dirigirá la impresión.
Dar salida inmediata: Esta opción realizará que la impresión sea ejecutada en forma inmediata al guardar el documento o completar la liberación.
Cantidad mensajes: Indica la cantidad de impresiones a realizar (original + copias).
2.5.- Datos adicionales:
Modalidad de envío: Se define el momento en que es enviada la impresión esto es:
Envío mediante job previsto periódico
Envío mediante job con indicación de tiempo adicional
Envío mediante transacción propia de aplicación
Enviar inmediatamente (al grabar la aplicación)
Modalidad Diferida: Caso en que se programa la emisión en determinada fecha y hora o ante un evento.
2.6.-Estado del Mensaje:
Indica el estado en el que se encuentra el mensaje, por ejemplo un símbolo de color amarillo nos indicará que esta en estado de preparación. Cuando presente un símbolo de color verde, indicará que ya ha sido transmitido.
2.7.- Salida del Mensaje:
El sistema puede mostrar el documento previsualizado antes de su envío por e-mail.
3.- Mensaje de un documento modificado:
Si se modifica repetidas veces un documento de compras que ya se ha enviado a un proveedor, sólo se editaran las modificaciones hechas en el documento original, salvo que se configure lo contrario.
4.- Envío de recordatorios y reclamaciones:
El sistema asignará una clase de mensaje adecuado cuando se necesite enviar un recordatorio (antes del vencimiento) o una reclamación (después del vencimiento), en referencia a un documento de compras.
5.- Definición de la impresión:
La impresión de los documentos de compra estan asociados a objetos que SAP denomina FORMULARIOS y que son programas diseñados en ABAP que determinan la estructura del documento como son; datos de cabecera, logotipo, datos de la empresa, posiciones del documento, textos, entre otros.
6.- Definición de mensajes predeterminados:
Para definir los mensajes que serán asignados al pedido en forma automática el sistema se encargará de adicionarle mensajes similares a los ya creados anteriormente. Para efectuar esta asignación debemos ingresar a la transacción MN05 e indicar el tipo de mensaje de impresión (NEU).
MN05: Transacción para configurar los mensajes pre-determinados asignados a los pedidos.
Al dar "Enter" con la opción NEU, pasamos a seleccionar la 3ra opción mostrada " Determ.mensajes compras: Clase de documento".
A la siguiente ventana nos pedirá ingresar los tipos de documentos a configurar sus mensajes. Pulsaremos "Ejecutar" y definiremos los tipos de documentos como ejemplo "NB" y "DJF" al cual se agregará un mensaje de tipo "NB" y con las características ingresadas en forma automática.